Pentru fiecare organizație, există un anumit corp de informații numit „detalii”, fără de care nu poate efectua operațiuni. Ele trebuie să fie conținute în orice scrisoare, contract, ordin de plată și un alt document care să-i recunoască validitatea. În cazul schimbării acestor date, compania trebuie să trimită contrapartidelor sale o scrisoare corespunzătoare cu privire la modificarea detaliilor.
Informații obligatorii
Detalii - acestea sunt datele pe care fiecare companie le primește atunci când este înregistrată. Sunt indicate în Documente constitutive și sunt o condiție prealabilă pentru diferite tipuri de operații. Aceste informații de referință ar trebui să conțină toate documentele compilate de această organizație. În cazul unor ajustări, ar trebui să trimită imediat partenerilor săi o scrisoare despre schimbarea detaliilor.
La înregistrare, fiecărei întreprinderi i se atribuie:
- numărul de identificare fiscală (TIN);
- adresa înregistrată;
- Numărul de înregistrare a statului primar (OGRN);
- adresa fizică (locație specifică);
- adresa de corespondență (locul unde ar trebui să primească corespondența);
În plus, primește coduri speciale de la Serviciul de Statistică de Stat: OKVED, OKATO și OKPO. De asemenea, orice companie are detalii bancare:
- codul motivului înregistrării (KPP);
- date despre banca autorizată prin care efectuează toate tranzacțiile de decontare;
- cod de identificare bancar plătitor (BIC);
- decontări și conturi corespondente.
Dacă cel puțin una dintre aceste date se schimbă, compania trebuie să notifice imediat debitorii și contrapartidele sale. Întârzierea poate duce la consecințe destul de grave. Compania trebuie să le trimită o scrisoare cu privire la schimbarea detaliilor.
Reguli pentru întocmirea unui document
corespondență de afaceri nu există fleacuri. Mai ales dacă este vorba despre lucruri atât de importante ca detalii. În viață, pot apărea diferite situații: o schimbare de conducere, o bancă autorizată sau una dintre adresele disponibile. Compania este obligată să informeze cei cu care cooperează direct despre oricare dintre aceste cazuri. Acest lucru este consemnat chiar și în Codul civil al Rusiei. Scrisoarea despre schimbarea detaliilor trebuie să aibă un anumit stil uniform. Un astfel de document, de regulă, este o afirmație într-o anumită secvență a următoarelor informații:
- Denumirea organizației către care este direcționată.
- Numele complet al capului.
- Detalii noi și vechi.
- Motivul care a determinat compania să efectueze astfel de modificări.
- Informații suplimentare.
- Data compilării acestui document.
- Semnătura șefului companiei.
Informațiile pot fi trimise prin poștă cu o notificare obligatorie. Acest lucru trebuie făcut în avans pentru ca datele din timpul livrării să nu fie depășite. În unele cazuri, este recomandat să utilizați buletine de e-mail sau să trimiteți informații prin fax.
Schimbarea adresei
Unele organizații nu au propriile spații și sunt obligate să le închirieze prin încheierea de acorduri relevante. Dar uneori este necesară schimbarea locației. În acest caz, un client neinformat poate fi într-o situație dificilă. Pentru a preveni acest lucru, trebuie să scrieți o scrisoare despre schimbarea detaliilor organizației și să o trimiteți tuturor partenerilor existenți.
Acest lucru se referă în primul rând la contractori și creditori, întrucât compania are anumite relații contractuale cu aceștia.O astfel de scrisoare este de obicei întocmită pe antet. În cazuri extreme, puteți utiliza o foaie în format A4 plasând pe ea o ștampilă de colț în stânga sus. În primul rând, este alcătuită o așa-numită pălărie. Acesta se află în colțul din dreapta sus și reprezintă informații despre cine este trimis acest mesaj. Următorul este numele documentului („Scrisoare de informare” sau „La modificarea detaliilor”). După aceea, informațiile necesare sunt plasate în textul principal. Documentul se încheie cu semnătura capului și este certificat printr-un sigiliu rotund.
Schimbarea detaliilor de plată
Dacă o întreprindere își schimbă banca sau cel puțin unul dintre conturile sale existente, trebuie să informeze, de asemenea, toate părțile interesate despre astfel de acțiuni. În acest caz, o scrisoare despre modificarea detaliilor bancare este făcută sub formă de notificare. Poate fi adresat unei contrapartide individuale sau poate fi un singur document, care va fi denumit „Notificarea modificării datelor bancare”.
Regulile de proiectare rămân aceleași. Este adevărat, este mai bine să compuneți textul în această secvență:
- Motivul pentru care se efectuează modificări care indică numărul, data și numele documentului pe baza căruia se face acest lucru.
- Data specifică de la care vor fi efectuate modificările.
- Informații despre noile detalii.
- Aflați mai multe despre următorii pași. Trebuie menționat aici dacă toate acordurile încheiate anterior rămân valabile.
Aceste informații trebuie raportate cu câteva zile înainte de apariție. Vă rugăm să rețineți că livrarea unei astfel de scrisori va dura ceva timp. În plus, partenerul va trebui, de asemenea, să facă modificările corespunzătoare.
