תקשורת במובן הכללי היא חילופי מידע בין אנשים או קבוצותיהם. יש תקשורת בין-אישית, חברתית (פונקציונלית-תפקודית), עסקית. נושא השיחה שלנו יהיה התצוגה האחרונה.
מה זה
תקשורת עסקית היא אינטראקציה בתחום היחסים הרשמיים, שמטרתה לפתור בעיות ספציפיות, להשיג תוצאות מסוימות ולייעל כל פעילות שהיא. יתר על כן, לכל משתתף מעמד משלו - בוס, כפוף, קולגות, שותפים.
אם מתקיימת תקשורת בין אנשים שנמצאים במדרגות שונות בסולם הקריירה (מנהיג ומבצע), הרי שיש קשר אנכי, כלומר יחסים כפופים. אם האינטראקציה מבוססת על עקרונות של שיתוף פעולה שווה, הרי שמדובר במערכת יחסים אופקית.
זוהי תקשורת עסקית שאדם מבצע כל יום בעבודה, באוניברסיטה, בבתי ספר, במוסדות רשמיים. זו תקשורת של מורים ותלמידים, הממונים והכפופים להם, עמיתים, שותפים ומתחרים.
זה תלוי עד כמה טוב השיח מכיר את הכללים, הצורות והשיטות של תקשורת כזו, האם הוא יצליח להשיג את מטרתו. על בני זוג לדבר באותה שפה (מילולית ובלשנית), להבין אחד את השני, לקבל חוויה חברתית משותפת.
תנאי תקשורת עסקית
כדי שהתקשורת העסקית תהיה יעילה, יש להקפיד על מספר תנאים:
- לתקשורת צריכה להיות מטרה מובנת, בהשגת כל האנשים המעורבים בתהליך. לדוגמא, נטוורקינג, כריתת הסכם, תיאום אירוע, פיתוח תנאים לשיתוף פעולה וכו '.
- על המשתתפים ליצור קשר זה עם זה ללא קשר לסימוני 'אהבתי' ולא אהבתי.
- תאימות חובה נימוס עסקי כפיפות, תפקידים, הגבלות רשמיות.
מגבלות פורמליות מובנות כתקנות, שגרות ופרוטוקולים שונים, כמו גם הצורך הבנאלי לשלוט בכוח הרגשות של האדם ולכבד את בן שיחו.
כמו כן, המנהיג או משתתף אחר המעוניינים ככל האפשר צריכים לוודא כי ניתן יהיה לנהל תקשורת עסקית. יש צורך להניע את המשתתפים למצוא פיתרון, אחרת הם יהיו פשוט צופים פאסיביים של המפגש שאינם מציעים רעיונות.
צורות של תקשורת עסקית
שתי צורות התקשורת העיקריות הן תקשורת קשרית (ישירה) ועקיפה (עקיפה).
במקרה הראשון, השיחה מתקשרת פנים אל פנים ויש להם הזדמנות להעריך זה את ההתנהגות הלא מילולית של זה, ולכן היעילות של קשר כזה גבוהה יותר. במקרה השני, אינטראקציה מתרחשת בכל אמצעי תקשורת - טלפון, מכתבים וכו '.
ליתר דיוק, הצורות הנפוצות ביותר לתקשורת עסקית הן:
- מפגש.
- מצגת
- שיחה עסקית.
- משא ומתן
- שיחות טלפון.
- החלפת מסמכים עסקיים רשמיים (בקשה, חוזה, יפוי כוח, תזכיר).
- התייעצות.
- ראיון
- דיבור בציבור, כנסים.
בתורו, באמצעות צורות תקשורת עסקיות נפרדות, המשתתפים יכולים לנקוט בגישה עימותית או בשותפות. האפשרות הראשונה היא עימות: כל צד מתכוון לנצח. גישת שותפות כוללת מציאת פיתרון המקובל על כל המשתתפים.
שלבים
למרות העובדה שסוגי התקשורת העסקית שונים זה מזה, הם כמעט תמיד מאופיינים במספר שלבים:
- הכנה. זה קביעת יעדים, יעדים, איסוף וניתוח מידע, קביעת אסטרטגיה להתנהגות. אחרי הכל, פגישה או משא ומתן עסקי אינם מאורגנים כדי לשוחח "על כלום" ולברר איך הדברים בחיים האישיים של השיחה.
- תכנון. ניתן לקיים את הפגישה באופן ספונטני, אך עדיין מאמינים כי לאיש המקצוע צריכה להיות תוכנית ברורה: מה הוא יגיד, איך להתווכח, מה בדיוק הוא רוצה לקבל מהצד השני.
- דיון - דיון ברעיונות, הצעות, מציאת נקודות עניין משותפות, קבלת החלטה משותפת.
תוכנית זו היא הרלוונטית ביותר למשא ומתן. סוגים אחרים של תקשורת עשויים שלא לכלול את כל השלבים. שיחת טלפון קרה או הנחיית הנחיות, למשל, עשויים לא לכלול דיון כלשהו.
סגנונות תקשורת עסקית
הקצה לא רק סוגים של תקשורת עסקית, אלא גם סגנונות. כשמדובר באינטראקציה מקצועית, נעשה שימוש לרוב בהוראות הבאות:
- עסק רשמי. בתורו, יש בה נשגבה מנהלית-פקידותית, חקיקתית ודיפלומטית. שיחות עסקיות מתאפיינות בקלישאות דיבור ובצורות תקשורתיות מסוימות.
- מדעי. משמש בהכנת דוחות, נאומים בסמינרים והרצאות.
- עיתונאית. זה כולל כל הופעה בציבור, כולל באמצעות התקשורת.
- משק בית שיח. קשרים פורמליים מתקיימים גם בסביבה המקצועית, ומעודדים אותם בחברות בודדות. עמיתים לא תמיד מתקשרים אך ורק בעזרת תזכירים. עם זאת, עליכם להבין היכן סגנון כזה מתאים והיכן לא.
תכונות של תקשורת עסקית
מדוע תקשורת עסקית מחייבת הכנה מקדימה לתקשורת מראש? ראשית, אנשים לא רק מבלים את זמנם האישי והעבודה במפגשים רשמיים, ואף אחד לא רוצה לחכות עד שהיוזם יאסוף את מחשבותיו. שנית, הצד השני לא תמיד מתעניין באינטראקציה כלשהי או מתכוון לשתף פעולה, אך רואה זאת בדרך אחרת לחלוטין.
כידוע, לא תהיה שום הזדמנות שנייה להתרשמות ראשונה. אתה צריך להיות מסוגל ליצור קשר כך שכל המשתתפים יקבלו מצב רוח לדיון. אם הצד השני לא תכנן בתחילה לעבוד יחד, אז עליכם לפחות לעניין את בן השיח ולקבוע איתו פגישה בשעה נוחה יותר.
ברמה הבינלאומית ישנם פרטים של תקשורת עסקית, מכיוון שמאפיינים תרבותיים שונים יכולים להפריע מאוד למהלך המשא ומתן. לדוגמה, אמריקאים רגילים לבוא לפגישה בזמן ואחרי ברכה קצרה לרדת לעסק. גם ערבים דייקנים, אבל הם פותחים שיחה עסקית מרחוק, דנים תחילה בטבע, מזג אוויר, אוכל. האיטלקי לא רואה שום דבר נורא באיחור לפגישה וגם לא מתחיל מיד בדיון עסקי. והיפנים ימנעו ממבט ישיר במהלך שיחה.
כך, למדנו מהי תקשורת עסקית, מהם התכונות שלה, מהן הצורות, הסוגים והסגנונות האופייניים לה.
