În timpul desfășurării activităților lor, persoanele juridice iau adesea decizii cu privire la problemele supuse adunării generale, la care pot participa fondatorii, acționarii, șefii de unități, precum și reprezentanții părților care sunt parteneri de afaceri. Într-o astfel de situație, sarcinile care urmează să fie rezolvate în cadrul ședinței sunt întocmite folosind un astfel de formular ca procesul-verbal al adunării generale. Acesta este un document destul de specific, care într-o formă scurtă reflectă cursul întregului eveniment și poate conține, de asemenea, un scurt rezumat al informațiilor prezentate.
Probleme soluționate pe baza procesului-verbal al adunării generale
Procesul-verbal al adunării generale este necesar pentru rezolvarea diverselor probleme care fac parte integrantă din organizație sau întreprindere. Cu ajutorul acestui document, se pot efectua modificări în componența fondatorilor sau a acționarilor, emiterea de acțiuni, reorganizarea sau lichidarea unei întreprinderi.
În problemele pentru care este necesară o decizie colectivă, trebuie utilizat protocolul adunării generale. Modelul de compilare este același pentru toate aceste evenimente din cadrul aceleiași organizații. Astfel, fiind o reflectare a activității economice a întreprinderii, acest document are o semnificație juridică importantă.
Procesul-verbal al adunării generale, un eșantion al compilării sale și normele aplicabile conținutului acesteia sunt stabilite prin diferite acte legislative ale Federației Ruse. Prin urmare, este necesar să respectăm cu strictețe cerințele stabilite pentru executarea acestuia, deoarece autoritățile de reglementare în timpul inspecțiilor au dreptul să invalideze deciziile unei persoane juridice pe baza încălcărilor existente și nerespectarea cerințelor de bază pentru protocol.
Cerințe legale pentru înregistrare
Procesul-verbal al adunării generale a membrilor care participă la activitățile economice ale organizației trebuie să fie întocmit în cel mult 15 zile de la data organizării. Documentul este pregătit în duplicat și trebuie să conțină un set de date specifice:
- Data și locul întâlnirii.
- Numărul de voturi deținute de participanți.
- Numărul total de voturi acordate participanților absenți.
- Numele și numele președintelui ședinței.
- Compoziția prezidiului.
- Agenda.
De regulă, procesele verbale indică sub formă de rezumate principalele probleme supuse dezbaterii și votării, precum și rezultatele care au fost aprobate.
Scopul protocolului
Proces-verbal al adunării generale - acesta este un document conturarea cursului luării oricăror decizii care determină direcția persoanei juridice, în mod colectiv. Toate formularele și tipurile de protocoale vizează documentarea deciziilor luate de organele colegiale. Protocolul este, de asemenea, elaborat în timpul reuniunilor de afaceri, reuniunilor comisiei, negocierilor, ședințelor deliberative. Scopul protocolului este documentarea deciziilor și acordurilor colegiale la care s-a ajuns.
Orice întreprindere sau organizație ar trebui să utilizeze metodele de luare a deciziilor colegiale și să poată întocmi corect procesul-verbal al reuniunilor lor. Importanța înregistrării deciziilor adoptate colegial este un bun ajutor pentru desfășurarea corectă a activităților lor de către o persoană juridică.
Dacă fondatorul sau directorul companiei ia o singură decizie cu privire la desfășurarea activităților de afaceri, o ședință deliberativă este grupată în mod necesar pentru a lua decizii importante cu privire la activitățile companiei.Astfel, luarea în considerare a acestor decizii și a problemelor emergente este consemnată în procesul-verbal al adunării generale.
Procedură importantă
Procesul de compilare a protocolului constă în mai multe etape:
- Definirea și pregătirea agendei.
- Întocmirea și pregătirea documentației necesare.
- Notificarea tuturor participanților despre locul adunării generale.
- Distribuirea informațiilor necesare pentru ca participanții să se pregătească pentru agenda reuniunii, acoperind unele dintre problemele sale.
Înainte de începerea negocierilor, este necesar să se înregistreze datele de înregistrare ale participanților la protocol. În acest scop, este alcătuită o listă cu toți participanții, al căror număr este necesar să corespundă cu numărul de voturi necesare pentru a lua o decizie legală.
Pentru a documenta în continuare informațiile cu privire la deciziile luate și cursul adunării generale, sunt utilizate mijloace tehnice moderne de înregistrare a sunetului sau a videoclipurilor, care sunt utilizate pentru stenografia și procesarea tuturor discursurilor și deciziilor luate. De asemenea, în același timp cu înregistrarea, este necesar să redactați procesul-verbal în scris pe toată durata ședinței. Asigurați-vă că indicați lista documentelor care au participat la depunerea întrebărilor pentru vot sau discuție. Acestea sunt rapoarte, proiecte, referințe utilizate în adunarea generală.
Reguli de înregistrare
Procesul-verbal al adunării generale a proprietarilor sau participanților trebuie să fie elaborat în mod competent și să respecte pe deplin cerințele de reglementare ale legislației Federației Ruse.
În funcție de conținutul său, documentul poate fi atât un detaliat, cât și un rezumat al ședinței. Toate discursurile care au avut loc la adunarea generală a organului deliberativ sunt afișate în formă completă. Formularul scurt conține doar informații despre vorbitori, subiectul discursului susținut. Forma scurtă se numește schemă de protocol. Formularul de redactare a protocolului este stabilit de președintele ședinței sau în timpul deciziei colegiale. Un eșantion de minute ale adunării generale a participanților este prezentat mai jos.
Acest document este întocmit în conformitate cu toate normele și cerințele lucrărilor de birou pentru a face detaliile în conformitate cu GOST.
Conținutul protocolului. Date despre organizare
Procesul-verbal al adunării generale, al cărui eșantion este în curs de dezvoltare, trebuie să conțină în mod necesar date despre numele complet al organizației, precum și prescurtări acceptate cu privire la forma juridică (LLC, CSC etc.). În acest caz, numele trebuie să corespundă cu cel specificat în statutul întreprinderii și înscris în Registrul de Stat Unificat, precum și să aibă o decodare completă fără utilizarea abrevierilor.
Dacă acesta este protocolul adunării generale a SRL, eșantionul este întocmit conform acelorași reguli și standarde ca și pentru organizațiile care au o formă juridică diferită de proprietate. Acesta stabilește locația persoanei juridice, reflectată sub forma unei înregistrări a adresei juridice a organizației și trebuie să corespundă cu cea înscrisă în documentele constitutive, precum și înregistrarea în Registrul de stat unificat.
Date de întâlnire
În secțiunea următoare, după specificarea datelor legale care reflectă numele real al locației întreprinderii, este necesar să se indice informații cu privire la ora și forma întâlnirii. În primul rând, este indicat tipul de adunare generală, care poate fi anuală, extraordinară, planificată etc. Protocolul adunării generale a participanților LLC conform legislației actuale este determinat cu o frecvență de cel puțin o dată pe an.
Formulare de întâlnire
Forma ședinței poate fi definită ca:
- Prezența personală a reprezentanților autorizați sau a membrilor acționari.
- Formular de corespondență prin colectarea documentației trimise anterior pentru a clarifica avizele cu privire la problemele de vot.
Data și locul întâlnirii consiliului consultativ sunt de asemenea marcate, fiind indicată adresa reală la care s-au adunat participanții.
Partea principală a protocolului
Este indicat subiectul, problemele asupra cărora a avut loc întâlnirea. În cazul reuniunilor anuale, legea definește o serie de probleme care trebuie luate în considerare. În restul întâlnirii, participanții sunt liberi să aleagă subiectele necesare rezolvării.
Trebuie indicată ora de început și de încheiere a înregistrării persoanelor cu drept de participare și de participare la discuții. În acest caz, organizatorul sau secretarul efectuează procedura de înregistrare a tuturor sosirilor, prin stabilirea identității celor prezenți și introducerea acestor date în secțiunea „Prezent” a protocolului. Asigurați-vă că indicați participantul, precum și poziția deținută și numărul de voturi deținute de acesta. În cazul societăților pe acțiuni, pot fi, de asemenea, înscrise date de pe o carte de identitate sau o procură emisă.
De asemenea, în această parte, momentul deschiderii și închiderii ședinței colegiale, sunt indicate rezultatele votării, care sunt fixate în momentul numărării voturilor.
Când se ia în considerare fiecare punct de pe ordinea de zi, se indică următoarele:
- Numărul de voturi eligibile pentru a participa la ședință.
- Numărul de voturi care a participat.
- Numărul de voturi exprimate pentru diferite opțiuni de vot.
- Formularea deciziilor luate.
Aceasta este urmată de o secțiune în care sunt înregistrate toate dispozițiile principale ale discursurilor audiate, precum și numele persoanelor care au vorbit pe fiecare problemă. Informațiile sunt prezentate sub formă de rezumate care alcătuiesc un rezumat al discursurilor.
Partea finală
După întocmirea procesului-verbal al adunării generale a fondatorilor, acționarilor sau a altor participanți, semnăturile președintelui, precum și ale secretarului ședinței vor fi sigilate. Data pregătirii este, de asemenea, stabilită, care poate să nu coincidă cu data reuniunii.
Protocoale și întâlniri speciale
Un alt exemplu interesant al unei asemenea documentații este procesul-verbal al adunării generale a proprietarilor casei sau parteneriat horticultural. Astfel de întâlniri și înregistrarea lor se disting prin faptul că participanții au drepturi egale, iar în cazul în care un număr mare de persoane nu apar, deciziile pot fi încă luate pe baza opiniilor celor care au ajuns și au participat la soluționarea problemelor supuse dezbaterii. Pe baza unui astfel de protocol, membrii rămași ai fondului de locuințe sau ai parteneriatului de grădinărit sunt obligați să se supună deciziilor luate, indiferent dacă au participat sau nu la această reuniune.
La întocmirea unui astfel de document, acesta indică de obicei componența comisiei de recrutare. Atât persoanele autorizate, cât și cele selectate prin votarea participanților prezenți pot acționa ca președinte și secretar al ședinței. mod de managementul clădirilor de apartamente sau un parteneriat horticol este selectat de adunarea generală a proprietarilor de spații rezidențiale sau de terenuri. Deciziile luate cu privire la aceste probleme sunt obligatorii pentru toți proprietarii.
Executarea procesului-verbal al adunării generale necesită o atenție specială și anumite abilități documentare. Neglijarea regulilor stabilite pentru executarea acestui document nu ar trebui să fie permisă, deoarece este singura reflectare documentară a legalității deciziilor adunării colegiale, care sunt importante, care au, de asemenea, o mare forță juridică și sunt prevăzute în timpul audituri autoritățile de reglementare.
