Tuotantoympäristössä syntyy usein tilanne, kun yksi työntekijöistä päättää välittää tämän tai toisen tiedon johdolleen. Tällaista kirjallista vetoomusta kutsutaan ”muistioksi”. Mikä on tämä asiakirja ja miten se kootaan? Tästä kannattaa puhua erikseen.
Peruskäsitteet
Jokaisella työntekijällä on oikeus ottaa yhteyttä välittömään esimieheensä. Hän voi tehdä tämän sekä suullisesti että kirjallisesti. Ensimmäisessä tapauksessa kaikki tapahtuu normaaliin keskusteluun, joka ei velvoita kaikkia osapuolia mihinkään. Toisessa vetoomus on jo virallinen.
Tällaista yritystodistusta kutsutaan ”muistioksi”. Mitä eroa tällaisen asiakirjan ja muiden johdolle osoitettujen lausumien välillä on? Kysymyksen ydin on sen nimessä. Työntekijä laatii tällaisen paperin raportoidakseen tietystä tilanteesta tai tapahtumasta. Tiedot voivat koskea yksilöä, toimipaikkaa tai tuotantoa kokonaisuutena. Muistio voi liittyä sekä sisäisiin että ulkoisiin asiakirjoihin sen mukaan, kenelle se lähetetään. Ensimmäinen vaihtoehto on, kun työntekijä osoittaa minkä tahansa tietyn yrityksen tason päällikölle. Ja toinen saadaan, jos hän lähettää paperinsa ylemmälle viranomaiselle. Sitten hän menee luonnollisesti ulkoiselle tasolle.
Ongelman ydin
Pääsääntöisesti muistio laaditaan tiettyä tarkoitusta varten. Se voidaan kirjoittaa, jotta:
- Korjaa tilanne. Esimerkiksi työntekijällä on tosiasioita, että yritys ryhtyy toimiin, jotka häiritsevät työprosessin normaalia kulkua. Hän ilmoittaa tästä johdolle pyynnöstä ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin.
- Suojaa itseäsi vääryydeltä. Näin tapahtuu, kun henkilö näkee puolueellisen asenteen ja ilmoittaa siitä välittömälle johdolleen. Hän tekee tämän etsiessään apua ja suojaa.
- Paranna työtä. Joskus yksi työntekijöistä huomaa, että muiden osastojen tai rakenneyksiköiden työntekijät tekevät virheitä, jotka johtavat heikentyneeseen tehokkuuteen. Sitten hän kääntyy johtajan puoleen auttaakseen palauttamaan järjestyksen.
- Vältä ei-toivottua vastuuta. Tämä tapahtuu, kun tapahtuma tapahtuu. Kun työntekijä on kertonut hänelle esimiehestään, hän luo itselleen suotuisat olosuhteet, kun häntä ei voida valittaa.
Jokaisessa näissä tapauksissa työntekijä ei vain välitä tietoja, vaan pyytää apua ongelman ratkaisemisessa.
Kohtuullinen rangaistus
Työkurin avulla kansalainen voi tunnollisesti suorittaa tehtävänsä työpaikallaan. Lisäksi hänen on noudatettava hyväksyttyä määräystä ja kaikkia työnantajansa määräyksiä ja määräyksiä. Mutta elämässä kaikki ei tapahdu niin sujuvasti. Joskus työntekijöiden toiminta poikkeaa yleisesti hyväksytyistä normeista. Tässä tapauksessa välittömät pomot pitävät velvollisuutenaan tiedottaa yrityksen johdolle tapahtumasta. Tällaisen signaalin tulos on muistio työkurin rikkomisesta.
Yleensä tässä asiakirjassa tapaus koskee:
- Erityisten määräysten noudattamatta jättäminen.
- Suorien rikoksentekijän asemaan liittyvien toimintojen suorittamatta jättäminen
- Työkurin rikkomukset. Tämä tarkoittaa poissaoloja, myöhästymistä, humalassa oloa työpaikalla ja muita tapauksia.
- Lainvastaisten tekojen tekeminen, joihin liittyy hallinnollinen tai rikosoikeudellinen vastuu. Tässä tapauksessa puhumme varkauksista, pilaamisesta, kavalluksesta ja muista rikoksista.
Jokaisessa näissä tapauksissa tekijän on kannettava ansaittu rangaistus.
Asiakirjan kirjoittaja
Useimmiten muistion työntekijästä laatii hänen välitön esimies. Siinä hän välittää johdolle alaistensa toiminnan negatiiviset puolet.
Samanaikaisesti asiakirja sisältää yleensä tekijän henkilökohtaisen arvion. Yhdessä näkemyksensä kanssa ongelmasta hän tarjoaa mahdollisia ratkaisuja. Mutta viimeinen sana on tietysti johtajalle. Esimerkiksi työntekijä teki vaivan. Tällöin hänen pomo laatii ohjaajalle osoitetun asiakirjan, joka alkaa yleensä sanoilla ”kiinnitän huomionne”. Sitten hän kuvailee yksityiskohtaisesti, milloin rikkomus tapahtui, ja tarjoaa puolestaan mahdollisuuden rangaista huolimattomasta työntekijästä. Koska tällainen huomautus viittaa sisäiseen käyttöön tarkoitettuihin asiakirjoihin, se voidaan antaa tavalliselle tyhjälle A4-arkille. Teksti on esitetty mielivaltaisessa muodossa. Se voidaan ehdollisesti jakaa kahteen osaan. Yksi sisältää kuvaus ongelmasta, ja toinen sisältää päätelmät ja konkreettiset ehdotukset siitä.
Erityinen rikkomus
Yksi työkurin rikkomusten tyypeistä on työntekijän laiminlyönti päähän hänelle osoittamasta tehtävästä. Näin voi tapahtua, jos työntekijä unohti, ei pystynyt tai vain jättänyt huomiotta tämän tilauksen.
Tällainen toiminta katsotaan kurinalaisuudeksi ja välitön esimies laatii muistion toimeksiannon laiminlyönnistä. Tällaisesta rikoksesta henkilö on rangaistava oikeudenmukaisesti. Mutta tämä tapahtuu vasta sen jälkeen, kun hän antaa selityksen tapahtuneesta. Jos syyt, jotka saivat työntekijän tällaiseen toimintaan, vaikuttavat vakuuttavalta, hän voi jopa välttää rangaistuksen. Asiaa on vaikeampi ratkaista, kun työntekijän tottelemattomuus johtaa kielteisiin seurauksiin. Täällä hän tuskin pystyy pysymään poissa. Varsinkin jos tällaisen laiminlyönnin seurauksena aiheutui vahinkoa tai vakavaa vahinkoa. Rangaistus määräytyy tässä tapauksessa asiaa koskevien säädösten perusteella.
Kuinka tehdä raportti?
Minkä tahansa tason johtajan tulisi osata kirjoittaa muistio. Otos voidaan harkita tietyn esimerkin avulla. Oletetaan, että jokin työntekijä ei tullut ajoissa töihin, ja silloin vierailija odotti häntä siellä allekirjoittamaan tärkeän sopimuksen. Muutaman tunnin kuluttua työntekijä kuitenkin ilmestyi, mutta aika meni ja asiakas oli jo poistunut. Tällainen teko sisältää useita rikkomuksia samanaikaisesti:
- myöhässä töistä;
- tapaamisen keskeytyminen;
- vahingot, jotka yritykselle aiheutuvat sopimuksen allekirjoittamatta jättämisestä.
Jos nykyistä tilannetta ei voida muuttaa, pomo on velvollinen ilmoittamaan tästä johdolle.
Samankaltaisen asiakirjan pitäisi näyttää tältä:
- Ensinnäkin oikeassa yläkulmassa on kirjoitettu "korkki", joka osoittaa kenelle ja keneltä se on suunnattu.
- Edelleen keskelle on kirjoitettu nimi.
- Alla on pääteksti, jossa tiedot on asetettu tiettyyn järjestykseen. Ensin kuvataan tilanne. Sitten seuraa pyyntö selvittää se. Sen jälkeen tehdään johtopäätös kaiken edellä esitetyn perusteella. Lopuksi kirjoittaja voi ilmaista ideoitaan tai ehdotuksiaan, kuinka hänen mielestään parhaiten päästä pois tästä tilanteesta.
- Aivan alareunaan hän asettaa päivämäärän ja allekirjoituksen, täydellisenä F. I. O.: n sanamuodon ja hänen kannanoton.
Syystä riippuen huomautuksen teksti voi olla puhtaasti informatiivista tai edellyttää johdon puuttumista järjestyksen palauttamiseen.
