Melkein jokaisella työntekijällä tulisi olla kädessä näytemuistio. Tämä on erittäin tärkeä asiakirja sisäisestä viestinnästä, jota ilman useimpien suurten instituutioiden normaali toiminta on mahdotonta.
Raportin huomautuksen määritelmä
Muistio on asiakirja, joka on suunniteltu siirtämään tietoa palvelupäässä pystysuunnassa alhaalta ylöspäin. Sen tarkoituksena on tiedottaa välittömälle pomolle tosiasioista ja tapahtumista, joita tapahtuu työn suorittamisen aikana.
Raportoivan työntekijän informoinnin lisäksi sen kääntäjä tarjoaa toimenpiteitä, joita on sovellettava tilanteen analysoinnin jälkeen.
Lähes jokainen osastopäällikkö osaa taitaa muistio. näyte se on aina työpöydällä. Raportin rakenne on melkein sama, mutta painopiste on hieman erilainen.
muistio lähetetään vaakatasossa, johtajasta yhden tason johtajaksi. Raportointi kirjoitetaan alaisen välittömälle esimiehelle pystysuunnassa.
Muistiinpanojen teema
Muistomerkin kirjoittamisen syy voi olla mikä tahansa tapahtuma yrityksessä. Nykyään esimerkiksi esimerkki työntekijöiden epäkohteliaisuutta koskevasta muistiosta ei ole niin yleinen, mutta jopa 30–35 vuotta sitten se oli laajalle levinnyt ilmiö.
Nykyään ilmoitetaan useammin virallisten tehtävien suorittamatta jättämisestä, myöhästymisestä. Ne voidaan myös koota vastaamaan tietyn työntekijän tai yksikön koko henkilöstön pyynnöstä.
Työntekijät kirjoittavat myös raportteja korkeampien viranomaisten saamien ohjeiden toteuttamisesta, etenkin jos ne annettiin kirjallisesti.
Tuotantotapahtumista, odottamattomista tilanteista tai suunnitelluista toimista tulee säännöllisesti myös informatiivinen tilaisuus raportin kirjoittamiseen. Siksi tämän asiakirjan aihe on melko kattava ja voi kattaa ehdottomasti kaikki tuotantoprosessin näkökohdat, joista tulisi ilmoittaa ylemmille viranomaisille.
Raportoinnin painopiste
Jokainen yritys tietää, että muistioita on kahden tyyppisiä: sisäiset ja ulkoiset. Yleisemmin käytetty sisäinen. Ne eivät ylitä yhden rakenneyksikön rajoja ja lähetetään työntekijältä välittömälle esimiehelle. Kuka tahansa, jolla on tällainen tarve, voi kirjoittaa sen. Esimerkki tästä on muistio virallisten tehtävien laiminlyönnistä, jonka otoksen on jokaisessa henkilöstöosastossa.
Ulkoinen raportointi ylittää rakenneyksikön rajojen ja lähetetään päällikön puolesta ylemmälle johtajalle. Jos sisäosa voidaan tehdä tavalliselle A4-arvolle, ulkoinen lähetetään vain kirjelomakkeelle ja varustetaan yksikön sinetillä, jos sellainen on. Mutta molemmat näistä tyypeistä on koottava tiukasti GOST: n mukaan, muuten niitä ei voida liittää yrityksen yleiseen dokumentaatioon.
välineet
GOST: n mukaan jokaisessa muistion näytteessä on oltava tietyt yksityiskohdat, joita ilman asiakirja lakkaa olemasta.
Raportti alkaa yksityiskohdilla, jotka osoittavat yrityksen tai sen rakenneyksikön nimen. Lisäksi, kuten lausunnossa, on otsikko, joka osoittaa vastaanottajan ja muistion kirjoittajan. On erittäin tärkeää ilmoittaa heidän virkojensa täydellinen nimi.Asiakirjan nimi on kirjoitettu uudelle riville, ja sen alla on sen otsikko, joka alkaa sanoilla "Mitä tulee ..." tai "Voi ...". Tämä valmistaa lukijaa heti siihen, millaisia tietoja asiakirjan rungossa esitetään. Pääosa koostuu kahdesta ehdollisesta osasta. Ensimmäisessä esitetään tapahtuman koko ydin, ja toisessa annetaan suosituksia tai laaditaan vetoomus edellä mainitun syyn toteuttamiseksi. Raportti on suljettu päiväyksellä ja valmistelijan allekirjoitus tulkinnallaan.
Henkilöt, joilla on oikeus laatia raportteja
Jokaisen yrityksen tulisi tietää kuinka kirjoittaa raportti työntekijästä tai tapahtumasta. Tästä riippuu onko se laillinen ja ylittävätkö kaikki myöhemmät toimet lain soveltamisalan.
Kuka tahansa, jolla on samanlainen tarve, voi laatia tällaisen asiakirjan. Alemman tason työntekijät toimittavat useammin informatiivisia huomautuksia toimeksiantojen, työmatkojen ja tarkastusten toteuttamisen edistymisestä. Harvemmin he kirjoittavat raportteja kollegoilleen heidän suorittamatta jättämisestä.
Mutta osastojen päälliköt seuraavat usein kurinalaisuutta. Sen rikkomuksesta tulee syy taloudellisiin seuraamuksiin. Mutta heidän nimittämisensä vuoksi on esitettävä vahvat perustelut.
Pääsääntöisesti yhdessä muistion kanssa johtajalle toimitetaan selittävä kirje, joka osoittaa tapahtuman hyvät tai ei kovin hyvät syyt. Näiden kahden asiakirjan perusteella laaditaan sopiva tilaus yritykselle.
Todiste toteutettavuudesta
Jokaisessa henkilöstöosastossa ja missä tahansa kirjanpito-osastossa on näyte muistilta. Tämä asiakirja on painava vahvistus siitä, että tietyt toimet on suoritettu kohtuullisesti.
Valtion omistamissa yrityksissä useiden viranomaisten suorittamat tarkastukset tapahtuvat usein. Kaikkien niiden tarkoituksena on vahvistaa budjettivarojen kassavirran laillisuus. Palkkion perusteeton kertyminen tai palkasta vähennys on vakava rikkomus, josta seuraa seuraamuksia.
Mutta sellaisen muistion olemassaolo, josta on ryhdytty oikeustoimiin, on vakava peruste tähän tai toiseen tosiseikkaan. Muistio voi olla argumentti jopa oikeudenkäynnissä, jos sen laatii muodossaan ja hyväksyy vastaanottaja, joka on vastaanottanut ja perehtynyt sen sisältöön.
Muistioiden yleisyys
Historiallisesti tapahtui niin, että muistion muoto, jonka esimerkki on annettu tässä artikkelissa, ei juurikaan juurtunut yksityiseen yritystoimintaan. Yksityishenkilöiden omistamissa yrityksissä ja tuotantokysymyksissä on yleistä ratkaista tuotantokysymykset suullisesti tai laatimalla tilauksia. Tämä johtuu siitä, että yrityksellä on huomattavasti vähemmän sitä hallitsevia ulkoisia elimiä, joille ei ole tarpeen raportoida tiettyjen toimien laillisuudesta. Mutta täällä on paikka taloudellista liikevaihtoa koskeville raportteille, koska veroviranomaisten valvonta on edelleen olemassa.
Hallituslaitoksissa muistioita on yleistä. Niiden avulla jokainen alainen voidaan jälleenvakuuttaa siirtäen yhdessä asiakirjan kanssa vastuun ongelman ratkaisemisesta välittömälle esimiehelleen.
Esimerkki työntekijän muistiosta
Yksinkertaisin raportti laaditaan siitä, että työntekijä ei ole noudattanut virkavelvoitteitaan tai rikkonut työkuria.
Aloitamme asiakirjan yksikön nimellä: ”Maatalouden tutkimusinstituutin tietoosasto”. Seuraavaksi kirjoitamme hattu: “Tietoosaston päällikölle Ivanov I. I., kolmannen tason ohjelmoijalta Petrov P. P.”
Raportin osassa todetaan huomautuksen ydin: ”Haluan kiinnittää huomionne huomion siihen, että nuorempi ohjelmoija Sidorov Ivan Ivanovich tuli töihin 2. kesäkuuta 2011 myöhään kello 2 ja äärimmäisen päihteyden tilassa.Rikkominen ei toimittanut päteviä syitä ja todisteitaan, mutta vastasi pyyntöön avoimella epäkohteliaisuudella, joka oli osoitettu minulle. Edellä mainittujen työkurin rikkomusten säännöllisyyden vuoksi ehdotan, että otettaisiin asianmukaiset rangaistukset huomautuksella ja vähennettäisiin sakko, joka vastaa hänen työnsä maksamista 2 tuntia palkasta, jonka aikana I. Sidorov ei ollut työssä. "
Raportti suljetaan päivämäärällä ja allekirjoituksella salauksen purkamiseen.
Kokoonpanosuositukset
Jos tutkit huolellisesti kutakin näyteraporttia, tulee huomaavaiseksi, että ne kaikki on suunniteltu tiukasti virallisessa liiketoiminnassa. Ei ole mitään syytä poiketa siitä ja mennä yksityiskohtiin niiden kuvauksen kanssa keskustelutyyliin. Mitä selkeämpi ja tiiviimpi teksti on, sitä lähempänä se on nykyiseen mietintöön.
Muista analysoida kuvattu tapaus ja antaa suosituksiasi asiasta. Tämä ei tarkoita, että niin tulee olemaan. Päälliköllä on oikeus päättää millaisia seuraamuksia suorittaa, mutta useammin hän on samaa mieltä raportin laatijan ehdotuksista, koska hänellä ei ole aikaa tutkia kaikkia yksityiskohtia.
Muista, että muistio on täysimittainen oikeudellinen asiakirja, jonka oikeellisuuden vakuutat omalla allekirjoituksellasi.
