Ha bármilyen helyzetben van cselekvési terv, akkor a cél gazdaságosabb eszközökkel érhető el. A menedzsment stratégiai tervezésének alapelvei képezik a vállalkozás tevékenységeinek megszervezésének alapját. A terv lehetővé teszi a folyamatban részt vevő összes szereplő összehangolását és a rendelkezésre álló erőforrások megfelelő elosztását. Ezért a menedzsmentben annyira fontosnak tartják a tervezési folyamatokat.
A tervezés fogalma
Attól a pillanattól kezdve, amikor egy személy elkezdte gondolkodni kilátásain, megjelenik a legegyszerűbb tervezés. Az emberiség fokozatosan tapasztalatokat szerez, fejlesztve az eredményekhez vezető akcióprogramok kidolgozási módszereit. Tehát van olyan tervezés, amelynek lényegét, amelynek alapelveit és módszereit ma egy egész tudomány - menedzsment tanulmányozza. Ez olyan rendszernek és műveletek sorozatának értendő, amelyet minden cél elérése érdekében be kell fejezni. Ez egyfajta híd a jelenlegi helyzet és a kívánt állapot között.
Stratégia és tervezés
Szokás megkülönböztetni a stratégiai és a jelenlegi tervezést. A vállalkozás munkaszervezésének hosszú távú feladatok megoldásával kapcsolatos célja és alapelvei szükségszerűen összefüggenek a vállalat stratégiájával. A stratégia szükségességét azzal magyarázza, hogy meg kell könnyíteni a vezetői döntések meghozatalának folyamatát. A menedzsernek meg kell értenie, ahová a vállalat megy, és ebben az irányban döntéseket hozhat. A stratégia fejlesztése a tervezés legmagasabb formája, és keretein belül már léteznek egyszerűbb formák. A folyamatos tervezés stratégia nélkül lehetetlen vagy hatástalan. Ugyanúgy, mint a taktikai döntések biztosítják a hosszú távú célok megvalósítását, mivel lehetetlen elérni őket „egy lépésben”.
Célok és célok
A célok és a fő feladatok, a tervezési alapelvek természetesen a cég sajátosságához kapcsolódnak, azonban vannak olyan univerzális célok, amelyek bármely vállalkozásra jellemzők. Ide tartoznak:
- az erőforrások (monetáris, emberi, ideiglenes, termelési) felhasználásának optimalizálásának szükségessége;
- a társaság és a menedzsment alkalmazkodása a változó külső feltételekhez és az üzleti tevékenységgel kapcsolatos kockázatok csökkentése;
- az erőfeszítések és folyamatok összehangolása a társaságban, valamint az erőforrások felszabadítása;
- szervezeti fejlesztés, a vállalat szerkezetének és a termelési folyamatok fejlesztése a termelékenység és a vállalati hatékonyság növelése érdekében.
Alapelvek
bármilyen a tervezés típusa A vállalkozás sajátosságai miatt egyedi tulajdonságokkal rendelkezik. Vannak azonban olyan univerzális posztulátumok, amelyek jellemzőek az ilyen tevékenységek bármilyen típusára. A francia menedzsment teoretikus A. Fayol a jó cselekvési program öt szabályáról, a tervezés alapelveiről beszélt. A menedzsmentben ma a kulcsfontosságú rendelkezések széles és szűk listája található. Egy keskeny lista szerint a tervezés alapelvei: egység, pontosság, folytonosság, rugalmasság, részvétel. Tágabb értelemben az alábbi posztulátumokat egészítik ki: információtartalom, gazdasági megvalósíthatóság, valamint összetettség, időszerűség, összpontosítás, integráció. Az opcionális alapelvek között szerepel az optimálisság, a stabilitás, az egységesség, a konkrétság és a mérhetőség stb. A lista folytatható, mivel a tervezés rendkívül összetett és változatos folyamat. Ezért hagyományosan az ügyvezetésben 5-7 univerzális alapelvről beszélnek.
egység
A tervezés minden alapelve tiszteletben tartja az egység első vezető szabályát, vagyis a holizmust. Azt állítja: a tervezés minden elemének együtt kell léteznie a rendszerben és az interakcióban. Az egységet a szisztematikus megközelítés fejezi ki célok kitűzése és az ezek eléréséhez szükséges eszközök megválasztása. A tervezés alanyai és a vállalkozás szerkezeti elemei közötti kapcsolatot biztosítani kell horizontális és vertikális szinten. Lehetetlen egy egység tevékenységének megtervezése elkülönítve a többi osztálytól és szolgálattól. A szervezet egyik szerkezeti elemének terveiben bekövetkező bármilyen változást tükrözni kell, és figyelembe kell venni az összes többi osztály terveiben. A szervezet tevékenységeinek csak egy, a végponttól a végigtervezése lehetővé teszi a vállalat általános céljainak megvalósítását, valamint az osztályok és az alkalmazottak személyes céljainak elérését.
rugalmasság
Meg kell érteni, hogy a terv nem dogma vagy mondat, hanem a külső és a belső környezet számos tényezője befolyásolja. Ezért a koncepciónak és a tervezés alapelveinek mindig meg kell felelniük a rugalmasság szabályának. Még a legjobb és legmegfelelőbb tervezés sem képes mindent előre látni, ezért a tervnek kezdetben bizonyos rugalmassággal kell rendelkeznie, hogy azt időben frissíteni lehessen, ha a társaság körülményei és feltételei megváltoznak. Ez azonban nem csökkentheti a terv többi jellemzőjét: a teljességét, az elérhetőségét, az időbeli bizonyosságot stb. A rugalmasságot sokkal inkább abban fejezik ki, hogy az ésszerűen lehetséges kiegészítő beruházások és a tevékenységek változékonysága bizonyos helyzetekben a tervben szerepel. Például vis maior vagy válsághelyzetek esetén.
rész
A tervezés alapelveinek felsorolásánál különösképpen a részvétellel kell foglalkozni: a tervezési folyamatban a lehető legnagyobb létszámú társasági alkalmazottat kell részt venni, ideális esetben az összes alkalmazottat. A tervezésben való részvétel lehetővé teszi az ember számára, hogy érzelmileg teljesítse céljait, és ez a részvétel motiválja őket a hatékonyabb munkára. A részvételi tervezési stílus feltárja az alkalmazottak kreatív potenciálját, biztosítja az erőfeszítések integrációját egy terv létrehozásában, ami növeli annak minőségét és hatékonyságát. A tervezésben való részvétel azért is előnyös a társaság számára, ha alkalmazottat fejleszt fel, és motiválja, hogy gondolkodjon a vállalkozás sorsáról. A szervezet tervével kapcsolatos közös munka különleges vállalati szellemet teremt a társaságban, erősíti a csapat tevékenységét és innovációját.
folytonosság
Annak ellenére, hogy a tervnek mindig legyen határidője a végrehajtásnak, felsorolva a szervezeti munkatervezés alapelveit, A. Fayol e folyamat folytonosságáról beszél. A menedzsmentnek nincs vége a tervezésre, mivel még egy cselekvési program végrehajtásának megkezdésekor is figyelemmel kell kísérni a helyzetet és ellenőrizni kell, hogy a terv megfelel-e a jelenlegi körülményeknek. Ha szükséges, a terv mindig módosítható. A célok elérése után ki kell értékelni a terv hatékonyságát, figyelembe véve az eredményeket és a hibákat, el kell kezdeni egy új tervezési ciklust. A gyakorlat azt mutatja, hogy a menedzser először stratégiát dolgoz ki, aztán különféle sürgősséggel folytatja a folyamatban lévő tevékenységeket, majd hetente és napi tervezéseket végez. Így minden tevékenysége a tervezési folyamatokhoz kapcsolódik.
pontosság
A tervezés többi alapelvéhez hasonlóan a pontosság a szervezet külső és belső hatásától is függ. A tervezés során azonban a lehető legnagyobb konkrétításra és részletekre kell törekedni. Minél pontosabb a terv, annál könnyebb végrehajtani. A stratégiai tervek általában kevésbé részletesek, mint a jelenlegi és a taktikai tervek.Minél rövidebb az időtartam, és közelebb van ahhoz a pillanathoz, amelyre kidolgozzák a cselekvési programot, annál pontosabban tudja megtervezni a cél eléréséhez szükséges lépéseket. A pontosságot a célok mérhetőségében, a meghatározott ütemtervben és a felhasznált források bizonyosságában kell kifejezni.
információtartalma
A tervezés minden alapelve széles körű informatív támogatáson alapul. A hatékony tervek kidolgozásához a vezetőknek sok adatnak kell birtokolniuk: gazdasági, ipari, társadalmi. Makro- és mikroökonómiai körülmények elemzése, a társaság piaci helyzetének tisztázása, a vállalkozás versenyképességének és stabilitásának értékelése - mindez csak kiváló minőségű informatív tervezési támogatás révén lehetséges. Ezért a szervezetnek megbízható és hatékony információs rendszert kell felépítenie, amely a menedzser munkáját kíséri.
Gazdasági megvalósíthatóság
A tervezés alapelveinek és módszereinek mindig a társaság gazdasági sikerének végső elérésére kell irányulniuk. Ezért a menedzsernek meg kell értenie, hogy minden céljának és terveinek a szervezet számára gazdaságilag életképesnek és gazdaságilag indokoltnak kell lennie. A tervezett döntéseket gazdasági kritériumok alapján kell meghozni. A tervnek a társaság nyereségességének maximalizálására kell törekednie, kivéve, ha társadalmi, non-profit szervezet. Ezért a végleges tervezési döntéseket részletes rendszer elemzés, gazdasági előrejelzés és indokolás alapján kell meghozni.
Tervezési szakaszok
Bármely tervezés megközelítőleg azonos szekvenciális műveletekből áll. A tervezési lépések a következőket tartalmazzák:
- a vállalat jelenlegi külső és belső helyzetének felmérése;
- a terv célkitűzéseinek meghatározása;
- ötletek generálása a célok elérésének lehetőségeiről, ezen ötletek értékelése és rangsorolása;
- a szükséges és a lehetséges intézkedések sorozatának meghatározása;
- ütemtervek és cselekvési sorrend kidolgozása;
- a rendelkezésre álló és a szükséges források meghatározása;
- a terv kialakítása;
- a terv lehetőségeinek elkészítése vis maior esetén, munkaterv és egyértelmű cselekvési program kidolgozása;
- a terv végrehajtása, a tevékenységek irányítása, tervjavítás;
- az eredmény elérése, a terv termelékenységének értékelése.
