À quelle fréquence le service de la comptabilité d’une entreprise exige-t-il que ses employés, lorsqu’ils achètent certains biens contre de l’argent ou des virements bancaires, fournissent un reçu avec les autres documents? Quel est ce formulaire, est-ce vraiment nécessaire pour les opérations comptables?
Formulaire spécialisé
Pour commencer, il convient de noter qu'un reçu est un formulaire de rapport strict. Il est fourni aux personnes physiques et morales comme preuve de l’achat réalisé. Ce document est publié dans deux cas:
- Si le vendeur n'a pas de caisse enregistreuse.
- À la demande de l'acheteur, transcription de la liste des produits achetés.
Dans le premier cas, en raison du manque d'équipement spécial, le vendeur ne peut pas délivrer de document de confirmation à l'acheteur conformément aux exigences des règles commerciales. Il est donc obligé de remplir à la main un formulaire spécialement conçu à cet effet, contenant toutes les informations et détails nécessaires.
Dans le second cas, la situation est quelque peu différente. Il existe des caisses enregistreuses qui émettent un chèque sans préciser le type de marchandise. Il indique uniquement le montant payé, ce qui ne donne pas une idée exhaustive du fait de la vente.
Pour un acheteur ordinaire (particulier), ce moment peut être considéré comme insignifiant. Mais pour l'organisation (entreprise) lors de la saisie comptable, il est nécessaire d'indiquer clairement le nom du produit acheté. Dans ce cas, une facture est requise lorsque toutes les informations sont présentes dans leur intégralité.
Pourquoi ai-je besoin d'un reçu?
Chaque document a son but. Il est déterminé par les besoins vitaux des personnes. Un reçu de vente est principalement nécessaire pour confirmer le fait de l’acquisition de biens et le montant de l’argent déposé pour un achat parfait. Ce n'est pas juste un caprice, mais une nécessité vitale.
Tout d’abord, la seule manière pour un représentant autorisé d’une entreprise de confirmer le fait d’un achat pour paiement en espèces recouvrer les frais engagés.
Deuxièmement, il existe des situations dans lesquelles le produit acheté est de qualité insuffisante. Pour l’échanger ou le retourner, vous avez besoin d’un document certifiant la transaction dans le contexte du nom de la marchandise et de la somme d’argent payée. Sans une telle confirmation, il est impossible de prouver que des produits de qualité médiocre ont été achetés auprès d’un point de vente particulier auprès d’un vendeur particulier. Après tout, pour le montant indiqué, l’acheteur pouvait acheter plusieurs autres biens à un prix inférieur. Dans ce cas, le retour sera presque impossible.
À quoi devrait ressembler un reçu?
Les chèques de marchandises peuvent être commandés à l'imprimerie et utilisés si nécessaire. Il n’existe pas de forme unifiée claire de ce document, mais la forme finale doit contenir certaines informations nécessaires:
- nom du document;
- son numéro de série;
- date de publication;
- nom de l'entreprise (organisation) qui a compilé le document;
- son TIN et son adresse légale;
- nom des marchandises vendues indiquant le prix;
- montant total de l'achat;
- la position et le nom complet de la personne qui a délivré ce document et sa signature personnelle;
- sceau de la société commerciale (le cas échéant).
En plaçant une commande pour un reçu dans une imprimerie, l'échantillon peut être ajusté à sa discrétion. Par exemple, ajoutez un logo de société ou des informations sur obligations de garantie. Tout cela est complètement légal.Des informations supplémentaires ne feront que simplifier le travail du spécialiste en émission de chèques et permettront d’informer le plus possible l’acheteur.
Avez-vous besoin de liquidités et de reçus de vente ensemble?
Bien souvent, les employés comptables se posent des questions sur l’exactitude de la conception des documents de paiement fournis par les employés. Un chèque de banque peut-il être accepté pour un règlement sans chèque de banque? Il n'y a pas de réponse unique à cette question.
Tout d'abord, il convient de rappeler que ces deux formulaires ont leur propre ciblage. Un ticket de caisse confirme le fait de l’achat lui-même, et un ticket de caisse est une transcription détaillée de cette transaction. Par exemple, un employé d'une organisation reçoit de l'argent pour un rapport d'achat de biens spécifiques. Ensuite, dans les trois jours, il doit faire rapport sur l’achat documenté. Pour ce faire, il aura besoin d'un chèque de la caisse enregistreuse, qui enregistrera le fait de la vente pour un montant spécifique, et d'un reçu de vente, décrivant en détail: quoi, quand et pour quel montant l'employé a-t-il acheté. Ces deux documents ensemble confirmeront les dépenses ciblées des fonds reçus.
Toutefois, conformément à la loi fédérale n ° 54 du 22.05.2003, certaines entreprises ne sont pas obligées, par leur nature d'activité, de s'installer à l'aide de caisses enregistreuses. Cela comprend les points de vente de magazines, de journaux et d’autres produits connexes, ainsi que le commerce dans les foires et les marchés. Si les biens sont achetés à de tels vendeurs, alors la disponibilité d’un reçu de vente sera tout à fait suffisante. Les représentants des personnes morales ne doivent pas contacter ces points de vente afin d'éviter tout malentendu.
Caractéristiques de remplir un reçu de vente
Lors de la vente de produits, le vendeur doit, à la demande de l'acheteur, lui fournir un reçu. C'est son droit légal dont la violation pourrait entraîner des sanctions tout à fait justifiées. Ce document est généralement un formulaire au format A6 avec les informations nécessaires saisies.
Tous doivent être remplis et les colonnes vides doivent contenir des tirets pour éviter de saisir des informations supplémentaires après la distribution du document. Il n’est pas difficile d’écrire un reçu. Le motif de remplissage est un processus d'intégration progressive des données nécessaires dans certaines lignes et colonnes du tableau.
Ce document établi le jour de l'achat. Le travailleur qui établit ce formulaire doit entrer des informations précises dans une écriture nette et lisible. Les barrures, corrections et corrections ne sont pas autorisées ici. Un tel formulaire est considéré comme non valide et ne sera pas accepté par le service de la comptabilité de l'entreprise pour le calcul.
Comment remplir le document?
En règle générale, les détaillants ont en stock les formulaires de reçus de vente afin de les fournir à l'acheteur à tout moment à sa demande. Le plus souvent, ces exigences sont traitées par des représentants d’entreprises (organisations). Tout vendeur doit savoir comment remplir un reçu: cela peut se faire de deux manières:
- Avec l'utilisation de la technologie informatique. Ceci est fait si le magasin (sortie) enregistre la réception et la consommation de produits sous forme électronique. L'employé ne peut entrer que le nom et la quantité de biens sélectionnés par l'acheteur. Les données restantes seront automatiquement entrées dans le formulaire imprimé.
- Manuellement. Dans ce cas, toutes les informations nécessaires sont soigneusement entrées dans un document de formulaire standard.
Tous les produits sont entrés alternativement dans un tableau spécial. En présence de produits similaires à des prix différents, chacun d'entre eux est séparé. Par exemple, «un crayon au prix de 10 roubles pour une pièce» et «un crayon au prix de 15 roubles pour une pièce».
Vous ne pouvez pas écrire "2 crayons d'un montant de 25 roubles". Chaque produit d'un article (ou classe) et son prix doivent être enregistrés séparément. Après le tableau avec les produits sélectionnés, le prix d'achat total est écrit en chiffres et en mots.En conclusion, les données du vendeur sont indiquées, sa signature et le sceau de la société de négoce sont mis. S'il en manque un, ne le remplacez pas par différents tampons. La loi vous permet de rédiger un document sans sceau, s'il n'existe pas du tout.
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