Amb quina freqüència el departament de comptabilitat d’una empresa requereix que els seus empleats, a l’hora de comprar determinats béns per efectiu o transferència bancària, aportin un rebut de vendes juntament amb altres documents? Què és aquest formulari, és realment necessari per a operacions de comptabilitat?
Formulari especialitzat
Per començar, convé remarcar que un rebut de vendes és un formulari d’informe estricte. Es proporciona tant a persones físiques com a persones jurídiques com a prova d’una compra finalitzada. Aquest document es publica en dos casos:
- Si el venedor no disposa de caixa registradora.
- A petició del comprador com a transcripció de la llista de productes adquirits.
En el primer cas, a causa de la falta d'equips especials, el venedor no pot emetre cap document de confirmació al comprador d'acord amb els requisits de les normes de negociació, per la qual cosa es veu obligat a omplir un formulari especialment dissenyat a mà, que conté totes les dades i detalls necessaris.
En el segon cas, la situació és diferent. Hi ha caixes registradores que emeten un xec sense especificar el tipus de mercaderia. Indica només la quantitat pagada, cosa que no dóna una idea exhaustiva del fet de venda.
Per a un comprador normal (individu), aquest moment pot ser considerat insignificant. Però per a l’organització (empresa) quan faci entrades de comptabilitat, cal indicar clarament el nom del producte adquirit. En aquest cas, es requereix un rebut de vendes on hi ha tota la informació present.
Per què necessito un rebut de vendes?
Cada document té la seva finalitat. Està determinat per les necessitats vitals de les persones. Es necessita principalment un rebut de vendes per confirmar el fet de l’adquisició de béns i la quantitat de diners dipositats per a una compra perfecta. No es tracta només d’un caprici, sinó d’una necessitat vital.
En primer lloc, l’única forma en què un representant autoritzat d’una empresa pot confirmar el fet de la compra realitzada pagament en metàl·lic per recuperar els costos ocasionats.
En segon lloc, hi ha situacions en què el producte adquirit no té una qualitat adequada. Per canviar-la o retornar-la, cal un document que acrediti la transacció en el context del nom de la mercaderia i la suma de diners pagada per aquesta. Sense tal confirmació, és impossible demostrar que els productes de baixa qualitat es van comprar en un punt de venda determinat a un determinat venedor. Al cap i a la fi, per l’import indicat, el comprador podria adquirir altres productes a un preu inferior. En aquest cas, el retorn serà gairebé impossible.
Com ha de ser el rebut de vendes?
Es poden demanar comprovacions de productes des de la impremta i utilitzar-les segons calgui. No existeix cap forma unificada clara d’aquest document, però el formulari finalitzat ha de contenir certa informació necessària:
- nom del document;
- el seu número de sèrie;
- data d’emissió;
- el nom de l'empresa (organització) que ha compilat el document;
- el seu TIN i el seu domicili legal;
- nom de les mercaderies venudes que indiquen el preu;
- import total de la compra;
- posició i nom complet de la persona que va emetre aquest document i la seva signatura personal;
- segell de l'empresa comercial (si n'hi ha)
Realitzant una comanda per a un rebut de vendes en una impremta, es pot ajustar la mostra al seu criteri. Per exemple, afegiu un logotip de l'empresa o informació sobre obligacions de garantia. Tot això és completament legal.La informació addicional només simplificarà la tasca de l’especialista en l’hora d’emetre xecs i permetrà informar el comprador al màxim.
Necessiteu rebuts en efectiu i vendes junts?
Molt sovint, els empleats comptables tenen preguntes sobre la correcció del disseny dels documents de pagament proporcionats pels empleats. Es pot acceptar el xec d’un caixer per a la seva liquidació sense xec? No hi ha cap resposta única a aquesta pregunta.
En primer lloc, cal recordar que ambdues formes tenen una orientació pròpia. Un rebut en efectiu confirma el fet de la compra en si, i un rebut de vendes és una transcripció detallada d'aquesta transacció. Per exemple, un empleat d'una organització rep diners per obtenir un informe per a la compra de béns específics. Aleshores, d’aquí a tres dies, haurà d’informar sobre la compra documentada. Per fer-ho, necessitarà un xec de la caixa registradora, que registrarà el fet de la venda per un import concret, i un resguard de venda, que descriu detalladament: què, quan i per a quina quantitat va comprar l’empleat. Tots dos documents junts confirmaran la despesa dirigida dels fons rebuts.
No obstant això, segons la Llei Federal núm. 54 de 22.05.2003, hi ha empreses que per la seva naturalesa d’activitat no estan obligades a instal·lar-se mitjançant caixes registradores. S'inclouen punts de venda de revistes, diaris i altres productes relacionats, comerç a fires i mercats. Si la mercaderia s’adquireix a aquests venedors, la disponibilitat d’un rebut de vendes serà suficient. Els representants de les persones jurídiques no han de contactar amb establiments minoristes per evitar possibles malentesos.
Característiques d’emplenar un rebut de vendes
Quan es venguin productes, el venedor ha de proporcionar, a petició del comprador, un rebut de venda. Aquest és el seu dret legal, la vulneració del qual podria comportar penes força justificades. Normalment aquest document és un formulari en format A6 amb els detalls necessaris.
S'han d'omplir totes i les columnes buides haurien de contenir guions per evitar que s'introdueixi informació addicional després d'entregar el document. No és difícil escriure un rebut de vendes. El patró d’emplenament és un procés d’eliminació gradual de les dades necessàries en determinades files i columnes de la taula.
Aquest document elaborat el dia de la compra. El treballador que redacta aquest formulari ha d’introduir informació precisa en una escriptura de mà adequada i llegible. Aquí no es permeten les rectificacions i les correccions. Aquest formulari es considera invàlid i no serà acceptat pel departament de comptabilitat de l'empresa per al seu càlcul.
Com omplir el document?
Típicament, els minoristes tenen en estoc les formes de rebuts de vendes per tal de proporcionar-los al comprador en qualsevol moment a petició. Els representants de les empreses (organitzacions) solen atendre aquests requisits més sovint. Qualsevol venedor ha de saber emplenar un rebut de vendes: es pot fer de dues maneres:
- Amb l’ús de la tecnologia informàtica. Això es fa si la botiga (outlet) registra el rebut i el consum de productes de forma electrònica. L'empleat només pot introduir el nom i la quantitat de les mercaderies seleccionades pel comprador. La resta de dades s’introduiran automàticament en el formulari imprès.
- Manualment. En aquest cas, tota la informació necessària s'introdueix acuradament en un document de formulari estàndard.
Tots els productes s'introdueixen alternativament en una taula especial. En presència de productes similars a diferents preus, cadascun d’ells passa per una línia separada. Per exemple, “un llapis a un preu de 10 rubles per 1 peça” i “un llapis a un preu de 15 rubles per a una peça”.
No es pot escriure "2 llapis per la quantitat de 25 rubles". Cada producte d’un article (o grau) i el seu preu s’han de registrar per separat. Després de la taula amb productes seleccionats, el preu total de compra s’escriu en números i paraules.En conclusió, s'indiquen les dades del venedor, es posa la seva signatura i segell de l'empresa comercial. Si en falta un, no el substituïu per diversos segells. La llei permet elaborar un document sense segell, si no existeix en absolut.
Descarregueu el formulari de recepció de vendes
