כמובן שעסקאות במזומן הן חלק חשוב מתפקוד הארגון. עם זאת, סכום הכסף המאוחסן בדלפק הקופות של המפעל מוגבל במגבלה מסוימת, וזה חשוב לזכור. תוכלו להכיר את דרכי חישוב המגבלה הזו בנספח לתקנה של בנק רוסיה מיום 12.10.11 מס '373-P. כל הפעולות החורגות מהמגבלה שנקבעה חייבות לעבור דרך חשבון הבנק של הארגון. החריגים היחידים הם ימי שכר. כאשר עובדים במזומן, חשוב להקפיד על דרישה זו.
"Prihodnik" - חוליה חשובה במשמעת המזומנים
פעולות במזומן מלוות בביצוע התיעוד הראשוני - הוצאות וקבלות מזומנים. הבה נבחן ביתר פירוט את קבלת הכספים ואת התכנון של הזמנת קבלה במזומן.
עם קבלת הכסף, יש צורך לערוך מסמך הנקרא צו מזומן אשראי. צו מזומן נכנס הוא סוג של תיעוד ראשוני. על בסיסו מתקבל מזומן. Goskomstat של רוסיה אישר את הטופס הסטנדרטי של "הקהילה" - צורה אחידה של KO-1.
הבסיס להוצאת צו קבלת מזומן הוא מסמך המסוגל לאשר קבלת כספים, למשל קבלת מכירה, קבלת קופה, דוח Z בקופה או דוח הוצאות.
אין לעבור דרך וביצוע תיקונים כלשהם ב- FFP. מסיבה זו, מילויו דורש תשומת לב גבוהה יותר ודיוק.
בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית, לא ניתן להוציא צו במזומן קבלה עבור יזם בודד. במקרה שיזם בודד עוסק בביצוע ה- FFP ומופקד עליו תחזוקה משמעת במזומן, המסמך חייב להיות חתום על ידו.
המספר הסידורי והתאריך של ה- FFP באים לידי ביטוי פנקס מזומנים לאחריה נרשמת הזמנת המזומן בקבלה ביומן KO-3 ונשלחת לתיקיה עם "מקלטים" אחרים.
במקביל לשימוש ב"כניסות "ו"מתכלים", ארגונים משמשים גם קופות רושמות לחשבונות במזומן.
מותר להשתמש PKO, מנוסח הן בצורה ידנית והן במכונת כתיבה. אפשר גם להשתמש ב- FFP שנוצר באמצעות שירותים מקוונים.
אנו שוקלים בפירוט את הזמנת קבלת המזומן. מילוי מדגם וחלק מההמלצות שלהלן יעזרו לכם להימנע מטעויות נפוצות בעתיד.
ממה מורכבת הזמנת קופה?
מסמך זה מבוצע בעותק יחיד בעת הפקדת כספים בדלפק הקופות של המפעל. בואו נפנה לטופס KO-1. מתברר של- FFP מספר רכיבים. הראשון הוא צו המזומן הנכנס עצמו והשני הוא קבלת הניתוק.
בטופס המלא יש לאשר את שני מרכיבי המסמך בחתימת העובד האחראי (קופאית, רואה חשבון או ראש הארגון). בהחלט צריך לקבל את החותם של הארגון שהוציא את המסמך. הקבלה מהווה אישור לעובדת קבלת הכספים והיא מועברת לאדם אליו הופקד הכסף.
כיצד למלא קבלה במזומן?
הכנת PKO אינה דורשת זמן רב, אך היא מקלה מאוד על עבודתו של הקופאית.
שקול הזמנת קבלה במזומן, דוגמה למילוי ומבנה המסמך:
- שם הארגון.
- OKPO.
- מספר שלא אמור להיות שונה מהמספר המשתקף בפנקס KO-3.
- תאריך שחייב להתאים בדיוק ליום בו התקבל הכסף
- חיוב - חשבון עליו תירשם קבלת הכסף.
- אשראי - חשבון חשבונאי שההלוואה שלו תשקף סכום זה.
- הסכום בהשתקפות דיגיטלית.
- קוד יעד, אשר יושלם רק בארגונים עם מערכת קידוד.
- מתקבל מ- (מוזנים שם החברה מטעמה הכסף, ושם המלא של העובד התורם את הכספים).
- קרקע (מציין מסמך ספציפי, שהוא הבסיס להפקדת הכספים).
- סכום (סכום הכסף שהתקבל מצוין בכתב).
- כולל (עמודה זו משקפת את נוכחות המע"מ).
- יישומים (כאן מציינים את המסמכים הנלווים למבצע).
- חתימות של רואה החשבון הראשי והקופאית.
הפרות בעבודה עם קבלה במזומן
אין לשכוח שמספר שוברי המזומנים מתבצע מתחילת השנה. חשוב לא פחות כי אם התאריך בפועל של הפעולה לא יתאים למועד הנפקת ה- FFP, אזי לא תזכה הזמנת מזומן לקבלה כזו.
ישנם מקרים בהם ה- PI התעלם ממילוי טופס ה- FFP, תוך מילוי רק של הקבלה הצמודה אליו. פעולות כאלה מהוות הפרה חמורה של משמעת המזומנים. בתחילה, מילוי טופס ה- FFP הראשי, ורק אז הוא ממלא את הקבלה שלו.
דרכי קבלת הכספים בדלפק הקופות של הארגון
כפי שצוין קודם לכן, FFP משמש כשחשבונאית עבור כסף שהתקבל בדלפק הקופות של הארגון. תזרים מזומנים עשוי להתרחש:
- כתשלום עבור המוצרים שנמכרו (שירות);
- עבור נכסים שנמכרו;
- בצורה של החזר מזומנים אחראיים שאינם מנוצלים;
- ממייסדים בעת חידוש ההון המורשה;
- מעובדי המפעל (בצורה של פירעונות, החזר הלוואות, על מנת לפצות על הנזק;)
- מחשבונות הבנק של הארגון.
חובות וסדר עבודתו של הקופאית
לאחר השלמת נוהל קבלת הכספים, הקופאית מאשרת בחתימת ה- FFP, כמו גם את קבלת הניתוק הצמוד אליו. לאחר מכן הוא מניח חותמת או חותמת על הקבלה. הקבלה תונפק לאדם שתרם את הכסף. בשלב האחרון של הפעלת קבלת הכספים, הקופאית, באמצעות חותמת מיוחדת, מסמנת "התקבל", נכנסת לתאריך ומאשרת את המסמך בחתימתו.
בעבודה עם FFP, על הקופאית לקבוע את הנוכחות ואת האותנטיות של חתימת רואה החשבון הראשי, וכן לבחון את המסמכים להיעדר טעויות. יישום חתימת פקסימיליה כאשר הנפקת צו קבלת מזומן אינה מקובלת. בנוסף על הקופאית לציין את הימצאותם של מסמכים שסומנו כקובץ מצורף.
הפרות שזוהו בעבודה במזומן, כמו גם הפרות של משמעת במזומן, כפופות לעונשים מנהליים עבור פקידים.
חיי מדף
תקופת האחסון עבור קבלות במזומן בארכיון הארגון צריכה להיות לפחות חמש שנים.
הזמנת מזומן בקבלה שבוטלה לא נהרסת, אלא מוגשת בתיקיה המתאימה ויש לאחסן אותה במשך 36 חודשים מתום השנה הקלנדרית.