Durante el curso de sus actividades, las personas jurídicas a menudo toman decisiones sobre cuestiones sometidas a una reunión general, en la que pueden participar fundadores, accionistas, jefes de unidades, así como representantes de partes que son socios comerciales. En tal situación, las tareas a resolver en la reunión se elaboran utilizando un formulario como el acta de la reunión general. Este es un documento bastante específico, que en forma breve refleja el curso de todo el evento y también puede contener un breve resumen de la información presentada.
Problemas resueltos sobre la base del acta de la junta general
Las minutas de la reunión general son necesarias para resolver varios problemas que son parte integral de la organización o empresa. Con la ayuda de este documento, se pueden hacer cambios en la composición de los fundadores o accionistas, emisión de acciones, reorganización o liquidación de una empresa.
En asuntos para los que es necesaria una decisión colectiva, se debe utilizar el protocolo de la junta general. El modelo de compilación es el mismo para todos esos eventos dentro de la misma organización. Por lo tanto, al ser un reflejo de la actividad económica de la empresa, este documento tiene una importancia jurídica importante.
Las actas de la junta general, una muestra de su compilación y las normas aplicables a su contenido son establecidas por diversos actos legislativos de la Federación de Rusia. Por lo tanto, es necesario cumplir estrictamente con los requisitos establecidos para su ejecución, ya que las autoridades reguladoras durante las inspecciones tienen el derecho de invalidar las decisiones de una entidad jurídica sobre la base de las violaciones existentes y el incumplimiento de los requisitos básicos del protocolo.
Requisitos legales para el registro
El acta de la junta general de miembros que participan en las actividades económicas de la organización debe redactarse a más tardar 15 días después de la fecha de su celebración. El documento se prepara por duplicado y debe contener un conjunto de datos específico:
- Fecha y lugar de reunión.
- El número de votos propiedad de los participantes.
- El número total de votos otorgados a los participantes ausentes.
- Apellido y nombre del presidente de la reunión.
- La composición del presidium.
- La agenda
Como regla general, las actas indican en forma de resúmenes los principales temas sometidos a discusión y votación, y los resultados que han sido aprobados.
Propósito del protocolo
Acta de la junta general - este es un documento delineando el curso de tomar cualquier decisión que determine la dirección de la entidad legal, colectivamente. Todas las formas y tipos de protocolos tienen como objetivo documentar las decisiones tomadas por los órganos colegiados. El protocolo también se elabora durante reuniones de negocios, reuniones de comisiones, negociaciones, reuniones deliberativas. El propósito del protocolo es documentar las decisiones colegiales y los acuerdos alcanzados.
Cualquier empresa u organización debe utilizar los métodos de toma de decisiones colegiadas y poder redactar correctamente las actas de sus reuniones. La importancia de registrar las decisiones adoptadas de manera colegiada es una buena ayuda para la correcta conducta de sus actividades por parte de una entidad legal.
Si el fundador o director de la empresa toma una sola decisión con respecto a la realización de actividades comerciales, una reunión deliberativa se agrupa necesariamente para tomar decisiones importantes sobre la empresa.Por lo tanto, la consideración de tales decisiones y cuestiones emergentes se registra en el acta de la junta general.
Procedimiento importante
El proceso de compilación del protocolo consta de varias etapas:
- Definición y preparación de la agenda.
- Elaboración y preparación de la documentación necesaria.
- Notificación a todos los participantes sobre el lugar de la reunión general.
- Distribución de la información necesaria para que los participantes se preparen para la agenda de la reunión, cubriendo algunos de sus temas.
Antes de comenzar las negociaciones, es necesario registrar los datos de registro de los participantes de la reunión en el protocolo. Para este propósito, se compila una lista de todos los participantes, cuyo número debe corresponder con el número de votos necesarios para tomar una decisión legalmente legal.
Para documentar más información sobre las decisiones tomadas y el curso de la reunión general, se utilizan medios técnicos modernos de grabación de sonido o video, que se utilizan para la estenografía y el procesamiento de todos los discursos y decisiones tomadas. Además, al mismo tiempo que la grabación, es necesario redactar un borrador del acta por escrito durante toda la reunión. Asegúrese de indicar la lista de documentos que participaron en la presentación de preguntas para votación o discusión. Estos son informes, proyectos, referencias utilizadas en la junta general.
Reglas para el registro
Las actas de la junta general de propietarios o participantes deben redactarse de manera competente y cumplir plenamente con los requisitos reglamentarios de la legislación de la Federación de Rusia.
Según su contenido, el documento puede ser tanto un detallado como un resumen de la reunión. Todos los discursos que tuvieron lugar en la reunión general del cuerpo deliberativo se muestran en forma completa. El breve formulario contiene solo información sobre los hablantes, el tema del discurso pronunciado. La forma corta se llama esquema de protocolo. El presidente de la reunión determina el formulario de redacción del protocolo o durante la decisión colegiada. A continuación se presenta un ejemplo de acta de la reunión general de participantes.
Este documento está redactado de conformidad con todas las normas y requisitos del trabajo de oficina para realizar los detalles de acuerdo con GOST.
El contenido del protocolo. Datos de la organización
El acta de la reunión general, una muestra de la cual se encuentra en desarrollo, debe contener necesariamente datos sobre el nombre completo de la organización, así como las abreviaturas aceptadas con respecto a la forma legal (LLC, JSC, etc.). En este caso, el nombre debe corresponder al especificado en el estatuto de la empresa e inscrito en el Registro Estatal Unificado, así como tener una decodificación completa sin el uso de abreviaturas.
Si este es el protocolo de la junta general de la LLC, la muestra se elabora de acuerdo con las mismas reglas y estándares que para las organizaciones que tienen una forma legal de propiedad diferente. Fija la ubicación de la entidad jurídica, reflejada en la forma de un registro de la dirección legal de la organización, y debe corresponder a la registrada en los documentos constitutivos, así como a la inscripción en el Registro Estatal Unificado.
Datos de reuniones
En la siguiente sección, después de especificar los datos legales que reflejan el nombre real de la ubicación de la empresa, es necesario indicar información relacionada con la hora y la forma de la reunión. En primer lugar, se indica el tipo de reunión general, que puede ser anual, extraordinaria, planificada, etc. El protocolo de la reunión general de participantes de LLC de acuerdo con la legislación actual se determina con una frecuencia de al menos una vez al año.
Formularios de reuniones
La forma de la reunión puede definirse como:
- Presencia personal de representantes autorizados o miembros accionistas.
- Formulario de correspondencia mediante la recopilación de documentación enviada anteriormente para aclarar opiniones sobre cuestiones de votación.
La fecha y el lugar de la reunión de la junta asesora también están marcados, se indicó la dirección real en la que se reunieron los participantes.
La parte principal del protocolo.
Se indican el tema, los temas sobre los cuales se realizó la reunión. En el caso de las reuniones anuales, la ley define una serie de cuestiones que deben considerarse. En el resto de la reunión, los participantes son libres de elegir los temas necesarios para resolver.
Se debe indicar la hora de inicio y finalización del registro de personas con derecho a asistir y participar en la discusión. En este caso, el organizador o la secretaria llevan a cabo el procedimiento de registro para todas las llegadas estableciendo la identidad de los presentes e ingresando estos datos en la sección "Presente" del protocolo. Asegúrese de indicar el participante, así como el puesto que ocupa y el número de votos que tiene. En el caso de las sociedades anónimas, también se pueden ingresar datos en una tarjeta de identidad o un poder notarial emitido.
También en esta parte, el momento de la apertura y el cierre de la reunión colegiada, se indican los resultados de la votación, que se fijan en el momento del recuento de votos.
Al considerar cada punto del orden del día, se indicará lo siguiente:
- El número de votos elegibles para participar en la reunión.
- El número de votos emitidos.
- El número de votos emitidos para diferentes opciones de votación.
- La redacción de las decisiones tomadas.
Esto es seguido por una sección donde se registran todas las disposiciones principales de los discursos escuchados, así como los nombres de las personas que hablaron sobre cada tema. La información se presenta en forma de resúmenes que constituyen un resumen de los discursos.
Parte final
Después de redactar el acta de la junta general de fundadores, accionistas u otros participantes, se sellarán las firmas del presidente y del secretario de la junta. También se establece la fecha de su preparación, que puede no coincidir con la fecha de la reunión.
Protocolos especiales y reuniones
Otra instancia interesante de dicha documentación es el acta de la reunión general de los propietarios de la casa o asociación hortícola. Dichas reuniones y su grabación se distinguen por el hecho de que los participantes tienen los mismos derechos y, en caso de que una gran cantidad de personas no se presenten, las decisiones aún pueden tomarse en base a las opiniones de quienes llegaron y participaron en la resolución de los problemas sometidos a discusión. Sobre la base de dicho protocolo, los miembros restantes del parque de viviendas o la asociación de jardinería están obligados a someterse a las decisiones tomadas, independientemente de si participaron en esta reunión o no.
Al redactar dicho documento, generalmente indica la composición del comité de recuento. Tanto las personas autorizadas como las seleccionadas mediante votación de los participantes presentes pueden actuar como presidente y secretario de la reunión. Camino gestión de edificios de apartamentos o la asociación general de propietarios de locales residenciales o terrenos selecciona una asociación hortícola. Las decisiones tomadas sobre estos temas son vinculantes para todos los propietarios.
La ejecución del acta de la junta general requiere atención especial y ciertas habilidades documentales. El descuido de las reglas establecidas para la ejecución de este documento no debe permitirse, ya que es el único reflejo documental de la legalidad de las decisiones de la reunión colegiada, que son importantes, y también tienen una gran fuerza legal y se proporcionan durante auditorias autoridades reguladoras.
