En l’entorn de producció, sovint es presenta una situació quan un dels empleats decideix transmetre aquesta o aquella informació a la seva direcció. Una crida, presentada per escrit, s’anomena “memorandum”. Què és aquest document i com compilar-lo? Val la pena parlar-ne per separat.
Conceptes bàsics
Qualsevol empleat té dret a contactar amb el seu supervisor immediat. Ho pot fer tant oralment com per escrit. En el primer cas, es tracta d’una conversa normal, que no obliga a cadascuna de les parts a res. En el segon, el recurs ja és oficial.
Aquest document de negocis es diu “memo”. Quina diferència hi ha entre un document d’aquest tipus i altres declaracions adreçades a la direcció? L’essència de la pregunta rau en el mateix nom. Un empleat elabora aquest document per informar sobre una situació o esdeveniment concret. La informació pot estar relacionada amb un individu, lloc o producció en general. En funció de qui s'enviï, la nota pot relacionar-se tant amb documents interns com externs. La primera opció és quan l’empleat s’adreça al cap de qualsevol nivell de l’empresa determinada. I el segon s’obté si envia el seu paper a una autoritat superior. Després, de forma natural, passa al nivell extern.
L’essència del problema
Per regla general, es crea una nota per a un propòsit específic. Es pot escriure per tal de:
- Corregiu la situació. Per exemple, un empleat té fets que l'empresa realitza accions que interfereixen amb el transcurs normal del procés de treball. Informa a la seva direcció sobre això amb una sol·licitud per prendre les mesures oportunes.
- Protegeix-te de la injustícia. Això succeeix quan una persona, veient una actitud esbiaixada, decideix notificar-ho al seu lideratge immediat. Ho fa a la recerca d’ajuda i protecció.
- Millorar el treball. De vegades, un dels empleats s’adona que els empleats d’altres departaments o unitats estructurals cometen errors que condueixen a una eficiència reduïda. Després es dirigeix al líder per ajudar a restaurar l’ordre.
- Eviteu la responsabilitat no desitjada. Això passa quan es produeix un incident. Després d'haver-li comunicat als seus superiors, l'empleat crea condicions favorables per a ell mateix quan no es poden presentar cap queixa contra ell.
En cadascun d’aquests casos, l’empleat no només transmet informació, sinó que demana ajuda per resoldre el problema.
Just càstig
La disciplina laboral preveu l’actuació de consciència per part d’un ciutadà de les seves funcions mentre es troba al lloc de treball. A més, ha de complir la comanda acceptada i complir totes les comandes i ordres del seu empresari. Però a la vida, no tot passa de manera fluïda. De vegades, les accions dels empleats es desvien de normes generalment acceptades. En aquest cas, els caps immediats consideren el seu deure informar la direcció de l'empresa sobre el que està passant. El resultat d'aquest senyal és una nota de violació de la disciplina laboral.
Normalment en aquest document, el cas es refereix a:
- Incompliment de cap comanda específica.
- Falta d’exercir funcions directes respecte a la posició de l’infractor.
- Violacions de la disciplina laboral. Es refereix a casos d’absentisme, d’arribar tard, beure al seu lloc de treball i d’altres.
- Cometre actes il·lícits que comportin responsabilitat administrativa o penal. En aquest cas, estem parlant de robatoris, espatlles, malversació i altres delictes.
En cadascun d’aquests casos, l’autor haurà de suportar el merescut càstig.
Autor del document
Molt sovint, el seu superior immediat elabora una nota sobre un empleat. En ell, transmet al lideratge els aspectes negatius de les activitats del seu subordinat.
Al mateix temps, el document sol contenir una valoració personal de l’autor. Junt amb la seva visió del problema, ofereix solucions possibles. Però l’última paraula, per descomptat, serà per al líder. Per exemple, un empleat va fer una investigació. En aquest cas, el seu cap elabora un document adreçat al director, que normalment comença amb les paraules “us poso a l’atenció”. A continuació, descriu en detall quan es va produir la violació i, per la seva banda, ofereix l’opció de castigar un empleat negligent. Com que aquesta nota fa referència a documents d’ús intern, es pot publicar en un full en blanc ordinari en format A4. El text es presenta de forma arbitrària. Es pot dividir condicionalment en dues parts. Una conté una descripció del problema, i l’altra inclou conclusions i suggeriments concrets sobre aquest tema.
Cas especial de violació
Un dels tipus de violació de la disciplina laboral és que l’empleat no compleix la tasca que li ha assignat el cap. Això pot succeir si l'empleat va oblidar, no va poder o simplement va ignorar aquesta comanda.
Aquesta acció es qualifica de violació de la disciplina i el supervisor immediat elabora un memorandum d'incompliment de la tasca. Per tal delicte, la persona haurà de ser castigada amb justícia. Però això passarà només després que doni les seves explicacions sobre el que va passar. Si les raons que van impulsar l’empleat a aquestes accions semblen convincents, pot fins i tot evitar el càstig. És més difícil resoldre el problema quan la desobediència de l’empleat comporta conseqüències negatives. Aquí és poc probable que pugui quedar-se allunyat. Sobretot si com a conseqüència de tal omissió es van produir danys o es van fer danys greus. El càstig en aquest cas es determinarà a partir dels actes normatius pertinents.
Com fer un informe?
Un gestor de qualsevol nivell hauria de saber escriure una nota. Es pot considerar una mostra amb un exemple específic. Suposem que algun empleat no venia a temps per treballar, i en aquell moment un visitant l’esperava per signar un contracte important. Al cap d’unes hores, l’empleat va aparèixer, però, es va perdre el temps i el client ja havia marxat. Aquest acte conté diverses violacions al mateix temps:
- tard per la feina;
- interrupció d'una cita;
- danys causats a l’empresa per la no signatura del contracte.
Si no es pot canviar la situació actual, el cap està obligat a informar la direcció sobre això.
Un document similar hauria de ser així:
- Primer, a la cantonada superior dreta s'escriu "casquet", que indica a qui i a qui va dirigit.
- Al centre hi ha el seu nom.
- A continuació, es mostra el text principal en què es posa la informació en un ordre específic. Primer ve una descripció de la situació. A continuació, segueix una sol·licitud per resoldre-la. Després d'això, es fa una conclusió sobre la base de totes les qüestions anteriors. En conclusió, l’autor pot expressar les seves idees o suggeriments sobre la millor manera, segons la seva opinió, d’eixir d’aquesta situació.
- A la part inferior, posa la data i la signatura amb la transcripció completa de F. I. O. i el càrrec ocupat.
Segons el motiu, el text de la nota pot ser purament informatiu o requerir la intervenció de la direcció per restablir l’ordre.
