Det är osannolikt att ett sådant företag existerar där det aldrig finns behov av att köpa något kontant eller skicka en anställd på affärsresa. Detta betyder det utgiftsrapport inlägg på det, förfarandet för att arbeta med dokument - aktuella frågor. Om det är viktigt för dig att förstå dem, läs artikeln.
Vad är en utgiftsrapport?
Detta är ett dokument som innehåller information om vilket syfte förskottet som betalats till en anställd för officiella ändamål har använts. Som bevis finns bifogade dokument till rapporten: checkar, biljetter, fakturor och andra ekonomiska papper.
För rapporten finns ett godkänt standardformulär nr AO-1. Dokumentet tillhör den primära gruppen. En ansvarig person deltar i att fylla i formuläret, det vill säga den som fick pengarna för att slutföra uppgiften. Uppgiften att redovisa är att kontrollera kostnadsrapporten, reflektera uppgifterna i bokföringen. Formuläret innehåller två delar: basen, som förblir i lagring, och kvittot, skickas till den anställda.
Hur återspeglar rapporten i redovisningsprogrammet?
Att reflektera uppgifter om ansvariga personer är avsett poäng 71, som tillhör gruppen aktiv-passiva. Låt oss titta på hur man gör en förhandsrapport, inlägg som är specifika för detta dokument i databasen.
Allt börjar med att emittera medel till en ansvarig person. En post görs för debitering 71 och kredit 50 om medlen utfärdas från företagets kassadisk. Det händer att förskottet överförs från det nuvarande kontot till ett bankkort, då posten kommer att vara Dt 71 Kt 51. Dokumentet är antingen en utgiftskontanter med en signatur ansvarig person antingen bank betalningsorder kontoutdrag.
När uppgiften är klar och underlag har lämnats måste du stänga förskottsbeloppet. Det kan finnas olika konton i debetet, det beror på vad pengarna utfärdades till. Om för köp av material aktiveras konto 10, om för varor, sedan 41. Förhandsrapporten för en bokningsresa har följande: debitering av konton 20, 26, 44, beroende på om resan är kopplad till företagets produktionsaktivitet eller med handeln. Generellt sett kommer rekordet att se ut så här: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Det är sällsynt att beloppet utfärdas korrekt. Vanligtvis mer pengar än nödvändigt eller mindre. För att returnera det outnyttjade beloppet finns det en bokföring av Dt 50 Kt 71, om det fanns ett överskott på kostnadsrapporten - bokföring av Dt 71 Kt 50 (51).
Om den anställde visade sig vara oärlig, använde felaktigt anslag eller inte lämnade dokument, skrivs Dt 94 Kt 71 av - avskrivning av företagets brist och förluster. Sedan Dt70 Kt 94 - avdrag från den anställdas lön för pengar som utfärdats mot utgiftsrapporten. De viktigaste transaktionerna slutar där.
Rapportering av tidsfrister och ansvar
Enligt lagen är en ansvarig person skyldig att lämna in handlingar till redovisningsavdelningen inom tre dagar efter avslutad arbetsuppgift.
Om den anställda inte gjorde detta, betraktas det utgivna beloppet som ett lån till den anställde. Revisorn måste beräkna de materiella fördelarna med användningen av företagets resurser. Dessutom är det nödvändigt att samla in och överföra personlig inkomstskatt till budgeten från mängden materiella förmåner, i vilket fall skattesatsen är 35%.
Ansvaret är ganska allvarligt, så det är bättre att inte bryta mot tidsfristerna för tillhandahållande av underlag.
Hur fyller jag i en utgiftsrapport?
Formuläret utfärdas vanligtvis i företagets redovisningsavdelning. Du kan använda specialtjänster på Internet.
Rapportens serienummer kommer att läggas ned av revisoren, anställden måste ange datum för slutförande. Därefter matas information in i datablocket om organisationen: namn, OKPO, position och namn på chef, namn på huvudbokförare och revisor som är direkt involverad i verifieringen av rapporten.
Därefter fylls information om den ansvariga personen: anställdens fulla namn, position, enhetsnamn och kod, personalnummer.
Båda dessa block i det formulär som utfärdats av bokföringsavdelningen är vanligtvis redan fyllda.
I en speciell tabell måste du ange alla underlag med nummer, datum och namn, ange beloppet för varje. Beräkna summan.
Kontroll och godkännande
Det inlämnade dokumentet kontrolleras, bokföringsposter görs på förhandsrapporter. Vad är kontrollen?
Först måste du se till att utgifterna var riktade. Därefter kontrolleras närvaron av alla nödvändiga dokument, korrektheten för deras verkställning. Det är nödvändigt att kontrollera och fylla i rapporten, särskilt uppmärksamma den aritmetiska delen.
Utgifterna för kontanter bekräftas av kontroller med uppdelning av positioner eller bifogade försäljningsintyg, rötter till kontantintäkter, andra former av strikt rapportering.
Om den anställde betalar med kreditkort, bör det finnas kvitton på betalningsterminaler, checkar.
Den ansvariga personen måste utfärda ett kvitto på att alla nödvändiga saker överlämnades och accepterades för verifiering. Rapporten är certifierad av signaturerna från chefen, huvudansvarig och ansvarig specialist. Efter att förhandsrapporterna har kontrollerats och godkänts har utläggningen skett, de skickas för lagring.
Kan jag dra av moms?
Om kontroller fungerar som rättfärdiga handlingar, är det omöjligt att acceptera moms för avdrag för dem, även om det markeras i dokumentet. Grunden är endast en faktura, om någon, avdraget är legitimt.
Cirkel med ansvariga personer
Inte varje anställd har rätt att få ett förskott. Om organisationen kommer att ge pengar till alla kommer detta att väcka frågor från tillsynsmyndigheter. Därför bör cirkeln av ansvariga personer begränsas. Det omfattar endast de anställda som, till följd av sina uppgifter, faktiskt bör utföra uppgifter som kräver förskott.
Förutom att begränsa personkretsen bör en gräns för beloppet införas. Detta görs med hjälp av en specialorder som föreskriver vem som exakt har rätt att få ett förskott, för vilka ändamål och i vilken utsträckning. Beställningen lagras i bokföring.
Om arbetstagaren inte rapporterade om beloppet som utfärdats till honom i delrapporten tidigare, har han inte rätt att få ett förskott förrän motivering av dokumentation har lämnats.
