Komunikacija u općem smislu je razmjena informacija između ljudi ili njihovih grupa. Postoje međuljudske, socijalne (funkcionalno-uloge), poslovne komunikacije. Predmet našeg razgovora bit će posljednji pogled.
Što je ovo
Poslovna komunikacija interakcija je u području službenih odnosa, čija je svrha rješavanje konkretnih problema, postizanje određenih rezultata i optimizacija bilo koje aktivnosti. Štoviše, svaki sudionik ima svoj status - šef, podređeni, kolege, partneri.
Ako se komunikacija odvija između ljudi koji su na različitim stepenicama ljestvice karijere (vođa i izvođač), tada postoji vertikalni odnos, odnosno podređeni odnosi. Ako se interakcija temelji na načelima ravnopravne suradnje, tada je to horizontalni odnos.
Poslovna je komunikacija koju osoba svakodnevno obavlja na poslu, na sveučilištu, u školama, službenim institucijama. Ovo je komunikacija nastavnika i učenika, nadređenih i podređenih, kolega, partnera i natjecatelja.
O tome koliko je sugovornik upoznat s pravilima, oblicima i načinima takve komunikacije, ovisi hoće li moći ostvariti svoj cilj. Partneri moraju govoriti istim jezikom (i doslovno i figurativno), razumjeti se, imati zajedničko društveno iskustvo.
Uvjeti poslovne komunikacije
Da bi poslovna komunikacija bila učinkovita, moraju se poštovati brojni uvjeti:
- Komunikacija bi trebala imati razumljiv cilj, za postizanje koje su zainteresirane sve osobe uključene u proces. Na primjer, umrežavanje, zaključivanje sporazuma, koordinacija nekog događaja, razvoj uvjeta za suradnju itd.
- Sudionici bi trebali kontaktirati jedni druge bez obzira na to što im se sviđa ili ne sviđa.
- Obvezna poštivanje poslovni etiket podređenost, uloge posla, formalna ograničenja.
Formalna ograničenja shvaćaju se kao različiti propisi, rutine i protokoli, kao i banalna potreba da se kontrolira snaga vlastitih emocija i poštuje sugovornik.
Isto tako, vođa ili drugi zainteresirani sudionik trebao bi osigurati da je poslovna komunikacija upravljiva. Potrebno je motivirati sudionike da pronađu rješenje, inače će oni biti samo pasivni promatrači sastanka koji ne nude nikakve ideje.
Oblici poslovne komunikacije
Dva glavna oblika komunikacije su kontaktna (izravna) komunikacija i neizravna (neizravna).
U prvom slučaju, sugovornici komuniciraju licem u lice i imaju priliku međusobno ocijeniti neverbalno ponašanje, stoga je učinkovitost takvog kontakta veća. U drugom slučaju interakcija se događa pomoću bilo kojeg načina komunikacije - telefona, pisama itd.
Konkretnije, najčešći oblici poslovne komunikacije su:
- Sastanak.
- Prezentacija.
- Poslovni razgovor.
- Pregovori.
- Telefonski razgovori.
- Razmjena službenih poslovnih dokumenata (prijava, ugovor, punomoć, dopis).
- Konzultacije.
- Intervju.
- Javni govor, konferencije.
Zauzvrat, koristeći zasebne oblike poslovne komunikacije, sudionici mogu primijeniti konfrontacijski ili partnerski pristup. Prva opcija je sukob: svaka strana namjerava pobijediti. Pristup partnerstva uključuje pronalaženje rješenja koje je prihvatljivo za sve sudionike.
faze
Unatoč činjenici da se vrste poslovne komunikacije razlikuju, gotovo uvijek ih karakterizira nekoliko faza:
- Priprema. To je postavljanje ciljeva, ciljeva, prikupljanje i analiza informacija, određivanje strategije za ponašanje. Naposljetku, poslovni sastanak ili pregovori nisu organizirani kako bi se razgovaralo o „ničemu“ i kako bi se utvrdilo kako su stvari u osobnom životu sugovornika.
- Planiranje. Sastanak se može održati spontano, ali još uvijek se vjeruje da profesionalac treba imati jasan plan: što će reći, kako raspravljati, što točno želi dobiti s druge strane.
- Rasprava - rasprava o idejama, prijedlozima, pronalaženje zajedničkih točaka interesa, zajednička odluka.
Ova je shema najrelevantnija za pregovore. Ostale vrste komunikacija možda ne uključuju sve faze. Primjerice, "hladni" telefonski poziv ili izdavanje uputa ne moraju uključivati raspravu.
Stilovi poslovne komunikacije
Dodijelite ne samo vrste poslovne komunikacije, već i stilove. Kada je u pitanju profesionalna interakcija, najčešće se koriste sljedeći:
- Formalno poslovanje. Zauzvrat, on ima administrativno-klerikalnu, zakonodavnu i diplomatsku uzvišenost. Poslovni razgovori karakteriziraju govorni klišeji i određeni komunikativni oblici.
- Znanost. Koristi se u pripremi izvještaja, govora na seminarima i predavanjima.
- Publicist. To uključuje bilo koji nastup u javnosti, uključujući i putem medija.
- Razgovorno domaćinstvo. Neformalni odnosi se također odvijaju u profesionalnom okruženju i potiču ih u pojedinim tvrtkama. Kolege ne komuniciraju uvijek isključivo uz pomoć dopisa. Međutim, trebate razumjeti gdje je takav stil prikladan, a gdje ne.
Značajke poslovne komunikacije
Zašto poslovna komunikacija zahtijeva prethodnu pripremu za komunikaciju unaprijed? Prvo, ljudi ne provode samo svoje osobno i radno vrijeme na službenim sastancima i nitko ne želi čekati dok inicijator ne sakupi svoje misli. Drugo, druga strana nije uvijek zainteresirana za bilo kakvu interakciju ili je postavljena za suradnju, već je vidi na potpuno drugačiji način.
Kao što znate, neće biti druge šanse za prvi dojam. Morate biti u mogućnosti uspostaviti kontakt kako bi svi sudionici dobili raspoloženje za raspravu. Ako druga strana nije u početku planirala zajednički rad, tada biste barem trebali zainteresirati sugovornika i dogovoriti sastanak s njim u prikladnijem trenutku.
Na međunarodnoj razini postoje specifičnosti poslovne komunikacije, jer različite kulturne karakteristike mogu u velikoj mjeri ometati tijek pregovora. Primjerice, Amerikanci su navikli dolaziti na sastanak na vrijeme i nakon kratkog pozdrava pokrenuti posao. Arapi su također točni, ali poslovni razgovor započinju izdaleka, prvo raspravljajući o prirodi, vremenu, hrani. Talijan ne vidi ništa strašno u tome što kasni na sastanak i također odmah ne započinje poslovnu raspravu. A Japanci će tijekom razgovora izbjegavati izravan pogled.
Tako smo naučili što je poslovna komunikacija, koje su njezine značajke, koji su oblici, vrste i stilovi karakteristični za nju.
