W trakcie swojej działalności osoby prawne często podejmują decyzje w sprawach przedkładanych walnemu zgromadzeniu, w którym mogą brać udział założyciele, akcjonariusze, kierownicy jednostek, a także przedstawiciele stron będących partnerami biznesowymi. W takiej sytuacji zadania do rozwiązania na zgromadzeniu są sporządzane przy użyciu takiego formularza, jak protokół z walnego zgromadzenia. Jest to dość specyficzny dokument, który w krótkiej formie odzwierciedla przebieg całego wydarzenia i może również zawierać krótkie streszczenie prezentowanych informacji.
Problemy rozwiązane na podstawie protokołu walnego zgromadzenia
Protokół z walnego zgromadzenia jest niezbędny do rozwiązania różnych problemów stanowiących integralną część organizacji lub przedsiębiorstwa. Za pomocą tego dokumentu można dokonać zmian w składzie założycieli lub akcjonariuszy, emisji akcji, reorganizacji lub likwidacji przedsiębiorstwa.
W sprawach, w których konieczna jest wspólna decyzja, należy stosować protokół walnego zgromadzenia. Model kompilacji jest taki sam dla wszystkich takich zdarzeń w tej samej organizacji. Dokument będący odzwierciedleniem działalności gospodarczej przedsiębiorstwa ma zatem istotne znaczenie prawne.
Protokół z walnego zgromadzenia, próbka jego sporządzenia i zasady mające zastosowanie do jego treści są ustalane w różnych aktach ustawodawczych Federacji Rosyjskiej. Dlatego konieczne jest ścisłe przestrzeganie ustalonych wymagań dotyczących jego wykonania, ponieważ organy regulacyjne podczas inspekcji mają prawo unieważnić decyzje podmiotu prawnego na podstawie istniejących naruszeń i nieprzestrzegania podstawowych wymagań protokołu.
Wymagania prawne dotyczące rejestracji
Protokół walnego zgromadzenia członków uczestniczących w działalności gospodarczej organizacji musi zostać sporządzony nie później niż 15 dni od daty jego odbycia. Dokument jest przygotowany w dwóch egzemplarzach i musi zawierać określony zestaw danych:
- Data i miejsce spotkania
- Liczba głosów posiadanych przez uczestników.
- Całkowita liczba głosów oddanych nieobecnym uczestnikom.
- Nazwisko i imię przewodniczącego spotkania.
- Skład prezydium.
- Porządek obrad.
Z reguły protokół wskazuje w formie streszczeń główne kwestie przedłożone do dyskusji i głosowania oraz wyniki, które zostały zatwierdzone.
Protokół Cel
Protokół z walnego zgromadzenia - to jest dokument nakreślając wspólnie sposób podejmowania decyzji, które określają kierunek działania osoby prawnej. Wszystkie formy i typy protokołów mają na celu udokumentowanie decyzji podjętych przez organy kolegialne. Protokół sporządza się również podczas spotkań biznesowych, spotkań komisji, negocjacji, spotkań deliberacyjnych. Celem protokołu jest udokumentowanie kolegialnych decyzji i osiągniętych porozumień.
Każde przedsiębiorstwo lub organizacja powinna stosować metody kolegialnego podejmowania decyzji i być w stanie prawidłowo sporządzić protokół ze swoich spotkań. Znaczenie rejestrowania przyjętych zgodnie z prawem decyzji stanowi dobrą pomoc dla prawidłowego prowadzenia działalności przez osobę prawną.
Jeśli założyciel lub dyrektor firmy podejmie jedyną decyzję dotyczącą prowadzenia działalności gospodarczej, zebranie obradowe jest koniecznie zgrupowane w celu podjęcia ważnych decyzji dotyczących firmy.W związku z tym rozważanie takich decyzji i pojawiających się problemów jest odnotowywane w protokole z walnego zgromadzenia.
Ważna procedura
Proces kompilacji protokołu składa się z kilku etapów:
- Definiowanie i przygotowanie porządku obrad.
- Opracowanie i przygotowanie niezbędnej dokumentacji.
- Powiadomienie wszystkich uczestników o miejscu walnego zgromadzenia.
- Dystrybucja niezbędnych informacji dla uczestników w celu przygotowania programu spotkania, obejmującego niektóre z jego zagadnień.
Przed rozpoczęciem negocjacji należy zarejestrować w protokole dane rejestracyjne uczestników spotkania. W tym celu sporządzana jest lista wszystkich uczestników, których liczba jest wymagana, aby odpowiadać liczbie głosów wymaganych do podjęcia legalnej decyzji.
W celu dalszego udokumentowania informacji o podjętych decyzjach i przebiegu obrad walnego zgromadzenia stosuje się nowoczesne techniczne środki zapisu dźwięku lub obrazu, które są wykorzystywane do stenografii i przetwarzania wszystkich przemówień i podjętych decyzji. Ponadto, w tym samym czasie co nagranie, konieczne jest sporządzenie projektu protokołu na piśmie przez cały czas trwania spotkania. Pamiętaj, aby wskazać listę dokumentów, które brały udział w zadawaniu pytań do głosowania lub dyskusji. Są to raporty, projekty, referencje używane na walnym zgromadzeniu.
Zasady rejestracji
Protokół z walnego zgromadzenia właścicieli lub uczestników musi być sporządzony w sposób kompetentny iw pełni zgodny z wymogami regulacyjnymi ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej.
Zgodnie z treścią dokument może być zarówno szczegółowym, jak i podsumowaniem spotkania. Wszystkie wystąpienia, które miały miejsce na walnym zgromadzeniu organu obrad, są prezentowane w pełnej formie. Skrócony formularz zawiera tylko informacje o mówcach, temacie wygłoszonego przemówienia. Skrócona forma nazywa się schematem protokołu. Forma sporządzenia protokołu jest ustalana przez przewodniczącego posiedzenia lub podczas decyzji kolegialnej. Przykładowe protokoły z walnego zgromadzenia uczestników przedstawiono poniżej.
Ten dokument jest sporządzony zgodnie ze wszystkimi normami i wymaganiami pracy biurowej, aby szczegóły były zgodne z GOST.
Treść protokołu. Dane organizacji
Protokół z walnego zgromadzenia, którego próbka jest w trakcie opracowywania, musi koniecznie zawierać dane dotyczące pełnej nazwy organizacji, a także zaakceptowane skróty dotyczące formy prawnej (LLC, JSC itp.). W takim przypadku nazwa musi odpowiadać nazwie określonej w karcie przedsiębiorstwa i wpisanej do Jednolitego Rejestru Państwowego, a także musi mieć pełne dekodowanie bez użycia skrótów.
Jeżeli jest to protokół walnego zgromadzenia LLC, próbka jest sporządzana zgodnie z tymi samymi zasadami i standardami, co w przypadku organizacji posiadających inną formę prawną własności. Ustala lokalizację osoby prawnej, odzwierciedloną w formie rejestru adresu prawnego organizacji i musi odpowiadać podanemu w dokumentach założycielskich, a także rejestracji w Unified State Register.
Dane spotkania
W następnym rozdziale, po określeniu danych prawnych odzwierciedlających faktyczną nazwę lokalizacji przedsiębiorstwa, konieczne jest wskazanie informacji związanych z czasem i formą spotkania. Przede wszystkim wskazany jest rodzaj walnego zgromadzenia, które może być coroczne, nadzwyczajne, planowane itp. Protokół walnego zgromadzenia uczestników LLC zgodnie z obowiązującymi przepisami ustala się z częstotliwością co najmniej raz w roku.
Formularze spotkań
Formę spotkania można zdefiniować jako:
- Osobista obecność upoważnionych przedstawicieli lub członków akcjonariuszy.
- Formularz korespondencyjny poprzez zebranie przesłanej wcześniej dokumentacji w celu wyjaśnienia opinii na temat kwestii związanych z głosowaniem.
Zaznaczono również datę i miejsce posiedzenia rady doradczej, wskazano rzeczywisty adres, pod którym zebrano uczestników.
Główna część protokołu
Wskazano temat, kwestie, na których odbyło się spotkanie. W przypadku corocznych spotkań prawo określa szereg kwestii, które należy wziąć pod uwagę. W pozostałej części spotkania uczestnicy mogą wybrać tematy niezbędne do rozwiązania.
Należy podać godzinę rozpoczęcia i zakończenia rejestracji osób z prawem do uczestnictwa i wzięcia udziału w dyskusji. W takim przypadku organizator lub sekretarz przeprowadza procedurę rejestracyjną dla wszystkich przybyszów, ustalając tożsamość obecnych i wprowadzając te dane w sekcji „Obecny” protokołu. Pamiętaj, aby wskazać uczestnik, a także zajmowane stanowisko i liczba posiadanych przez niego głosów. W przypadku spółek akcyjnych można również wprowadzić dane dowodu tożsamości lub wydanego pełnomocnictwa.
Również w tej części wskazano czas otwarcia i zamknięcia posiedzenia kolegialnego, wyniki głosowania, które są ustalone na czas liczenia głosów.
Rozważając każdy punkt porządku obrad, należy wskazać następujące informacje:
- Liczba głosów uprawniających do uczestnictwa w spotkaniu.
- Liczba oddanych głosów.
- Liczba głosów oddanych dla różnych opcji głosowania.
- Treść podjętych decyzji.
Następnie znajduje się sekcja, w której zapisywane są wszystkie główne przepisy wysłuchanych przemówień, a także nazwiska osób, które zabrały głos w każdej sprawie. Informacje są przedstawione w formie streszczeń, które składają się na podsumowanie wystąpień.
Ostatnia część
Po sporządzeniu protokołu walnego zgromadzenia założycieli, akcjonariuszy lub innych uczestników opatrzony jest on podpisami przewodniczącego i sekretarza walnego zgromadzenia. Ustalono również datę jego przygotowania, która może nie pokrywać się z datą spotkania.
Specjalne protokoły i spotkania
Innym ciekawym przykładem takiej dokumentacji jest protokół z walnego zgromadzenia właścicieli domu lub partnerstwo ogrodnicze. Spotkania takie i ich nagrywanie wyróżnia się tym, że uczestnicy mają równe prawa, a w przypadku dużej liczby osób, które się nie pojawiają, decyzje mogą być nadal podejmowane na podstawie opinii tych, którzy przybyli i uczestniczyli w rozwiązywaniu problemów przedstawionych do dyskusji. Na podstawie takiego protokołu pozostali członkowie zasobów mieszkaniowych lub partnerstwa ogrodniczego są zobowiązani do poddania się podjętym decyzjom, niezależnie od tego, czy uczestniczyli w tym spotkaniu, czy nie.
Podczas sporządzania takiego dokumentu zwykle wskazuje skład komisji przeliczającej. Zarówno osoby upoważnione, jak i wybrane w drodze głosowania spośród obecnych uczestników mogą działać jako przewodniczący i sekretarz spotkania. Way zarządzanie budynkami mieszkalnymi lub partnerstwo ogrodnicze wybierane jest przez walne zgromadzenie właścicieli lokali mieszkalnych lub gruntów. Decyzje dotyczące tych kwestii są wiążące dla wszystkich właścicieli.
Wykonanie protokołu walnego zgromadzenia wymaga szczególnej uwagi i pewnych umiejętności dokumentacyjnych. Nie należy dopuszczać się zaniedbania zasad ustanowionych w celu wykonania tego dokumentu, ponieważ jest to jedyne dokumentalne odzwierciedlenie legalności decyzji zgromadzenia kolegialnego, które są ważne, a także mają dużą moc prawną i są przekazywane w trakcie audyty organy regulacyjne.
