La comunicació en sentit general és un intercanvi d'informació entre les persones o els seus grups. Hi ha comunicacions empresarials interpersonals, socials (de rol funcional). El tema de la nostra conversa serà la darrera visualització.
Què és això
La comunicació empresarial és una interacció en el camp de les relacions oficials, que té com a finalitat resoldre problemes específics, aconseguir determinats resultats i optimitzar qualsevol activitat. A més, cada participant té el seu propi estat: cap, subordinat, col·legues i socis.
Si la comunicació es produeix entre persones que es troben en diferents graons de l'escala de carrera (líder i intèrpret), hi ha una relació vertical, és a dir, relacions subordinades. Si la interacció es basa en els principis d’igualtat de cooperació, es tracta d’una relació horitzontal.
Es tracta de la comunicació empresarial que una persona realitza diàriament a la feina, a la universitat, a les escoles, a les institucions oficials. Es tracta de la comunicació de professors i estudiants, superiors i subordinats, col·legues, socis i competidors.
Depèn del bé que l’interlocutor conegui les regles, formes i mètodes d’aquestes comunicacions, tant si serà capaç d’aconseguir el seu objectiu. Els socis han de parlar el mateix idioma (tant literalment com figurativament), entendre’s els uns als altres, tenir una experiència social comuna.
Termes de comunicació empresarial
Perquè la comunicació empresarial sigui efectiva, s’han de tenir en compte diverses condicions:
- La comunicació ha de tenir un objectiu entenedor, en la consecució de les persones interessades en el procés. Per exemple, treball en xarxa, conclusió d’un acord, coordinació d’un esdeveniment, desenvolupament de condicions de cooperació, etc.
- Els participants s’han de contactar entre ells independentment dels gustos i dels disgustos.
- Compliment obligatori etiqueta comercial subordinació, rols laborals, restriccions formals.
Les restriccions formals s’entenen com a diverses regulacions, rutines i protocols, així com la necessitat banal de controlar el poder de les pròpies emocions i respectar l’interlocutor.
A més, el líder o un altre participant el més interessat possible s'ha d'assegurar que la comunicació empresarial sigui manejable. Cal motivar els participants per trobar una solució, en cas contrari, seran només observadors passius de la reunió els que no ofereixen cap idea.
Formes de comunicació empresarial
Les dues formes principals de comunicació són la comunicació de contacte (directa) i la indirecta (indirecta).
En el primer cas, els interlocutors es comuniquen cara a cara i tenen l’oportunitat d’avaluar els comportaments no verbals dels altres, per tant l’eficàcia d’aquest contacte és més elevada. En el segon cas, la interacció es produeix mitjançant qualsevol mitjà de comunicació: telèfon, cartes, etc.
Més concretament, les formes més habituals de comunicació empresarial són:
- Reunió.
- Presentació
- Conversa empresarial.
- Les negociacions.
- Converses telefòniques.
- Intercanvi de documents comercials oficials (sol·licitud, contracte, apoderament, nota).
- Consulta.
- Entrevista
- Conferència en públic, conferències.
Al seu torn, mitjançant formes separades de comunicació empresarial, els participants poden adoptar un enfocament de confrontació o de col·laboració. La primera opció és un enfrontament: cada costat té la intenció de guanyar. Un enfocament de col·laboració implica trobar una solució acceptable per a tots els participants.
Etapes
Tot i que els tipus de comunicacions empresarials són diferents, gairebé sempre es caracteritzen per diverses etapes:
- Preparació. Es tracta de fixar objectius, metes, recopilar i analitzar informació, determinar una estratègia de comportament. Al cap i a la fi, no s’organitza una reunió o negocis per dialogar “sobre res” i conèixer com són les coses de la vida personal dels interlocutors.
- Planificació. La reunió es pot celebrar de manera espontània, però encara es creu que el professional hauria de tenir un pla clar: què dirà, com es pot discutir, què vol obtenir de l’altra banda.
- Discussió: discussió d'idees, suggeriments, trobar punts d'interès comuns i prendre una decisió conjunta.
Aquest esquema és el més rellevant per a les negociacions. És possible que altres tipus de comunicacions no incloguin totes les etapes. Per exemple, una trucada telefònica "freda" o emetre instruccions pot implicar cap discussió.
Estils de comunicació empresarial
Assigna no només tipus de comunicacions empresarials, sinó també estils. Quan es tracta d’interacció professional, s’utilitzen més sovint els següents:
- Negoci formal. Al seu torn, té un sublim administratiu-clerical, legislatiu i diplomàtic. Les converses empresarials es caracteritzen per clics de veu i per algunes formes comunicatives.
- Científic. Utilitzat en la preparació d’informes, discursos en seminaris i conferències.
- Periodística. Inclou qualsevol actuació en públic, inclòs a través dels mitjans de comunicació.
- Llar conversacional. Les relacions informals també tenen lloc en l'entorn professional i es fomenten en empreses individuals. Els col·legues no sempre es comuniquen exclusivament amb l'ajuda de notes. Tanmateix, heu d’entendre on aquest estil és adequat i on no.
Característiques de la comunicació empresarial
Per què la comunicació empresarial requereix una preparació prèvia per a la comunicació amb antelació? En primer lloc, la gent no només dedica el temps personal i de treball a les reunions oficials i ningú no vol esperar fins que l’iniciador reculli els seus pensaments. En segon lloc, la segona cara no sempre està interessada en cap tipus d’interacció ni està preparada per cooperar, sinó que la veu d’una manera completament diferent.
Com ja sabeu, no hi haurà una segona oportunitat per a una primera impressió. Heu de poder contactar perquè tots els participants tinguin ànim de discussió. Si l’altre costat no tenia previst inicialment treballar junts, almenys hauria d’interessar l’interlocutor i organitzar una reunió amb ell en un moment més convenient.
A nivell internacional, hi ha especificitats de la comunicació empresarial, perquè diferents característiques culturals poden interferir en gran mesura en el curs de les negociacions. Per exemple, els nord-americans estan acostumats a venir a una reunió a temps i després d’una petita salutació per iniciar-se en el negoci. Els àrabs també són puntuals, però inicien una conversa de negocis de lluny, primer parlant sobre la natura, el clima, el menjar. L’italià no veu res terrible en arribar tard a una reunió i tampoc no comença immediatament una discussió empresarial. I els japonesos evitaran una mirada directa durant una conversa.
Així, vam conèixer quines són les comunicacions empresarials, quines són les seves característiques, quines formes, tipus i estils en són característics.
