Επιχειρηματική επικοινωνία: έννοια, τύποι και χαρακτηριστικά

Η επικοινωνία με τη γενική έννοια είναι μια ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των ανθρώπων ή των ομάδων τους. Υπάρχουν διαπροσωπικές, κοινωνικές (λειτουργικού ρόλου), επιχειρηματικές επικοινωνίες. Το θέμα της συνομιλίας μας θα είναι η τελευταία άποψη.

Τι είναι αυτό;

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι μια αλληλεπίδραση στον τομέα των επίσημων σχέσεων, σκοπός της οποίας είναι η επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων, η επίτευξη ορισμένων αποτελεσμάτων και η βελτιστοποίηση οποιασδήποτε δραστηριότητας. Επιπλέον, κάθε συμμετέχων έχει το δικό του καθεστώς - αφεντικό, υπάλληλο, συνεργάτες, συνεργάτες.

Αν η επικοινωνία πραγματοποιείται μεταξύ ανθρώπων που βρίσκονται σε διαφορετικά βήματα της σταδιοδρομίας (αρχηγός και ερμηνευτής), τότε υπάρχει μια κάθετη σχέση, δηλαδή υποδεέστερες σχέσεις. Αν η αλληλεπίδραση βασίζεται στις αρχές της ισότιμης συνεργασίας, τότε πρόκειται για μια οριζόντια σχέση.

Είναι μια επιχειρηματική επικοινωνία που ένα άτομο εκτελεί καθημερινά στην εργασία, στο πανεπιστήμιο, στα σχολεία, στους επίσημους φορείς. Αυτή είναι η επικοινωνία καθηγητών και φοιτητών, ανωτέρων και υπαλλήλων, συναδέλφων, συνεργατών και ανταγωνιστών.

Εξαρτάται από το πόσο καλά ο συνομιλητής γνωρίζει τους κανόνες, τις μορφές και τις μεθόδους τέτοιων επικοινωνιών, αν μπορεί να επιτύχει το στόχο του. Οι εταίροι πρέπει να μιλούν την ίδια γλώσσα (τόσο κυριολεκτικά όσο και εικαστικά), να κατανοούν ο ένας τον άλλον, να έχουν μια κοινή κοινωνική εμπειρία.

Όροι επικοινωνίας για επιχειρήσεις

Για να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία των επιχειρήσεων, πρέπει να τηρηθούν ορισμένες προϋποθέσεις:

1. Η επικοινωνία πρέπει να έχει έναν κατανοητό στόχο, στην επίτευξη του οποίου ενδιαφέρονται όλα τα πρόσωπα που εμπλέκονται στη διαδικασία. Για παράδειγμα, δικτύωση, σύναψη συμφωνίας, συντονισμός ενός γεγονότος, ανάπτυξη συνθηκών συνεργασίας κ.λπ.
2. Οι συμμετέχοντες πρέπει να έρχονται σε επαφή μεταξύ τους, ανεξάρτητα από τις προτιμήσεις και τις αντιπαθειές τους.
3. Υποχρεωτική συμμόρφωση επιχειρηματική εθιμοτυπία υποταγή, ρόλους εργασίας, τυπικοί περιορισμοί.

Οι τυπικοί περιορισμοί νοούνται ως διάφοροι κανονισμοί, ρουτίνες και πρωτόκολλα, καθώς και η απλή ανάγκη να ελέγχεται η δύναμη των συναισθημάτων του ατόμου και να σέβεται τον συνομιλητή.

Επίσης, ο ηγέτης ή άλλος συμμετέχων που ενδιαφέρεται όσο το δυνατόν περισσότερο πρέπει να βεβαιωθεί ότι η επικοινωνία των επιχειρήσεων είναι διαχειρίσιμη. Είναι απαραίτητο να παρακινήσετε τους συμμετέχοντες να βρουν μια λύση, διαφορετικά θα είναι απλώς παθητικοί παρατηρητές της συνάντησης οι οποίοι δεν προσφέρουν καμία ιδέα.

Μορφές επικοινωνίας επιχειρήσεων

Οι δύο κύριες μορφές επικοινωνίας είναι επικοινωνία (άμεση) επικοινωνία και έμμεση (έμμεση) επικοινωνία.

Στην πρώτη περίπτωση, οι συνομιλητές επικοινωνούν πρόσωπο με πρόσωπο και έχουν την ευκαιρία να αξιολογήσουν την μη λεκτική συμπεριφορά του άλλου, επομένως η αποτελεσματικότητα μιας τέτοιας επαφής είναι υψηλότερη. Στη δεύτερη περίπτωση, η αλληλεπίδραση γίνεται με τη χρήση οποιουδήποτε μέσου επικοινωνίας - τηλεφώνου, γραμμάτων κ.λπ.

Πιο συγκεκριμένα, οι πιο κοινές μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι:

1. Συνάντηση.
2. Παρουσίαση
3. Επιχειρησιακή συνομιλία.
4. Οι διαπραγματεύσεις.
5. Τηλεφωνικές συνομιλίες.
6. Ανταλλαγή επίσημων επιχειρηματικών εγγράφων (αίτηση, σύμβαση, πληρεξούσιο, σημείωμα).
7. Διαβούλευση.
8. Συνέντευξη
9. Δημόσια ομιλία, συνέδρια.

Με τη σειρά τους, χρησιμοποιώντας ξεχωριστές μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας, οι συμμετέχοντες μπορούν να ακολουθήσουν μια προσέγγιση σύγκρουσης ή εταιρικής σχέσης. Η πρώτη επιλογή είναι μια αντιπαράθεση: κάθε πλευρά σκοπεύει να κερδίσει. Μια προσέγγιση εταιρικής σχέσης περιλαμβάνει την εξεύρεση λύσης αποδεκτής από όλους τους συμμετέχοντες.

Στάδια

Παρά το γεγονός ότι τα είδη των επικοινωνιών των επιχειρήσεων είναι διαφορετικά, σχεδόν πάντα χαρακτηρίζονται από διάφορα στάδια:

1. Προετοιμασία. Αυτό θέτει τους στόχους, τους στόχους, τη συλλογή και την ανάλυση πληροφοριών, καθορίζοντας μια στρατηγική για τη συμπεριφορά. Εξάλλου, δεν οργανώνονται επιχειρηματικές συναντήσεις ή διαπραγματεύσεις για να συζητήσουν "για τίποτα" και για να μάθουν πώς είναι τα πράγματα στην προσωπική ζωή των συνομιλητών.
2. Σχεδιασμός. Η συνάντηση μπορεί να πραγματοποιηθεί αυθόρμητα, αλλά εξακολουθεί να πιστεύεται ότι ο επαγγελματίας πρέπει να έχει σαφές σχέδιο: τι θα πει, πώς να υποστηρίξει, τι ακριβώς θέλει να πάρει από την άλλη πλευρά.
3. Συζήτηση - συζήτηση ιδεών, προτάσεων, εύρεση κοινών σημείων ενδιαφέροντος, λήψη κοινής απόφασης.

Το σύστημα αυτό είναι το πλέον σημαντικό για τις διαπραγματεύσεις. Άλλοι τύποι επικοινωνιών ενδέχεται να μην περιλαμβάνουν όλα τα στάδια. Ένα "κρύο" τηλεφώνημα ή η έκδοση οδηγιών, για παράδειγμα, μπορεί να μην περιλαμβάνει καμία συζήτηση.

Στυλ επιχειρησιακής επικοινωνίας

Προσδιορίστε όχι μόνο τους τύπους επιχειρηματικών επικοινωνιών, αλλά και τα στυλ. Όσον αφορά την επαγγελματική αλληλεπίδραση, τα πιο συχνά χρησιμοποιούνται:

1. Τυπική επιχείρηση. Με τη σειρά του, έχει ένα διοικητικό-κληρικό, νομοθετικό και διπλωματικό ύφος. Οι επιχειρηματικές συνομιλίες χαρακτηρίζονται από κλίκες ομιλίας και ορισμένες επικοινωνιακές φόρμες.
2. Επιστημονική. Χρησιμοποιείται στην προετοιμασία εκθέσεων, ομιλιών σε σεμινάρια και διαλέξεις.
3. Δημοσιογράφος. Αυτό περιλαμβάνει οποιαδήποτε απόδοση στο κοινό, μεταξύ άλλων μέσω των μέσων ενημέρωσης.
4. Συνομιλητικό νοικοκυριό. Άτυπες σχέσεις λαμβάνουν χώρα και στο επαγγελματικό περιβάλλον και ενθαρρύνονται σε μεμονωμένες εταιρείες. Οι συνάδελφοι δεν επικοινωνούν πάντα αποκλειστικά με τη βοήθεια σημειώσεων. Ωστόσο, πρέπει να καταλάβετε πού είναι κατάλληλο ένα τέτοιο στυλ και πού δεν είναι.

Χαρακτηριστικά της επικοινωνίας των επιχειρήσεων

Γιατί η επιχειρηματική επικοινωνία απαιτεί προκαταρκτική προετοιμασία για επικοινωνία εκ των προτέρων; Πρώτον, οι άνθρωποι δεν ξοδεύουν μόνο τον προσωπικό και εργασιακό χρόνο τους σε επίσημες συναντήσεις και κανείς δεν θέλει να περιμένει μέχρι ο ιδρυτής να συγκεντρώσει τις σκέψεις του. Δεύτερον, η δεύτερη πλευρά δεν ενδιαφέρεται πάντα για οποιαδήποτε αλληλεπίδραση ή πρόκειται να συνεργαστεί, αλλά τη βλέπει με εντελώς διαφορετικό τρόπο.

Όπως γνωρίζετε, δεν θα υπάρξει δεύτερη ευκαιρία για μια πρώτη εντύπωση. Πρέπει να είστε σε θέση να επικοινωνήσετε, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να έχουν τη διάθεση για συζήτηση. Εάν η άλλη πλευρά δεν είχε αρχικά προγραμματίσει να συνεργαστεί, τότε πρέπει τουλάχιστον να ενδιαφέρεστε για τον συνομιλητή και να κανονίσετε μια συνάντηση μαζί του σε μια πιο βολική στιγμή.

Σε διεθνές επίπεδο, υπάρχουν συγκεκριμένα στοιχεία επικοινωνίας των επιχειρήσεων, επειδή τα διαφορετικά πολιτιστικά χαρακτηριστικά μπορούν να επηρεάσουν σε μεγάλο βαθμό την πορεία των διαπραγματεύσεων. Για παράδειγμα, οι Αμερικανοί είναι συνηθισμένοι να έρχονται σε μια συνάντηση εγκαίρως και μετά από ένα σύντομο χαιρετισμό για να κατεβαίνουν στις επιχειρήσεις. Οι Άραβες είναι επίσης ακριβείς, αλλά ξεκινούν μια επιχειρηματική συζήτηση από μακριά, συζητώντας πρώτα τη φύση, τον καιρό, τα τρόφιμα. Ο Ιταλός δεν βλέπει τίποτα φοβερό να καθυστερεί για μια συνάντηση και επίσης δεν ξεκινά αμέσως μια επιχειρηματική συζήτηση. Και οι Ιάπωνες θα αποφύγουν μια άμεση εμφάνιση κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας.

Έτσι μάθαμε ποια είναι η επιχειρηματική επικοινωνία, ποια είναι τα χαρακτηριστικά της, ποιες μορφές, τύποι και στυλ είναι χαρακτηριστικές της.