Toute entreprise a une position déterminée, fixée par un document spécial, appelé, comme vous le savez, le tableau d’effectifs. En y apportant des ajustements, la direction gère l'entreprise, participe au débogage du système de rémunération et à l'optimisation de la structure organisationnelle. Voyons quel est le meilleur moyen de donner un ordre pour modifier le tableau d’effectifs afin qu’il ne soit pas en contradiction avec la loi et qu’il contienne tous les postes nécessaires.
Motif de la modification
Alors, quelle est la base pour la mise à jour du document? De qui devrait provenir le signal, ce qui est nécessaire apporter des modifications au tableau des effectifs? Bien entendu, c’est la prérogative du chef d’entreprise. Et bien que divers spécialistes puissent participer à l’élaboration des projets de modifications, l’analyse de l’efficacité de la structure organisationnelle existante, du système de subordination et de rémunération, relève de l’initiative clé directement des dirigeants.
Le directeur donne un ordre oral pour préparer un ordre de modification de la liste des effectifs pour les spécialistes responsables, en prend connaissance, et approuve par une signature personnelle.
Les commandes relatives au tableau des effectifs sont générales pour l'entreprise. Toutefois, il est autorisé de définir un index spécifique pour celui-ci, par exemple «SR», et de le stocker dans un classeur séparé afin de limiter l'accès aux informations personnelles des employés (tailles de salaire).
Options pour changer de personnel
En règle générale, la nature des ajustements apportés à ce document est déterminée par plusieurs raisons possibles, à savoir:
- la nécessité de modifier le traitement ou le taux de tarif pour un ou plusieurs postes;
- en raison des réductions de personnel;
- la nécessité de renommer un poste ou une unité;
- la nécessité de retirer le poste de la liste du personnel;
- la nécessité de remplacer le salaire par le tarif ou inversement.
En même temps, selon la situation qui a influencé le choix d'une variante du motif, le préambule du document peut changer (il suit l'en-tête et précède la partie constatée, sert de base à l'établissement de la commande). Le préambule commence le plus souvent par les mots «en cours d'exécution», «en relation avec», «à des fins», etc.
Qui fait la commande?
Une fois que la décision de modifier le tableau des effectifs a été prise, les postes concernés par l'ajustement sont déterminés, un spécialiste recruté, qui concrétise le plan. La législation ne limite pas le cercle des personnes autorisées à mener de telles activités.
Mais, en règle générale, cette responsabilité incombe au responsable nommé par l'ordre général pour l'entreprise lors de l'établissement de la liste du personnel, responsable de sa formation et de son personnel éditorial. Ces tâches peuvent également être énoncées dans le contrat de travail et la description de travail d'un employé particulier.
Dans les petites organisations, les tâches liées à l'exécution de telles commandes sont le plus souvent confiées au service du personnel ou à la comptabilité, moins souvent à un avocat. Dans les grandes entreprises, la commande est préparée par le département de la planification et de l'économie ou le département du travail et des salaires. Eh bien, pour un entrepreneur individuel, ce travail est effectué par un agent du personnel, un comptable (s’il en existe dans l’État) ou par l’entrepreneur lui-même.
Modification des effectifs, augmentation des salaires
Comme vous le savez, le Code du travail n'autorise pas la réduction du salaire des employés (sauf dans les cas spécifiés à l'article 74 du Code du travail), à moins que cela ne soit associé à une réduction du taux normal.Par conséquent, les ajustements affectant le tableau des effectifs, notamment les modifications des salaires et des taux de droits, peuvent n'impliquer le plus souvent que leur augmentation.
Société à responsabilité limitée
"Constructeur"
COMMANDE
21 janvier 2015 n ° 2-SR
Modification du contenu de la liste du personnel no ШР-1, approuvée par l'arrêté no 1 du 04/01/2014.
Dans le cadre de la modification du volume de travail effectué
Je commande:
Apportez les modifications suivantes au contenu de la liste du personnel, n ° Р-2:
1. À partir du 1er février 2015, fixez le salaire:
1.1. Ingénieur technologique Smirnov Ivan Petrovich pour un montant de 55 000 (cinquante cinq mille) roubles.
2. Le spécialiste du personnel, L. Solovieva, préparera un contrat supplémentaire avec le contrat de travail.
3. Responsable de l'exécution de l'ordre de nomination de l'économiste Tender L. I.
I. à propos. Directeur V.F. Kudrin
Newsletter: comptabilité, spécialiste des ressources humaines, économiste
Préparé par: économiste Tender L. I.
Un changement de tableau d'effectifs, dont l'exemple est présenté ci-dessus, peut être effectué pour un, plusieurs postes et employés simultanément dans un même document. Dans ce cas, la date d'approbation de la commande ne doit pas nécessairement coïncider avec la date de son entrée en vigueur.
Changement de poste dans la liste du personnel
Si vous devez modifier le nom du poste ou de l'unité entière, le préambule de l'ordre peut par exemple se lire comme suit: «À propos de la nécessité de rapprocher le nom de l'unité (poste d'employé)» ou de «En fonction de sa charge fonctionnelle (classification globale des postes d'employés)».
Ordre de modification supplémentaire échantillon de dotation qui est présenté plus tôt, contiendra une commande d'environ la nature suivante:
- À compter du 1er août 2014, changez le nom du poste «avocat» en «conseiller juridique».
- La spécialiste des ressources humaines Solovyeva L.V. doit informer l'avocat Kryuchkov Yu. M. du changement, préparer les documents relatifs au personnel appropriés.
En fait, renommer un poste nécessite une justification écrite. Toutefois, si le poste est vacant, sa présence est facultative.
Exclusion de travail
Les postes ou unités de recrutement individuels peuvent être exclus de la liste de recrutement s'ils sont vacants, c'est-à-dire qu'aucun employé ne serait engagé dans le travail en question.
En préambule, vous pouvez utiliser, par exemple, de telles formulations: «pour optimiser la structure organisationnelle», «en relation avec le besoin de production», «en raison de la réduction du volume de travail de l'unité», etc.
Le contenu de la partie administrative ressemble à ceci:
"1. À partir du 20 décembre 2014, exclure les postes suivants de la liste du personnel:
1.1. Un plombier de troisième niveau bénéficiant d'un tarif de 82,50 (quatre-vingt-deux roubles et 50 kopecks) - 2 unités de personnel. ”
Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’indiquer le montant du salaire ou taux de tarif. Si, dans des divisions différentes, il existe des emplois et des professions similaires par nom de travailleurs, l'ordre doit indiquer quelle division particulière est impliquée.
Introduction de position
Un exemple de changement de personnel lorsque celui-ci est complété par un nouveau poste ou une nouvelle unité est très similaire au précédent. En règle générale, l'introduction de changements dans le personnel est justifiée par une augmentation du volume de travail de l'unité, la nécessité d'accroître l'efficacité d'un service ou d'une entreprise dans son ensemble, l'ouverture d'un nouveau site de production, etc.
Le libellé utilisé pour créer la commande peut être le suivant:
"1. À compter du 1er avril 2015, les postes suivants devraient être ajoutés au tableau des effectifs:
1.1. Directeur commercial avec un salaire de 51 000 (cinquante et un mille) roubles - 1 pc. unité.
1.2. Coach de vente avec un salaire de 42 000 (quarante-deux mille) roubles - 1 pc. unité. "
S'il existe plusieurs divisions dans l'entreprise, vous devez indiquer dans l'ordre l'ordre d'attribution des postes à affecter à l'une d'entre elles. Dans le cas où un nouveau département est créé à partir d'employés nouvellement embauchés, cela devrait également être indiqué document administratif.
Réduction du personnel
La réduction du personnel renvoie à la suppression des unités non vacantes de la liste du personnel. Dans cette situation, le Code du travail oblige les employeurs à avertir leurs employés d’une réduction de deux mois. Il s'agit d'un processus difficile comportant de nombreuses nuances fournies par l'État pour protéger les droits des travailleurs.
L’ordre de modifier les effectifs dans ce cas doit nécessairement être général pour l’entreprise, avec une numérotation et un index appropriés. En règle générale, la majorité des documents justificatifs de ce type ont à peu près la raison suivante: «En raison de la situation financière difficile de l’organisation, cette action vise à optimiser les coûts de main-d’œuvre».
Examinons plus en détail le contenu de la partie administrative de l’ordonnance sur la réduction des effectifs:
«Apporter les modifications suivantes au contenu de la liste du personnel n ° ШР-1 du 04/01/2011:
1. À compter du 1 er août 2014, les postes suivants devraient être supprimés de la liste du personnel:
1.1. Ingénieur principal - 1 pc. unité.
1.2. Caissier - 1 pc. unité.
Responsable - économiste Tender L. I.
2. À compter du 1er août 2015, les postes suivants devraient être ajoutés à la liste du personnel:
2.1. Ingénieur principal - 0,5 poste.
Responsable - économiste Tender L. I.
3. Spécialiste du personnel, L. Solovyeva, conformément à la législation du travail en vigueur:
- porter à l'attention des employés des informations sur le prochain licenciement afin de réduire les effectifs;
- proposer des postes vacants aux personnes relevant de la réduction;
- porter à la connaissance des autorités du service de l'emploi des informations sur le licenciement des employés.
4. Nommer une commission de réduction du personnel composée de:
Président de la Commission - Directeur A. A. Chugunov
Les membres de la commission sont la spécialiste des ressources humaines Solovyova L. V., la conseillère juridique Kryuchkova Yu. M., l'économiste Nezhnaya L. I., le chef comptable Popova M. S. "
Il convient de noter que la création d’une commission de réduction du personnel est très importante. Ses membres sont le plus souvent présents lors de la notification des notifications aux employés et sont également responsables de l’exactitude de la préparation des documents relatifs à la réduction.
Changement de salaire au tarif horaire
Il existe des situations où il est nécessaire de changer la façon dont les salaires sont formés pour un ou plusieurs employés. En d’autres termes, dans le tableau des effectifs, remplacez le salaire ou le taux de tarif par le montant du taux de tarif horaire. Cela peut se produire, par exemple, en raison de l'affinage régulier, ainsi que de l'allongement de la journée de travail, pour faciliter le calcul des salaires et la tenue d'un registre des heures travaillées.
Encore une fois, de tels changements nécessitent une justification, ils sont effectués uniquement en accord avec l'employé et ne doivent pas réduire le montant des paiements. Dans ce cas, la partie administrative de la commande ressemblera à ceci:
"1. À compter du 16 août 2012, les postes suivants devraient être supprimés de la liste du personnel:
1.1. Pilote de 4ème classe avec un taux de 9082.50 roubles. - 1 pc. unité.
2. À partir du 16 août 2012, introduisez les postes suivants dans la liste du personnel:
2.1. Pilote de 4ème classe avec un tarif horaire de 55,04 roubles. - 1 pc. unité.
3. Le spécialiste du personnel, L. Solovyeva, informera le conducteur de la 4e catégorie, Ivanov I.I. du changement, établira les documents relatifs au personnel appropriés. "
Commande de stockage
Comme indiqué précédemment, un ordre de modification du tableau d’effectifs fait référence aux ordres d’activités principales, mais il est autorisé à être publié sous un index spécial et stocké dans un dossier séparé afin d’assurer la confidentialité des données personnelles des employés. Il est important que les documents puissent être fournis rapidement en cas de vérification autorisée ou à la demande de la direction.
En ce qui concerne la durée de conservation, selon la législation en vigueur, les commandes pour les activités principales sont préservées pendant toute la durée de l’existence de l’entreprise.
