Comunicarea de afaceri: concept, tipuri și caracteristici

Comunicarea în sens general este un schimb de informații între oameni sau grupurile lor. Există comunicări interpersonale, sociale (cu rol funcțional), de afaceri. Subiectul conversației noastre va fi ultima viziune.

Ce este asta

Comunicarea de afaceri este o interacțiune în domeniul relațiilor oficiale, al cărei scop este rezolvarea problemelor specifice, obținerea anumitor rezultate și optimizarea oricărei activități. Mai mult, fiecare participant are propriul statut - șef, subordonat, colegi, parteneri.

Dacă comunicarea are loc între persoane care se află pe diferite trepte ale scării carierei (lider și interpret), atunci există o relație verticală, adică relații subordonate. Dacă interacțiunea se bazează pe principiile cooperării egale, atunci aceasta este o relație orizontală.

Este o comunicare de afaceri pe care o persoană o desfășoară în fiecare zi la locul de muncă, la universitate, în școli, instituții oficiale. Aceasta este comunicarea profesorilor și studenților, superiorilor și subordonaților, colegilor, partenerilor și concurenților.

Depinde de cât de bine este cunoscut interlocutorul cu regulile, formele și metodele acestor comunicări, indiferent dacă va putea să își atingă scopul. Partenerii trebuie să vorbească aceeași limbă (atât literal, cât și la figurat), să se înțeleagă reciproc, să aibă o experiență socială comună.

Termeni de comunicare de afaceri

Pentru ca comunicarea de afaceri să fie eficientă, trebuie respectate o serie de condiții:

1. Comunicarea ar trebui să aibă un obiectiv inteligibil, în realizarea căruia sunt interesate toate persoanele implicate în proces. De exemplu, crearea de rețele, încheierea unui acord, coordonarea unui eveniment, dezvoltarea condițiilor de cooperare etc.
2. Participanții ar trebui să se contacteze între ei, indiferent de aprecieri și neplăceri.
3. Respectarea obligatorie eticheta de afaceri subordonare, roluri de muncă, restricții formale.

Restricțiile formale sunt înțelese ca diverse reglementări, rutine și protocoale, precum și necesitatea banală de a controla puterea propriilor emoții și de a respecta interlocutorul.

De asemenea, liderul sau alt participant cât se poate de interesat trebuie să se asigure că comunicarea de afaceri este gestionabilă. Este necesar să motivați participanții să găsească o soluție, altfel vor fi doar observatori pasivi ai întâlnirii care nu oferă idei.

Forme de comunicare de afaceri

Cele două forme principale de comunicare sunt comunicarea de contact (directă) și cea indirectă (indirectă).

În primul caz, interlocutorii comunică față în față și au posibilitatea de a evalua comportamentul nonverbal reciproc, de aceea eficacitatea unui astfel de contact este mai mare. În cel de-al doilea caz, interacțiunea are loc folosind orice mijloc de comunicare - telefon, scrisori etc.

Mai precis, cele mai frecvente forme de comunicare de afaceri sunt:

1. Reuniunea.
2. Prezentare.
3. Conversație de afaceri.
4. Negocierile.
5. Conversații telefonice.
6. Schimb de documente oficiale de afaceri (cerere, contract, împuternicire, notă).
7. Consultare.
8. Interviu.
9. Discurs în public, conferințe.

La rândul lor, folosind forme separate de comunicare de afaceri, participanții pot adopta o abordare confruntativă sau de parteneriat. Prima opțiune este o confruntare: fiecare parte intenționează să câștige. O abordare a parteneriatului presupune găsirea unei soluții acceptabile pentru toți participanții.

etape

În ciuda faptului că tipurile de comunicații de afaceri sunt diferite, ele sunt aproape întotdeauna caracterizate de mai multe etape:

1. Pregătirea. Aceasta înseamnă stabilirea obiectivelor, obiectivelor, colectarea și analizarea informațiilor, determinarea unei strategii de comportament. Până la urmă, o întâlnire de afaceri sau negocieri nu sunt organizate pentru a discuta „despre nimic” și pentru a afla cum stau lucrurile în viața personală a interlocutorilor.
2. Planificarea. Întâlnirea poate fi organizată spontan, dar se crede în continuare că profesionistul ar trebui să aibă un plan clar: ce va spune, cum să se certe, ce anume vrea să obțină din cealaltă parte.
3. Discuție - discuție de idei, sugestii, găsirea unor puncte de interes comune, luarea unei decizii comune.

Această schemă este cea mai relevantă pentru negocieri. Alte tipuri de comunicații pot să nu includă toate etapele. Un apel telefonic „rece” sau emiterea de instrucțiuni, de exemplu, nu poate implica nicio discuție.

Stiluri de comunicare de afaceri

Alocați nu numai tipuri de comunicații de afaceri, ci și stiluri. În ceea ce privește interacțiunea profesională, sunt utilizate cel mai des următoarele:

1. Afaceri formale. La rândul său, are un sublim administrativ-clerical, legislativ și diplomatic. Conversațiile de afaceri se caracterizează prin clipe de vorbire și anumite forme comunicative.
2. Știință. Folosit pentru pregătirea rapoartelor, discursurilor la seminarii și prelegeri.
3. Publicist. Aceasta include orice performanță în public, inclusiv prin intermediul mass-media.
4. Gospodărie conversațională. Relațiile informale au loc și în mediul profesional și sunt încurajate în companii individuale. Colegii nu comunică întotdeauna exclusiv cu ajutorul memoriilor. Cu toate acestea, trebuie să înțelegeți unde este potrivit un astfel de stil și unde nu.

Caracteristicile comunicării de afaceri

De ce comunicarea de afaceri necesită pregătire preliminară pentru comunicare în avans? În primul rând, oamenii nu își petrec doar timpul personal și de lucru în ședințele oficiale și nimeni nu vrea să aștepte până când inițiatorul își adună gândurile. În al doilea rând, cea de-a doua parte nu este întotdeauna interesată de niciun fel de interacțiune sau este pregătită să coopereze, ci o vede într-un mod complet diferit.

După cum știți, nu va exista o a doua șansă pentru o primă impresie. Trebuie să fiți capabil să luați contact, astfel încât toți participanții să aibă chef de discuție. Dacă cealaltă parte nu intenționa inițial să colaboreze, atunci ar trebui să intereseze cel puțin interlocutorul și să organizezi o întâlnire cu el la un moment mai convenabil.

La nivel internațional, există anumite caracteristici ale comunicării de afaceri, deoarece diferite caracteristici culturale pot interfera foarte mult pe parcursul negocierilor. De exemplu, americanii obișnuiesc să vină la o întâlnire la timp și după un scurt salut pentru a ajunge la afaceri. De asemenea, arabii sunt punctuali, dar încep o conversație de afaceri de departe, discutând mai întâi despre natură, vreme, mâncare. Italianul nu vede nimic groaznic în întârzierea unei întâlniri și, de asemenea, nu începe imediat o discuție de afaceri. Iar japonezii vor evita o privire directă în timpul unei conversații.

Astfel, am aflat care este comunicarea de afaceri, care sunt caracteristicile ei, ce forme, tipuri și stiluri sunt caracteristice acesteia.