Akta osobowe pracownika: przykładowy projekt

Pracownicy działu personalnego muszą mieć dokładne, kompletne i obiektywne informacje o wszystkich pracownikach przedsiębiorstwa, którzy są jego pracownikami. Dokumentacja poszczególnych rejestrów, która zawiera informacje o działalności zawodowej każdego pracownika, jest gromadzona w formie dokumentacji. Następnie rozważamy, w jaki sposób odbywa się tworzenie akt osobowych pracowników w przedsiębiorstwie.

Informacje ogólne

Dokumentacja dla pracownika jest niezbędna do usystematyzowania dostępnych informacji, streszczenia ich w jednym miejscu. Akta osobowe pracownika, których próbka zostanie przedstawiona poniżej, to zestaw dokumentów dotyczących:

• Zatrudnienie.
• Proces promocji.
• Zgodność z zasadami dyscypliny pracy.
• Zakończenie stosunków z pracodawcą i innymi osobami.

Główne kategorie pracowników

Należy zauważyć, że zarządzanie aktami osobistymi pracowników nie jest obowiązkowe w odniesieniu do wszystkich pracowników. Przykładem jest ustawa federalna nr 79. Przewiduje ona obowiązkową rejestrację akt osobowych pracowników służby cywilnej. W przypadku innych pracowników procedurę sporządzania dokumentacji można ustalić na podstawie aktów prawnych o charakterze lokalnym. Pliki osobiste mogą być przechowywane przez następujących pracowników:

1. Kierownicy (szefowie przedsiębiorstw, zastępcy, asystenci).
2. Szefowie pionów strukturalnych i ich zastępcy.
3. Wiodący (główni) specjaliści.
4. Pracownicy odpowiedzialni.
5. Pracownicy objęci rezerwą kadrową w celu przeniesienia na stanowiska o szczególnym znaczeniu.
6. Specjaliści prowadzący działalność aparatu zarządzania przedsiębiorstwem.

Korzyści z kompilowania dokumentacji

Należy zauważyć, że akta osobowe pracownika są bardzo wygodnym źródłem danych o każdym pracowniku. W jednym folderze gromadzone są wszystkie kopie osobistych dokumentów pracownika, zamówienia podjęte względem niego itd. Pozwala to na jak najbardziej kompletne charakterystyczny dla pracownika, zwrócić uwagę na jego zasługi lub, przeciwnie, na wszelkie naruszenia i nadużycia popełniane przez niego podczas jego działalności zawodowej w przedsiębiorstwie.

Akty wewnętrzne przedsiębiorstwa: akta osobowe pracownika

Dokumenty są gromadzone i opracowywane przez różnych pracowników według uznania kierownictwa. Jeśli foldery z dokumentami osobistymi są przeznaczone dla wszystkich pracowników, zaleca się utworzenie odpowiedniego aktu lokalnego. Ponadto należy dołączyć sekcję przewidującą potrzebę otwarcia akt osobowych pracownika dla każdego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin, w tym personelu technicznego. W niektórych przedsiębiorstwach menadżerowie wolą opracować osobny akt ustalający wszystkie cechy kompilacji dokumentacji.

Główne niuanse

Niezależnie od formy przepisów dotyczących sporządzania dokumentacji dla pracowników, pracując z nimi, powinieneś określić:

1. Kategorie pracowników, w których są przechowywane pliki osobiste. Czy będą to wszyscy pracownicy, czy tylko ich oddzielne grupy? Na przykład mogą to być tylko kierownicy wszystkich działów zarządzania.
2. Sposób kompilacji akt osobowych pracownika. Próbka powinna zawierać wszystkie niezbędne sekcje i kolumny, w których wprowadza się informacje o specjalistach.
3. Skład dokumentów zebranych w dokumentacji. Jednocześnie wskazuje się, które dokumenty są składane w postaci kopii, a które są w oryginale.
4. Kolejność zestawiania dokumentacji.
5. Zasady zapoznawania pracownika z dokumentami na jego temat.
6. Procedura przechowywania akt osobowych pracowników.

Czy dokumentacja jest wymagana w przypadku pracy w niepełnym wymiarze godzin?

Będzie to zależeć od tego, czy pracownik zajmuje stanowisko, na którym konieczna jest jego dokumentacja osobista. W tym samym czasie zwykle jest uruchamiana nowa dokumentacja dla zewnętrznych pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, a dla folderów wewnętrznych odpowiednie dokumenty są zapisywane w istniejących folderach. Jeżeli przedsiębiorstwo przewiduje obowiązkowe prowadzenie spraw osobistych w aktach regulacyjnych, wówczas zostaną one również zatrudnione w niepełnym wymiarze godzin, zgodnie z ustaloną procedurą.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin dokumentację opracowuje się zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi w każdym przedsiębiorstwie. Zgodnie z art. 283 Kodeksu pracy, obywatel, mianując go jednocześnie na stanowisko, przedstawia paszport lub inny dokument potwierdzający jego tożsamość. Jeśli stanowisko wymaga specjalnej wiedzy, pracodawca ma prawo poprosić przyszłego specjalistę o przedstawienie dyplomu lub innego dokumentu dotyczącego edukacji lub szkolenia (lub jego kopii, należycie poświadczonej). Ubiegając się o przedsiębiorstwo o trudnych lub niebezpiecznych (szkodliwych) warunkach pracy, pracodawca może wymagać zaświadczenia o charakterze i warunkach działalności w głównym miejscu pracownika. Kopie przesłanych dokumentów należy złożyć do akt osobowych.

Kompilacja wstępna

Tworzenie akt osobowych odbywa się w celu uporządkowanego grupowania udokumentowanych informacji o pracownikach bezpośrednio w trakcie ustalania z nimi stosunków pracy. Kompilacja z reguły odbywa się w osobnym folderze dla każdego pracownika. Ta forma prowadzenia spraw osobistych jest uważana za najwygodniejszy sposób organizowania informacji. Jednocześnie należy pamiętać, że zabrania się otrzymywania, przetwarzania i dołączania do dokumentacji informacji wskazujących na jego przekonania polityczne, religijne i inne, życie prywatne, członkostwo w organizacjach publicznych, w tym związkach zawodowych.

Podstawowe wymagania

W praktyce podczas kompilowania plików osobistych dokumenty są umieszczane w folderze. Na okładce umieszczony jest numer seryjny przypisany do dokumentacji. Pod nim akta osobowe pracownika są rejestrowane w odpowiednim dzienniku (księdze) rachunkowości. Wymóg ten jest zawarty w art. 695, akapit b Listy archiwalnych wzorów dokumentów utworzonych w procesie funkcjonowania organów państwowych, władz lokalnych ze wskazaniem okresu przechowywania. Po opuszczeniu przedsiębiorstwa przez pracownika jego dokumentacja jest usuwana z folderu. Następnie plik osobisty jest wykonywany w celu przesłania do archiwum i zdeponowany.

Informacje z dziennika księgowego (książki)

Ten dokument może zawierać następujące dane:

1. Numer dokumentacji
2. Imię i nazwisko specjalista.
3. Liczba początkowych dokumentacji.
4. Data przekazania dokumentów do archiwum.
5. Inne dostarczone informacje polityka wewnętrzna przedsiębiorstwa.

Wstępne wykonanie obejmuje zgrupowanie dokumentów poświadczających zatrudnienie obywatela, a następnie wszystkie informacje związane z działalnością zawodową pracownika w organizacji.

Lista danych podstawowych

W prawodawstwie lista dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych, nie jest zdefiniowana. W przypadku urzędników służby cywilnej przewidziano, że ich dokumentacja zawiera dane osobowe i inne dane dotyczące przyjęcia do służby, przekazania jej i zwolnienia. Dane osobowe obejmują również informacje niezbędne do zapewnienia działalności agencji państwowej. Dokumentacja zawiera również:

1. Wewnętrzna lista artykułów.
2. Osobisty arkusz rejestracyjny lub formularz zgłoszeniowy.
3. Autobiografia.
4. Kopie:

• dokument tożsamości;
• zaświadczenie o ubezpieczeniu;
• NIP (jeśli został dostarczony przez pracownika);
• wojskowe dowody rejestracyjne dla poborowych i obywateli podlegających projektowi;
• papiery wartościowe potwierdzające prawo specjalisty do odliczeń podatkowych, o których mowa w art. 218 kodeks podatkowy;
• zaświadczenia o ustaleniu poziomu ograniczeń niepełnosprawności, niepełnosprawności (jeżeli są dostarczone przez specjalistę);
• zamówienia (zamówienia) na przyjęcie do państwa;
• opis pracy;
• umowa o przyjęciu odpowiedzialności (jeśli stanowisko to przewiduje);
• umowa o pracę (jeśli oryginał jest przechowywany w osobnym folderze).

5. Dokumenty dotyczące dostępu do informacji stanowiących tajemnicę chronioną przez prawo (jeżeli wykonywanie obowiązków specjalisty wiąże się z wykorzystaniem takich informacji).

6. Wyniki wstępnego badania lekarskiego (badania), które przeprowadza się w celu ustalenia przydatności zawodowej (w przypadkach przewidzianych przez prawo).

Dodatkowe dokumenty

W trakcie pracy specjalisty do jego akt osobowych można dołączyć:

1. Kopie umów do umowy głównej (lub ich kopie).
2. Powiadomienia o zmianach warunków umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy.
3. Kopie:

• raporty i noty wyjaśniające, oświadczenia i petycje pracownika dotyczące różnych kwestii;
• nakazy (nakazy) dotyczące przeniesienia pracownika do innej działalności (stanowiska), zniesienia sankcji dyscyplinarnych, zachęt, zakończenia działalności w przedsiębiorstwie;
• książka pracy.

4. Wyniki okresowych (obowiązkowych) badań lekarskich.

5. Materiały certyfikacyjne (jeśli stanowisko wymaga tych środków).

6. Inne dokumenty związane z działalnością specjalisty w przedsiębiorstwie.

Zdjęcie specjalistyczne

Jest także obecna w aktach osobowych. Zwykle stosuje się zdjęcie 4x6. Na odwrocie znajduje się pełne imię i nazwisko pracownik Wskazane jest zmienianie zdjęcia co najmniej raz na 5 lat lub po osiągnięciu określonego wieku. Ta kwestia jest regulowana według uznania władz.

Zmień szczegóły

Pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie i prowadzenie działalności gospodarczej powinni monitorować swój status i terminowo aktualizować informacje. Nie ma potrzeby poprawiania kwestionariusza ani karty rejestracyjnej, a także wymagania od specjalisty ponownego wypełnienia dokumentu. Wszystkie korekty są dokonywane poprzez sporządzanie indywidualnych aktów. Nazywa się je dodatkami do określonej sekcji (na przykład dodatkiem do kwestionariusza). Z reguły są one prezentowane w formie tabelarycznej. Opracowanie odpowiednich formularzy leży w gestii pracodawcy.