Dla każdej organizacji istnieje pewien zestaw informacji zwany „szczegółami”, bez których nie może wykonywać żadnych operacji. Muszą być zawarte w dowolnym liście, umowie, zlecenie płatnicze oraz inny dokument potwierdzający jego ważność. W przypadku zmiany takich danych firma musi wysłać swoim kontrahentom odpowiedni list w sprawie zmiany danych.
Informacje obowiązkowe
Szczegóły - są to dane, które otrzymuje każda firma, gdy jest zarejestrowana. Są wskazane w Dokumenty składowe i są warunkiem wstępnym dla różnego rodzaju operacji. Takie informacje referencyjne powinny zawierać wszystkie dokumenty opracowane przez tę organizację. W przypadku jakichkolwiek zmian powinna natychmiast wysłać swoim partnerom list o zmianie szczegółów.
Po rejestracji każdemu przedsiębiorstwu przypisuje się:
- numer identyfikacji podatkowej (TIN);
- zarejestrowany adres;
- Główny numer rejestracyjny (OGRN);
- adres fizyczny (określona lokalizacja);
- adres do korespondencji (miejsce, w którym należy otrzymywać korespondencję);
Ponadto otrzymuje specjalne kody od Państwowej Służby Statystycznej: OKVED, OKATO i OKPO. Również każda firma ma dane bankowe:
- kod przyczyny rejestracji (KPP);
- dane dotyczące autoryzowanego banku, za pośrednictwem którego przeprowadza wszystkie transakcje rozliczeniowe;
- kod identyfikacyjny banku płatnika (BIC);
- konta rozliczeniowe i korespondencyjne.
Jeżeli co najmniej jedna z tych danych ulegnie zmianie, firma musi niezwłocznie powiadomić swoich dłużników i kontrahentów. Opóźnienie może prowadzić do dość poważnych konsekwencji. Firma musi wysłać im list dotyczący zmiany danych.
Zasady kompilowania dokumentu
W korespondencja biznesowa nie ma drobiazgów. Zwłaszcza jeśli dotyczy tak ważnych rzeczy, jak szczegóły. W życiu mogą wystąpić różne sytuacje: zmiana przywództwa, autoryzowany bank lub jeden z dostępnych adresów. Firma jest zobowiązana do poinformowania osób, z którymi bezpośrednio współpracuje, o każdym z tych przypadków. Jest to nawet odnotowane w rosyjskim kodeksie cywilnym. List o zmianie szczegółów musi mieć określony jednolity styl. Taki dokument z reguły stanowi oświadczenie w pewnej sekwencji następujących informacji:
- Nazwa organizacji, do której jest skierowana.
- Pełna nazwa głowy.
- Nowe i stare szczegóły.
- Powód, który skłonił firmę do wprowadzenia takich zmian.
- Dodatkowe informacje.
- Data sporządzenia tego dokumentu.
- Podpis szefa firmy.
Informacje można wysyłać pocztą z obowiązkowym powiadomieniem. Należy to zrobić z wyprzedzeniem, aby dane w trakcie dostawy nie były nieaktualne. W niektórych przypadkach zaleca się korzystanie z biuletynów e-mail lub wysyłanie informacji faksem.
Zmiana adresu
Niektóre organizacje nie mają własnych lokali i są zmuszone je wynająć, zawierając odpowiednie umowy. Ale czasami trzeba zmienić lokalizację. W takim przypadku niedoinformowany klient może znajdować się w trudnej sytuacji. Aby temu zapobiec, musisz napisać list o zmianie danych organizacji i wysłać go do wszystkich istniejących partnerów.
Dotyczy to przede wszystkim kontrahentów i wierzycieli, ponieważ spółka utrzymuje z nimi określone stosunki umowne.Taki list jest zwykle sporządzany na papierze firmowym. W skrajnych przypadkach można użyć arkusza formatu A4, umieszczając na nim znaczek narożny w lewym górnym rogu. Najpierw składa się tak zwany kapelusz. Znajduje się w prawym górnym rogu i reprezentuje informacje o tym, do kogo ta wiadomość jest wysyłana. Dalej jest nazwa dokumentu („List informacyjny” lub „O zmianie szczegółów”). Następnie niezbędne informacje są umieszczane w tekście głównym. Dokument kończy się podpisem głowy i jest poświadczony okrągłą pieczęcią.
Zmiana szczegółów płatności
Jeżeli przedsiębiorstwo zmieni swój bank lub co najmniej jedno z istniejących rachunków, musi również poinformować wszystkie zainteresowane strony o takich działaniach. W takim przypadku pismo o zmianie danych bankowych jest wysyłane w formie zawiadomienia. Może być zaadresowany do pojedynczego kontrahenta lub może być pojedynczym dokumentem, który będzie nazywał się „Powiadomieniem o zmianie danych bankowych”.
Zasady projektowania pozostają takie same. To prawda, że lepiej jest skomponować tekst w następującej kolejności:
- Powód wprowadzenia zmian wskazujących numer, datę i nazwę dokumentu, na podstawie którego jest to wykonywane.
- Konkretna data, od której zostaną wprowadzone zmiany.
- Informacje o nowych szczegółach.
- Dowiedz się więcej o kolejnych krokach. Należy tutaj odnotować, czy wszystkie wcześniej zawarte umowy zachowują ważność.
Informacje takie należy zgłosić na kilka dni przed ich pojawieniem się. Należy pamiętać, że doręczenie takiego listu potrwa trochę czasu. Ponadto partner będzie musiał wprowadzić odpowiednie zmiany.
