Per a cada organització, hi ha un determinat cos d'informació anomenat "detalls", sense el qual no es poden realitzar cap operació. Han de figurar en qualsevol carta, contracte, ordre de pagament i un altre document per reconèixer la seva vigència. En cas de canvi d'aquestes dades, l'empresa ha d'enviar a les seves contrapartides una carta corresponent sobre el canvi de dades.
Informació obligatòria
Detalls: aquestes són les dades que rep cada empresa quan es registra. S’indiquen a Documents constitutius i són requisit previ per a diversos tipus d’operacions. Aquesta informació de referència ha de contenir tots els documents recopilats per aquesta organització. En cas d’ajustos, hauria d’enviar immediatament una carta als seus companys sobre el canvi de detalls.
Al registre, cada empresa té assignat:
- número d’identificació fiscal (TIN);
- domicili social;
- Número de registre d'estat primari (OGRN);
- adreça física (ubicació específica);
- adreça postal (el lloc on s’ha de rebre la correspondència);
A més, rep codis especials del Servei d’estadística de l’Estat: OKVED, OKATO i OKPO. També, qualsevol empresa té dades bancàries:
- codi del motiu del registre (KPP);
- dades del banc autoritzat a través del qual realitza totes les transaccions de liquidació;
- codi d’identificació bancària del pagador (BIC);
- liquidació i comptes corresponsals.
Si almenys una d’aquestes dades canvia, l’empresa ha de notificar immediatament als seus deutors i contraparts. El retard pot comportar conseqüències força greus. L’empresa els ha d’enviar una carta sobre el canvi de detalls.
Normes per a la confecció d’un document
Dins correspondència empresarial no hi ha trifles. Sobretot si es tracta de coses tan importants com detalls. A la vida, es poden produir diferents situacions: un canvi de lideratge, un banc autoritzat o una de les adreces disponibles. L’empresa està obligada a informar aquells amb qui coopera directament sobre algun d’aquests casos. Això es nota fins i tot al Codi civil de Rússia. La carta sobre el canvi de detalls ha de tenir un cert estil uniforme. Aquest document, per regla general, és una declaració en una certa seqüència de la informació següent:
- El nom de l'organització a la qual va dirigida.
- Nom complet del cap.
- Detalls nous i antics
- El motiu que va impulsar l’empresa a realitzar aquests canvis.
- Informació addicional
- Data de compilació d’aquest document.
- Signatura del cap de l'empresa.
La informació es pot enviar per correu electrònic amb un avís obligatori. S'ha de fer amb antelació per tal que les dades durant el lliurament no siguin obsoletes. En alguns casos, es recomana que utilitzeu butlletins de correu electrònic o informació de fax.
Canvi d’adreça
Algunes organitzacions no tenen locals propis i es veuen obligats a llogar-los concloent acords rellevants. Però a vegades cal canviar d’ubicació. En aquest cas, un client sense informació es pot trobar en una situació difícil. Per evitar que això passi, heu d’escriure una carta sobre com canviar els detalls de l’organització i enviar-la a tots els socis existents.
Això es refereix principalment a contractistes i creditors, ja que l'empresa manté relacions contractuals amb ells.Aquesta carta sol estar dibuixada amb capçalera. En casos extrems, podeu utilitzar un full de format A4 col·locant-hi un segell de cantó a la part superior esquerra. En primer lloc, es compon un anomenat barret. Es troba a la cantonada superior dreta i representa informació sobre qui s'envia aquest missatge. A continuació, hi ha el nom del document ("Carta d'informació" o "En el canvi de detalls"). Després d'això, la informació necessària es col·loca al text principal. El document acaba amb la signatura del capçal i està certificat per un segell rodó.
Canvi de les dades de pagament
Si una empresa canvia el seu banc o almenys un dels seus comptes existents, també ha d'informar totes les parts interessades d'aquestes accions. En aquest cas, es fa una carta sobre el canvi de dades bancàries en forma d’avís. Es pot adreçar a una contrapartida individual o pot ser un document únic, que s’anomenarà “Notificació d’un canvi en les dades bancàries”.
Les regles de disseny segueixen sent les mateixes. És cert que és millor compondre el text en aquesta seqüència:
- La raó de fer canvis indicant el número, la data i el nom del document sobre la base dels quals es fa.
- La data concreta a partir de la qual es realitzaran els canvis.
- Informació sobre els nous detalls.
- Obteniu més informació sobre els propers passos. Cal destacar aquí si tots els acords conclosos anteriorment continuen vigents.
Aquesta informació s'ha de comunicar uns dies abans que es produeixi. Tingueu en compte que l’entrega d’una carta així trigarà un temps. A més, el soci també haurà de fer els canvis adequats.
