Memorandum. Esența documentului și regulile de pregătire a acestuia

În mediul de producție, o situație apare adesea atunci când unul dintre angajați decide să transmită aceste informații sau aceleia sale conducerii sale. Un astfel de apel, stabilit în scris, este denumit „memorandum”. Ce este acest document și cum să-l compilați? Este demn de vorbit separat.

Concepte de bază

Orice angajat are dreptul de a contacta supraveghetorul său imediat. El poate face acest lucru atât oral, cât și în scris. În primul caz, totul se rezumă la o conversație normală, care nu obligă fiecare dintre părți la nimic. În cea de-a doua, apelul este deja oficial.

O astfel de hârtie de afaceri se numește „memo”. Care este diferența dintre un astfel de document și alte declarații adresate conducerii? Esența întrebării stă chiar în numele ei. Un angajat întocmește o astfel de hârtie pentru a raporta asupra unei situații sau evenimente specifice. Informațiile se pot referi la un individ, site sau producție în ansamblu. În funcție de cine este trimis, memoriul se poate referi atât la documente interne, cât și externe. Prima opțiune este atunci când angajatul se adresează conducătorului oricărui nivel din întreprinderea dată. Și a doua este obținută dacă își trimite hârtia la o autoritate superioară. Apoi, în mod natural, el trece la nivel extern.

Esența problemei

De regulă, un memorandum este întocmit pentru un scop specific. Poate fi scrisă pentru:

1. Corectează situația. De exemplu, un angajat are fapte că compania întreprinde acțiuni care interferează cu desfășurarea normală a procesului de muncă. El își informează conducerea în legătură cu acest lucru cu o solicitare de a lua măsurile adecvate.
2. Protejați-vă de nedreptate. Acest lucru se întâmplă atunci când o persoană, văzând o atitudine părtinitoare, decide să-și notifice conducerea imediată despre aceasta. El face asta în căutarea de ajutor și protecție.
3. Îmbunătățirea muncii. Uneori, unul dintre angajați observă că angajații altor departamente sau unități structurale fac greșeli care duc la eficiență redusă. Apoi apelează la lider pentru a ajuta la restabilirea ordinii.
4. Evitați răspunderea nedorită. Acest lucru se întâmplă atunci când are loc un incident. După ce i-a spus superiorilor săi, angajatul creează condiții favorabile pentru el însuși atunci când nu poate fi formulată nicio plângere împotriva sa.

În fiecare dintre aceste cazuri, angajatul nu transmite doar informații, ci solicită asistență în soluționarea problemei.

Corectă pedeapsă

Disciplina muncii asigură performanța conștiincioasă de către un cetățean al îndatoririlor sale în timp ce se află la locul de muncă. În plus, el trebuie să respecte comanda acceptată și să respecte toate ordinele și ordinele angajatorului său. Dar în viață, nu totul se întâmplă atât de lin. Uneori, acțiunile angajaților se derivă de la normele general acceptate. În acest caz, șefii imediați consideră că este de datoria lor să informeze conducerea întreprinderii despre ceea ce se întâmplă. Rezultatul unui astfel de semnal este un memorandum de încălcare a disciplinei muncii.

De obicei, în acest document, cazul se referă la:

1. Nerespectarea oricăror comenzi specifice.
2. Neîndeplinirea funcțiilor directe cu privire la poziția infractorului.
3. Încălcări ale disciplinei muncii. Aceasta se referă la cazuri de absentism, întârziere, băut la locul de muncă și altele.
4. Săvârșirea de acte ilegale care implică răspundere administrativă sau penală. În acest caz vorbim despre furt, răsfăț, delapidare și alte infracțiuni.

În fiecare dintre aceste cazuri, făptuitorul va trebui să suporte pedeapsa meritată.

Autor de document

Cel mai adesea, un memoriu asupra unui angajat este întocmit de superiorul său imediat. În ea, el transmite conducerii aspectele negative ale activităților subordonatului său.

În același timp, documentul conține de obicei o evaluare personală a autorului. Împreună cu viziunea sa asupra problemei, oferă soluții posibile. Dar ultimul cuvânt, desigur, va fi pentru lider. De exemplu, un angajat a făcut un truant. În acest caz, șeful său întocmește un document adresat directorului, care începe de obicei cu cuvintele „vă aduc în atenție”. Apoi descrie în detaliu când a avut loc încălcarea, iar pentru partea sa oferă opțiunea de a pedepsi un angajat neglijent. Întrucât o astfel de notă se referă la documente de uz intern, aceasta poate fi emisă pe o foaie necompletată obișnuită în format A4. Textul este prezentat într-o formă arbitrară. Poate fi împărțit condiționat în două părți. Unul conține o descriere a problemei, iar celălalt include concluzii și sugestii concrete făcute în acest sens.

Caz special de încălcare

Unul dintre tipurile de încălcare a disciplinei muncii este neîndeplinirea de către angajat a sarcinii atribuite de către șef. Acest lucru se poate întâmpla dacă angajatul a uitat, nu ar putea sau pur și simplu a ignorat această comandă.

O astfel de acțiune se califică ca o încălcare a disciplinei, iar supraveghetorul imediat întocmește un memorandum de neîndeplinire a misiunii. Pentru o astfel de infracțiune, o persoană va trebui pedepsită în mod just. Dar acest lucru se va întâmpla numai după ce își va oferi explicațiile cu privire la cele întâmplate. Dacă motivele care l-au determinat pe angajat să acționeze astfel de acțiuni par convingătoare, el poate chiar să evite pedeapsa. Este mai dificil să rezolvi problema atunci când neascultarea angajatului duce la consecințe negative. Aici este puțin probabil să poată rămâne departe. Mai ales dacă ca urmare a unei astfel de omisiuni a fost cauzată o pagube grave. Pedeapsa în acest caz va fi stabilită pe baza actelor de reglementare relevante.

Cum se face un raport?

Un manager de la orice nivel ar trebui să știe să scrie o notă. Un eșantion poate fi considerat cu un exemplu specific. Să presupunem că un angajat nu a venit la timp pentru a lucra, iar la acel moment, un vizitator îl aștepta acolo pentru a semna un contract important. După câteva ore, angajatul a apărut totuși, dar timpul a fost pierdut, iar clientul plecase deja. Un astfel de act conține mai multe încălcări în același timp:

• târziu pentru muncă;
• întreruperea unei întâlniri;
• pagube cauzate companiei prin nesemnarea contractului.

Dacă nu este posibilă schimbarea situației actuale, șeful este obligat să informeze conducerea despre acest lucru.

Un document similar ar trebui să arate astfel:

1. În primul rând, în colțul din dreapta sus este scris „șapcă”, care indică către cine și către cine este direcționat.
2. În centru este scris numele său.
3. Mai jos este textul principal în care informațiile sunt plasate într-o ordine specifică. Mai întâi vine o descriere a situației. Apoi urmează o solicitare pentru a ajuta la rezolvarea acesteia. După aceea, o concluzie se face pe baza tuturor celor de mai sus. În concluzie, autorul își poate exprima ideile sau sugestiile cu privire la modul cel mai bun, în opinia sa, de a ieși din această situație.
4. În partea de jos, el pune data și semnătura cu transcrierea completă a lui F. I. O. și funcția deținută.

În funcție de motiv, textul notei poate fi pur informativ sau poate necesita intervenția conducerii pentru restabilirea ordinii.