¿Con qué frecuencia el departamento de contabilidad de una empresa exige a sus empleados, cuando compran ciertos bienes por dinero en efectivo o transferencia bancaria, que proporcionen un recibo de compra junto con otros documentos? ¿Cuál es este formulario? ¿Es realmente necesario para las operaciones contables?
Formulario Especializado
Para empezar, vale la pena señalar que un recibo de venta es un formulario de informe estricto. Se proporciona tanto a personas físicas como jurídicas como prueba de una compra completa. Este documento se emite en dos casos:
- Si el vendedor no tiene una caja registradora.
- A pedido del comprador como transcripción de la lista de bienes comprados.
En el primer caso, debido a la falta de equipo especial, el vendedor no puede emitir un documento de confirmación al comprador de acuerdo con los requisitos de las reglas comerciales, por lo tanto, se ve obligado a completar un formulario especialmente diseñado a mano, que contiene todos los datos y detalles necesarios.
En el segundo caso, la situación es algo diferente. Hay cajas registradoras que emiten un cheque sin especificar el tipo de bienes. Indica solo la cantidad pagada, lo que no da una idea exhaustiva del hecho de la venta.
Para un comprador ordinario (individual), este momento puede considerarse insignificante. Pero para la organización (empresa) al hacer entradas contables, es necesario indicar claramente el nombre del producto comprado. En este caso, se requiere un recibo de venta donde toda la información está presente en su totalidad.
¿Por qué necesito un recibo de compra?
Cada documento tiene su propósito. Está determinado por las necesidades vitales de las personas. Se necesita principalmente un recibo de venta para confirmar el hecho de la adquisición de bienes y la cantidad de dinero depositada para una compra perfecta. Esto no es solo un capricho, sino una necesidad vital.
En primer lugar, la única forma en que un representante autorizado de una empresa puede confirmar el hecho de una compra realizada para pago en efectivo para recuperar los costos incurridos.
En segundo lugar, hay situaciones en las que el producto comprado es de calidad inadecuada. Para cambiarlo o devolverlo, necesita un documento que certifique la transacción en el contexto del nombre de los productos y la suma de dinero pagada. Sin dicha confirmación, es imposible demostrar que los productos de baja calidad se compraron en un punto de venta particular de un vendedor en particular. Después de todo, por la cantidad indicada, el comprador podría comprar varios otros bienes a un precio más bajo. En este caso, el regreso será casi imposible.
¿Cómo debe ser un recibo de compra?
Los controles de productos pueden solicitarse a la imprenta y utilizarse según sea necesario. No existe una forma unificada clara de este documento, pero la forma final debe contener cierta información necesaria:
- nombre del documento;
- su número de serie;
- fecha de expedición;
- nombre de la empresa (organización) que compiló el documento;
- su TIN y dirección legal;
- nombre de los bienes vendidos indicando el precio;
- monto total de la compra;
- posición y nombre completo de la persona que emitió este documento y su firma personal;
- sello de la empresa comercial (si existe).
Al realizar un pedido de un recibo de compra en una imprenta, la muestra se puede ajustar a su discreción. Por ejemplo, agregue un logotipo de la empresa o información sobre obligaciones de garantía Todo esto es completamente legal.La información adicional solo simplificará el trabajo del especialista en la emisión de cheques y permitirá informar al comprador de manera más completa.
¿Necesita efectivo y recibos de ventas juntos?
Muy a menudo, los empleados de contabilidad tienen preguntas sobre la exactitud del diseño de los documentos de pago proporcionados por los empleados. ¿Se puede aceptar un cheque de caja para su liquidación sin un cheque de caja? No hay una respuesta única para esta pregunta.
En primer lugar, debe recordarse que ambas formas tienen sus propios objetivos. Un recibo en efectivo confirma el hecho de la compra en sí, y un recibo de venta es una transcripción detallada de esta transacción. Por ejemplo, un empleado de una organización recibe dinero para un informe por la compra de bienes específicos. Luego, dentro de los tres días, debe informar sobre la compra documentada. Para hacer esto, necesitará un cheque de la caja registradora, que registrará el hecho de la venta por un monto específico, y un recibo de venta, que describe en detalle: qué, cuándo y por qué monto compró el empleado. Ambos documentos juntos confirmarán el gasto específico de los fondos recibidos.
Sin embargo, de acuerdo con la Ley Federal No. 54 del 22/05/2003, hay empresas que, por su naturaleza de actividad, no están obligadas a liquidar utilizando cajas registradoras. Estos incluyen puntos de venta de revistas, periódicos y otros productos relacionados, comercio en ferias y mercados. Si los bienes se compran a dichos vendedores, entonces la disponibilidad de un recibo de compra será suficiente. Los representantes de las entidades legales no deben comunicarse con dichos puntos de venta para evitar posibles malentendidos.
Características de llenar un recibo de compra
Al vender productos, el vendedor debe, a solicitud del comprador, proporcionarle un recibo de compra. Este es su derecho legal, cuya violación podría implicar sanciones bastante justificadas. Por lo general, este documento es un formato de formato A6 con los detalles necesarios ingresados.
Todos deben rellenarse, y las columnas vacías deben contener guiones para evitar ingresar información adicional después de entregar el documento. No es difícil escribir un recibo de venta. El patrón de relleno es un proceso de introducción gradual de los datos necesarios en ciertas filas y columnas de la tabla.
Este documento elaborado el día de la compra. El trabajador que elabora este formulario debe ingresar información precisa con una letra clara y legible. Tachados, correcciones y correcciones no están permitidos aquí. Tal formulario se considera inválido y no será aceptado por el departamento de contabilidad de la empresa para el cálculo.
¿Cómo rellenar el documento?
Por lo general, los minoristas tienen en existencia los formularios de recibos de ventas para proporcionarlos al comprador en cualquier momento a petición suya. Muy a menudo, tales requisitos son abordados por representantes de empresas (organizaciones). Cualquier vendedor debe saber cómo completar un recibo de venta: esto se puede hacer de dos maneras:
- Con el uso de la tecnología informática. Esto se hace si la tienda (outlet) registra el recibo y el consumo de productos en forma electrónica. El empleado solo puede ingresar el nombre y la cantidad de los bienes seleccionados por el comprador. Los datos restantes se ingresarán automáticamente en el formulario impreso.
- Manualmente En este caso, toda la información necesaria se ingresa cuidadosamente en un documento de formulario estándar.
Todos los productos se ingresan alternativamente en una tabla especial. En presencia de productos similares a precios diferentes, cada uno de ellos va como una línea separada. Por ejemplo, "un lápiz a un precio de 10 rublos por 1 pieza" y "un lápiz a un precio de 15 rublos por 1 pieza".
No puede escribir "2 lápices en la cantidad de 25 rublos". Cada producto de un artículo (o grado) y su precio deben registrarse por separado. Después de la tabla con los productos seleccionados, el precio total de compra se escribe en números y palabras.En conclusión, se indican los datos del vendedor, se ponen su firma y sello de la empresa comercial. Si falta uno, no lo reemplace con varios sellos. La ley le permite redactar un documento sin sello, si es que no existe.
Descargue el formulario de recibo de compra
