Viestintä yleisessä mielessä on tietojen vaihtoa ihmisten tai heidän ryhmiensä välillä. Siellä on ihmissuhde, sosiaalinen (funktionaalinen rooli), yritysviestintä. Keskustelumme aihe on viimeinen näkymä.
Mikä tämä on?
Liikeviestintä on virallisten suhteiden vuorovaikutus, jonka tarkoituksena on ratkaista tietyt ongelmat, saavuttaa tietyt tulokset ja optimoida mikä tahansa toiminta. Lisäksi jokaisella osallistujalla on oma asema - pomo, alainen, kollegat, kumppanit.
Jos viestintä tapahtuu ihmisten välillä, jotka ovat uraportaikkojen eri vaiheilla (johtaja ja esittäjä), silloin on olemassa vertikaalinen suhde, toisin sanoen alaiset suhteet. Jos vuorovaikutus perustuu tasa-arvoisen yhteistyön periaatteisiin, niin tämä on horisontaalinen suhde.
Se on yritysviestintää, jota henkilö harjoittaa päivittäin töissä, yliopistossa, kouluissa ja virallisissa laitoksissa. Tämä on opettajien ja opiskelijoiden, esimiesten ja alaisten, kollegoiden, yhteistyökumppaneiden ja kilpailijoiden viestintää.
Se, kuinka hyvin keskustelukumppani tuntee tällaisen viestinnän säännöt, muodot ja menetelmät, pystyykö hän saavuttamaan tavoitteensa. Kumppanien on puhuttava samaa kieltä (sekä kirjaimellisesti että kuviollisesti), ymmärrettävä toisiaan, oltava yhteinen sosiaalinen kokemus.
Liikeviestinnän ehdot
Jotta yritysviestintä olisi tehokasta, on noudatettava useita ehtoja:
- Viestinnällä tulisi olla ymmärrettävä tavoite, jonka saavuttamiseen kaikki prosessissa mukana olevat henkilöt ovat kiinnostuneita. Esimerkiksi verkostoituminen, sopimuksen tekeminen, tapahtuman koordinointi, yhteistyöehtojen kehittäminen jne.
- Osallistujien tulee ottaa yhteyttä toisiinsa tykkäyksistä ja inhoimuksista riippumatta.
- Pakollinen noudattaminen liiketiketti alaisuus, työtehtävät, muodolliset rajoitukset.
Muodolliset rajoitukset ymmärretään erilaisiksi määräyksiksi, rutiineiksi ja protokolliksi sekä banaaliseksi tarpeeksi hallita omien tunteiden voimaa ja kunnioittaa keskustelukumppania.
Myös johtajan tai muun mahdollisimman kiinnostuneen osallistujan tulisi varmistaa, että yritysviestintä on hallittavissa. On välttämätöntä motivoida osallistujia löytämään ratkaisu, muuten he ovat vain passiivisia kokouksen tarkkailijoita, jotka eivät tarjoa ideoita.
Liikeviestinnän muodot
Kaksi viestinnän päämuotoa ovat kontakti (suora) viestintä ja epäsuora (epäsuora).
Ensimmäisessä tapauksessa keskustelukumppanit kommunikoivat kasvotusten ja heillä on mahdollisuus arvioida toistensa sanatonta käyttäytymistä, joten tällaisen yhteyden tehokkuus on parempi. Toisessa tapauksessa vuorovaikutus tapahtuu millä tahansa viestintävälineillä - puhelimitse, kirjeillä jne.
Tarkemmin sanottuna liiketoiminnan viestinnän yleisimmät muodot ovat:
- Kokouksessa.
- Esitys.
- Liikekeskustelu.
- Neuvotteluihin.
- Puhelinkeskusteluja.
- Virallisten yritysasiakirjojen vaihto (hakemus, sopimus, valtakirja, muistio).
- Kuuleminen.
- Haastattelu.
- Julkinen puhuminen, konferenssit.
Osallistujat voivat puolestaan käyttää erillisiä yritysviestinnän muotoja vastakkainasetteluun tai kumppanuuteen. Ensimmäinen vaihtoehto on vastakkainasettelu: molemmat osapuolet aikovat voittaa. Kumppanuuslähestymistapaan sisältyy kaikkien osallistujien hyväksyttävän ratkaisun löytäminen.
vaiheet
Huolimatta siitä, että yritysviestinnän tyypit ovat erilaisia, niille on melkein aina ominaista useita vaiheita:
- Valmistus. Tämä on tavoitteiden asettaminen, tiedon kerääminen ja analysointi, käyttäytymisstrategian määrittäminen. Loppujen lopuksi liiketapaamisia tai neuvotteluja ei järjestetä, jotta voitaisiin keskustella “ei mistä tahansa” ja selvittää miten asiat ovat keskustelleiden henkilökohtaisessa elämässä.
- Suunnittelua. Kokous voidaan pitää spontaanisti, mutta uskotaan silti, että ammattilaisella tulisi olla selkeä suunnitelma: mitä hän sanoo, kuinka väittää, mitä tarkalleen haluaa saada toiselta puolelta.
- Keskustelu - keskustelu ideoista, ehdotuksista, yhteisten kiinnostavien kohteiden löytäminen, yhteisen päätöksen tekeminen.
Tämä järjestelmä on olennaisin neuvotteluissa. Muun tyyppinen viestintä ei välttämättä sisällä kaikkia vaiheita. Esimerkiksi ”kylmä” puhelu tai ohjeiden antaminen ei saa sisältää keskustelua.
Liikeviestinnän tyylit
Määritä paitsi yritysviestinnän tyypit myös tyylit. Ammatillisessa vuorovaikutuksessa käytetään yleensä seuraavia:
- Muodollinen liike. Sillä on puolestaan hallinnollisia toimisto-, lainsäädäntö- ja diplomaattisia yleviä. Liikekeskusteluille on ominaista puhetiehykset ja tietyt kommunikatiiviset muodot.
- Science. Käytetään raporttien, seminaareihin ja luentoihin liittyvien puheiden valmistelussa.
- Tiedottaja. Tähän sisältyy kaikki esiintymiset julkisesti, myös tiedotusvälineiden välityksellä.
- Keskusteleva kotitalous. Epäviralliset suhteet tapahtuvat myös ammatillisessa ympäristössä, ja niitä kannustetaan yksittäisissä yrityksissä. Kollegat eivät aina kommunikoi yksinomaan muistion avulla. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä, missä tällainen tyyli on sopiva ja missä ei.
Liikeviestinnän ominaisuudet
Miksi yritysviestintä vaatii viestinnän valmistelua etukäteen? Ensinnäkin, ihmiset eivät vain vie henkilökohtaista ja työaikaansa virallisiin kokouksiin, eikä kukaan halua odottaa, kunnes aloitteentekijä kokoaa ajatuksensa. Toiseksi, toinen puoli ei ole aina kiinnostunut minkäänlaisesta vuorovaikutuksesta tai on asetettu yhteistyöhön, mutta näkee sen aivan eri tavalla.
Kuten tiedät, ensimmäisellä vaikutelmalla ei ole toista mahdollisuutta. Sinun on kyettävä ottamaan yhteyttä, jotta kaikki osallistujat saavat tunnelman keskusteluun. Jos toinen osapuoli ei alun perin suunnitellut työskennellä yhdessä, sinun tulee ainakin kiinnostaa keskustelukumppania ja järjestää tapaaminen hänen kanssaan sopivana ajankohtana.
Kansainvälisellä tasolla on yritystoiminnan viestinnän erityispiirteitä, koska erilaiset kulttuuriset ominaispiirteet voivat merkittävästi häiritä neuvottelujen kulkua. Esimerkiksi amerikkalaiset ovat tottuneet tulemaan tapaamiseen ajoissa ja lyhyen tervehdyksen jälkeen päästäkseen liikkeelle. Arabit ovat myös täsmällisiä, mutta he alkavat liikekeskustelua kaukaa keskustelemalla ensin luonnosta, säästä, ruoasta. Italialainen ei näe mitään kauhistuttavaa myöhästyessään kokousta, eikä myöskään aloita heti liikekeskustelua. Ja japanilainen välttää suoraa katselua keskustelun aikana.
Näin opimme, mikä on yritysviestintä, mitkä ovat sen piirteet, mitkä muodot, tyypit ja tyylit ovat sille ominaisia.
