La información comercial es una combinación de información y datos sobre las actividades de la empresa, su estructura organizativa, relaciones externas e internas, tecnologías de producción y la gama de productos, así como otros temas relacionados con sus actividades.
¿Qué se relaciona con la información comercial?
Sin una provisión sistemática y regular de la organización con todo tipo de datos, su trabajo será imposible. La siguiente información se conoce como información comercial:
- datos sobre el entorno externo de la empresa (mercado, normas legislativas, así como las actividades de los competidores);
- información interna (sobre actividades de producción, reservas, así como cuellos de botella);
- información sobre los consumidores de los productos y servicios de la organización (sus capacidades financieras, así como la edad, la composición geográfica, nacional, etc.);
- información sobre competidores, a saber, la gama de productos, métodos de venta y política de precios;
- información sobre bienes y servicios que se venden en el mercado (composición cualitativa, cuantitativa y costo);
- datos de precios de mercado;
- información sobre canales de venta y distribución de productos, así como mecanismos para llevarlos al proveedor final;
- materiales publicitarios, así como información sobre su efectividad.
Componentes principales
Se pueden distinguir los siguientes componentes de información comercial:
- negocios (se refiere a trabajar con contrapartes);
- científico y técnico (describe innovaciones y tecnología de producción);
- producción (indicadores de producción planificados y reales);
- gestión (organización de gestión empresarial);
- comercialización (información de mercado);
- financiera (flujos de efectivo).
Distribución de información comercial.
La información en actividades comerciales puede difundirse de dos maneras principales:
- a través de publicaciones periódicas, en forma de revistas especializadas y catálogos (vale la pena señalar que deben actualizarse constantemente a medida que cambia la situación en la empresa);
- mediante la creación de bases de datos electrónicas, que pueden contener información completa para cada empresa, y detalles de áreas individuales de sus actividades comerciales.
Es importante comprender que la información comercial incluye datos tanto públicos como privados. El primero incluye detalles de contacto de la organización, los nombres de sus líderes, áreas de producción y otras actividades, así como información sobre algunos activos. En cuanto a los datos clasificados, están determinados por la forma organizativa de la empresa (puede ser información sobre préstamos, acuerdos de asociación, tecnologías de producción, etc.) y no pueden difundirse.
Tipos de información comercial
La información de una organización comercial se divide en varias variedades:
- abrir datos públicos (esto puede incluir el registro y la información de contacto de la organización, sus actividades, así como la gama de productos o la lista de servicios prestados y otros puntos que la gerencia de la compañía no considera necesario ocultar);
- información destinada a las autoridades reguladoras (estamos hablando de una variedad de formularios de informes);
- solo la administración directa de la empresa y un círculo limitado de empleados tienen acceso a información clasificada (esto se refiere a la tecnología de producción y los materiales utilizados, las relaciones contractuales, así como otra información que es un secreto comercial).
El papel de la información comercial.
La información comercial debe ser confiable y relevante para garantizar el buen funcionamiento de la empresa y, en particular, su vínculo de gestión. Le permite evaluar correctamente la situación actual y tomar las medidas adecuadas.En las condiciones modernas, la información comercial tiene un valor particular, porque se caracteriza por una serie de ventajas:
- permite analizar constantemente la situación económica y productiva;
- utilizado en la preparación de planes, pronósticos, así como en la etapa de control; la recepción oportuna de información confiable le brinda a la organización una serie de ventajas competitivas;
- le permite conocer la actitud hacia la empresa tanto de clientes como de socios y competidores;
- monitoreo constante de la situación en el entorno interno y externo;
- una cantidad suficiente de información sobre la empresa en el dominio público mejora su imagen y aumenta el nivel de confianza;
- le permite hacer ajustes oportunos a los objetivos estratégicos de la organización; Reduce el riesgo de pérdida.
Fuentes de información comercial.
La información comercial se puede obtener de las siguientes fuentes:
- investigación de mercado (puede llevarse a cabo de forma independiente, y también puede utilizar la información proporcionada por socios y contratistas);
- documentación interna de la empresa (varios tipos de informes, así como documentos actuales que se emiten para confirmar el desarrollo de las operaciones de producción);
- fuentes externas (información estadística de servicios especiales, organizaciones y agencias, que se publica en publicaciones periódicas y es de dominio público).
Clasificación de la información comercial
Vale la pena señalar que la información comercial es bastante heterogénea. En este sentido, se desarrolló la siguiente clasificación:
- Basado en el tiempo:
- retrospectiva (le permite evaluar la situación que prevaleció en períodos anteriores para ajustar los planes futuros);
- actual (da una idea de los resultados actuales de las actividades);
- pronóstico (determina el estado estimado de la organización en períodos futuros).
- En cuanto a la etapa de toma de decisiones de gestión:
- declarando (describe la situación actual en la empresa en su conjunto, así como en sus unidades individuales);
- explicativo (necesario para comprender los factores que llevaron a una situación particular);
- planeado (da una idea del estado futuro de la empresa);
- control (le permite evaluar el cumplimiento de los indicadores actuales con los declarados).
- En alcance:
- general (contiene datos sobre la empresa en su conjunto);
- local (describe el estado de las estructuras individuales y las unidades de la organización).
- De acuerdo con el propósito:
- planeado (utilizado para determinar indicadores futuros);
- contabilidad (registrada en documentos para arreglar el estado actual de las cosas);
- referencia regulatoria (utilizada para alinear los procesos de producción con las reglas);
- estadística (le permite rastrear la dinámica de los indicadores en los últimos períodos);
- marketing (describe la situación en el mercado).
- Por frecuencia de recepción:
- discreto (llega con cierta periodicidad);
- episódico (actúa a la vez, si es necesario);
- continuo (usado para monitorear la situación actual).
Información comercial y secretos comerciales.
Hay una categoría separada de datos que no se pueden difundir, pero solo pueden ser utilizados por un círculo limitado de empleados. Esta es una categoría como información comercial confidencial. Esta es información documentada, cuyo acceso está limitado no solo por los estatutos internos de la empresa, sino también por las normas legislativas.
Vale la pena señalar que conceptos como información comercial y secreto comercial no pueden ser equiparados. Este último está protegido por actos jurídicos reglamentarios. Podemos decir que la legislación estatal le da al empresario el derecho de clasificar una cantidad de información sobre las actividades de su organización.Esto se debe al hecho de que la publicación de algunos datos puede causar daños materiales graves. Por lo tanto, podemos decir que un secreto comercial tiene un cierto valor y beneficio para el emprendedor siempre que no sea conocido por terceros. Sin embargo, su ocultamiento no debería dañar a la sociedad.
Información de secreto comercial
Las siguientes categorías de datos se pueden clasificar como secretos comerciales:
- información científica y técnica (tecnología de producción, diseño de equipos, invenciones, patentes, productos de software, métodos de organización del trabajo en la empresa; planes tecnológicos);
- información tecnológica (dibujos de diseño, fórmulas químicas, planes de producción y producción);
- información financiera (algoritmo de fijación de precios, beneficio recibido de la venta de productos, operaciones bancarias y flujos financieros);
- información comercial (términos y condiciones de contratos y contratos, problemas de organización, información sobre contratistas, correspondencia comercial).
Lo que no puede ser un secreto comercial
La siguiente información comercial no puede clasificarse como confidencial:
- documentos relacionados con el constituyente, así como certificados de registro y permiso;
- estados financieros que se presentan a las autoridades fiscales y otras autoridades reguladoras, así como datos que muestran solvencia;
- información sobre el número, estructura y composición del personal, así como el nivel de remuneración y cumplimiento de sus normas de seguridad;
- datos sobre la venta de productos potencialmente peligrosos para los humanos, así como documentos que confirman el cumplimiento de las leyes antimonopolio;
- datos sobre si los funcionarios participan en actividades empresariales.
Protección de la información comercial.
Para evitar la difusión de datos confidenciales, las empresas utilizan ciertos medios. Se puede proporcionar la siguiente protección a la información comercial:
- desarrollo de instrucciones específicas que explican a los empleados las características y reglas de trabajar con datos;
- nombramiento de personas responsables de mantener secretos comerciales;
- la creación de un sistema de control de acuerdo con el cual los trabajadores tendrán acceso a ciertos datos;
- un momento obligatorio es la firma de documentos sobre la no divulgación de secretos comerciales con cada empleado;
- introducción de un sistema de incentivos adicionales para empleados que manejan datos clasificados;
- automatización del sistema de seguridad de la información;
- control continuo por parte de la gerencia.
Métodos sin escrúpulos para obtener información comercial.
El conjunto de datos sobre el entorno interno y externo de la empresa es información comercial. Varias empresas pueden intentar obtenerlo por métodos deshonestos:
- difusión de datos por los propios empleados (a sabiendas o no);
- chantaje de la gerencia o empleados con acceso a datos relevantes;
- preguntas provocativas o destacadas durante conferencias o presentaciones;
- robo de identidad;
- vigilancia encubierta (independiente, con la ayuda de empleados o mediante equipos especiales);
- reclutar empleados de una empresa competidora;
- soborno de empleados;
- escuchas telefónicas o interceptar mensajes.
Conclusiones
El uso de información comercial determina en gran medida el funcionamiento efectivo de la empresa. Este es un conjunto completo de información sobre las actividades de la empresa, que utiliza el jefe para tomar decisiones de gestión, así como los usuarios externos para familiarizarse con la organización.
Vale la pena señalar que la información comercial puede ser abierta (accesible para todos, sin excepción) y cerrada (que solo puede ser utilizada por un determinado círculo de personas).Al mismo tiempo, la legislación regula claramente la lista de datos que no se pueden clasificar. En cuanto a la ocultación de ciertos hechos, no debería dañar a la sociedad.
Para proteger la información comercial, la organización toma ciertas medidas. Por lo tanto, el círculo de personas que tiene acceso a él es limitado y se firma un acuerdo con los empleados sobre la inadmisibilidad de divulgación. Se divulga la responsabilidad por la divulgación de datos confidenciales. La automatización del sistema de seguridad de la información utilizando tecnología informática moderna es una prioridad. Sin embargo, la gerencia también debe monitorear personalmente este problema.
