Jokaisella yrityksellä on tietty asema, joka on vahvistettu erityisellä asiakirjalla, jota, kuten tiedätte, kutsutaan henkilöstötaulukkoksi. Tekemällä siihen muutoksia, johto johtaa yritystä, pyrkii korjaamaan palkkajärjestelmää ja optimoimaan organisaatiorakenne. Selvitetään, kuinka paras antaa määräys henkilöstötaulukon vaihtamisesta niin, että se ei ole lain vastainen ja sisältää kaikki tarvittavat tehtävät.
Tarkistuksen syy
Joten mikä on perustana asiakirjan päivittämiselle? Keneltä signaalin pitäisi tulla, mitä tarvitaan tehdä muutoksia henkilöstötaulukkoon? Tietysti tämä on yrityksen johtajan etuoikeus. Ja vaikka erilaiset asiantuntijat voivat osallistua muutosluonnoksen valmisteluun, nykyisen organisaatiorakenteen, alajärjestelmän ja palkitsemisjärjestelmän tehokkuuden analysointiin, keskeinen aloite tulee suoraan johdolta.
Johtaja antaa suullisen määräyksen valmistellakseen toimeksiannosta vastaavien asiantuntijoiden henkilöstöluettelon muuttamisen, tutustuu sen sisältöön ja hyväksyy henkilökohtaisella allekirjoituksella.
Henkilöstötaulukkoon liittyvät tilaukset ovat yritykselle yleisiä, mutta on sallittua asettaa sille erityinen hakemisto, esimerkiksi ”SR”, ja säilyttää se erillisessä kansiossa rajoittaakseen työntekijöiden henkilökohtaisten tietojen saatavuutta (palkkakoot).
Vaihtoehdot henkilöstön vaihtamiseen
Tähän asiakirjaan tehtyjen muutosten luonne määräytyy pääsääntöisesti useista mahdollisista syistä, nimittäin:
- tarve muuttaa yhden tai useamman virkan palkkaa tai tariffia;
- henkilöstövähennysten vuoksi;
- tarve nimetä uusi viesti tai yksikkö uudelleen;
- tarve poistaa asema henkilöstöluettelosta;
- tarve korvata palkka tariffilla tai päinvastoin.
Samanaikaisesti asiakirjan johdanto-osa voi muuttua (syyn muunnoksen valintaan vaikuttaneesta tilanteesta) (se seuraa otsikkoa ja edeltää varmentavaa osaa, on perustana tilauksen laatimiselle). Johdanto alkaa useimmiten sanoilla ”toteuttamisessa”, “yhteydessä”, “tarkoituksiin” jne.
Kuka tekee tilauksen?
Kun henkilöstötaulukko on päätetty muuttaa, asetukset, joihin muutos vaikuttaa, määritetään, asiantuntija otetaan mukaan, joka toteuttaa suunnitelman. Lainsäädäntö ei rajoita ihmisten joukkoa, joilla on lupa harjoittaa tällaista toimintaa.
Mutta yleensä tämä on yrityksen yleisessä määräyksessä nimitetyn virkamiehen vastuulla laatiessaan henkilöstöluetteloa, joka vastaa yrityksen muodostamisesta ja toimituksesta vastaavasta henkilöstöstä. Nämä tehtävät voidaan määritellä myös tietyn työntekijän työsopimuksessa ja työtehtävissä.
Pienissä organisaatioissa tällaisten tilausten täyttämistoiminnot osoitetaan useimmiten henkilöstöpalvelulle tai kirjanpidolle, harvemmin lakimiehelle. Suurissa yrityksissä tilauksen laatii talouden suunnitteluosasto tai työvoima- ja palkkaosasto. No, yksittäiselle yrittäjälle tämän työn suorittaa henkilöstövirkamies, kirjanpitäjä (jos osavaltiossa on) tai yrittäjä itse.
Henkilöstön muutos, palkkojen nousu
Kuten tiedätte, työlaki ei salli työntekijöiden palkkojen alentamista (lukuun ottamatta työlain 74 §: ssä määriteltyjä tilanteita), paitsi jos siihen liittyy yleisen verokannan alentaminen.Siksi etenkin henkilöstötaulukkoon vaikuttavat mukautukset, etenkin palkkojen ja tariffien muutokset voivat merkitä vain niiden nousua.
Osakeyhtiö
"Builder"
TILAA
21. tammikuuta 2015 nro 2-SR
Muutoksista henkilöstöluettelossa nro ШР-1, joka on hyväksytty määräyksellä nro 1 04/01/2014.
Suoritetun työn määrän muutoksen yhteydessä
Tilaan:
Tee seuraavat muutokset henkilöstöluettelon nro ШР-2 sisältöön:
1. Aseta palkka 1. helmikuuta 2015 alkaen:
1.1. Tekninen insinööri Smirnov Ivan Petrovitš 55 000 (viisikymmentäviisi tuhatta) ruplaa.
2. Henkilöstöasiantuntija L. Solovieva valmistelee lisäsopimuksen työsopimukseen.
3. Vastaa ekonomisti Tender L. I: n nimitysmääräyksen täytäntöönpanosta.
I. noin. Ohjaaja V.F. Kudrin
Uutiskirje: kirjanpito, henkilöstöasiantuntija, ekonomisti
Valmistaja: taloustieteilijä Tender L. I.
Henkilöstötaulukossa, jonka esimerkki esitetään yllä, voidaan tehdä muutos sekä yhdelle että useammalle virkalle ja työntekijälle samaan aikaan yhdessä asiakirjassa. Tässä tapauksessa määräyksen hyväksymispäivän ei tarvitse olla sama kuin sen voimaantulopäivä.
Aseman muutos henkilöstöluettelossa
Jos joudut vaihtamaan virkan nimen tai koko yksikön nimen, tilauksen johdanto-osassa voidaan esimerkiksi lukea seuraavasti: ”Tarpeen mukaan tuoda yksikön nimi (työntekijän sijainti)” tai ”sen toiminnallisen kuormituksen (all-venäläinen työntekijöiden tehtävien luokittelu) mukaisesti”.
Muuta järjestystä henkilöstönäyte joka esitetään aikaisemmin, sisältää suunnilleen seuraavan luonteen:
- Vaihda 1.1.2014 alkaen virkaan ”lakimies” nimi ”lakimies”.
- HR-asiantuntija Solovyeva L.V. ilmoittaa asianajajalle Kryuchkov Y. M. muutoksesta, valmistella asianmukaiset henkilöstöasiakirjat.
On tyypillistä, että tosiasiassa virkan uudelleennimeäminen vaatii kirjallisia perusteluja. Jos paikka on kuitenkin vapaa, sen läsnäolo on valinnainen.
Työn poissulkeminen
Toimet tai yksittäiset henkilöstöyksiköt voidaan jättää henkilöstöluettelosta, jos ne ovat vapaita, toisin sanoen ei ole työntekijää, joka osallistuisi kyseiseen työhön.
Johdanto-osana voit käyttää esimerkiksi sellaisia muotoiluja: ”organisaatiorakenteen optimoimiseksi”, “tuotantotarpeen yhteydessä”, “yksikön työn määrän vähentymisen vuoksi” jne.
Hallinnollisen osan sisältö näyttää noin:
"1. Seuraavien virkojen jättäminen henkilöstöluettelosta 20. joulukuuta 2014 alkaen:
1.1. Kolmannen tason putkimies tariffilla 82,50 (kahdeksankymmentäkaksi ruplaa ja 50 kopioa) - 2 henkilöstöyksikköä. ”
Tässä tapauksessa ei ole tarpeen ilmoittaa palkan suuruutta tai tariffi. Jos eri osastoissa on samanlaisia työntekijöiden nimityksiä ja ammatteja, niin määräyksessä on ilmoitettava, mikä erityinen jako kyseessä on.
Asema Johdanto
Esimerkki henkilöstön vaihdosta, kun sitä täydennetään uudella virolla tai henkilöstöyksiköllä, on hyvin samanlainen kuin edellinen. Henkilöstön muutosten käyttöönottoa perustellaan pääsääntöisesti yksikön työn määrän lisääntymisellä, tarpeella lisätä yksittäisen palvelun tai yrityksen tehokkuutta kokonaisuudessaan, uuden tuotantolaitoksen avaamisella jne.
Tilauksen luomiseen käytetty sanamuoto voi olla seuraava:
"1. Henkilöstötaulukkoon olisi lisättävä 1. huhtikuuta 2015 alkaen seuraavat virkaa:
1.1. Kaupallinen johtaja jonka palkka on 51 000 (viisikymmentäyksi tuhatta) ruplaa - 1 kpl. yksikkö.
1.2. Myyntivalmentaja, jonka palkka on 42 000 (neljäkymmentäkaksi tuhatta) ruplaa - 1 kpl. yksikkö ".
Jos yrityksessä on useita osastoja, sinun on tehtävä merkintä yhdelle niistä määritettävien virkojen osoittamisesta siinä järjestyksessä. Jos perustetaan uusi osasto vasta palkattujen työntekijöiden joukosta, tämä on myös ilmoitettava tässä hallinnollinen asiakirja.
Henkilöstön vähentäminen
Henkilöstön vähentämisellä tarkoitetaan niiden yksiköiden poistamista, jotka eivät ole vapaita henkilöstöluettelosta. Tässä tilanteessa työlaki vaatii työnantajia varoittamaan työntekijöitä kahden kuukauden alennuksesta. Tämä on vaikea prosessi, johon sisältyy monia valtion tarjoamia vivahteita työntekijöiden oikeuksien suojelemiseksi.
Henkilöstön vaihtomääräyksen on tässä tapauksessa oltava välttämättä yleinen yritykselle, asianmukaisella numeroinnilla ja hakemistolla. Pääsääntöisesti suurimmalla osalla näistä perustelluista asiakirjoista on suunnilleen seuraava syy: ”Organisaation vaikean taloudellisen tilanteen vuoksi työvoimakustannusten optimoimiseksi”.
Tarkastellaan yksityiskohtaisemmin henkilöstön vähentämistä koskevan päätöksen hallinnollisen osan sisältöä:
”Seuraavien muutosten tekeminen henkilöstöluettelon nro ШР-1 sisältöön 04/01/2011:
1. Seuraavat tehtävät olisi poistettava henkilöstöluettelosta 1. elokuuta 2014 alkaen:
1.1. Vanhempi insinööri - 1 kpl. yksikkö.
1.2. Kassa - 1 kpl. yksikkö.
Vastuullinen - taloustieteilijä Tender L. I.
2. Henkilöstöluetteloon olisi lisättävä 1. elokuuta 2015 alkaen seuraavat virkaa:
2.1. Vanhempi insinööri - 0,5 virkaa.
Vastuullinen - taloustieteilijä Tender L. I.
3. Henkilöstöasiantuntija L. Solovyeva voimassa olevan työlainsäädännön mukaisesti:
- tuoda työntekijöiden tietoon tulevasta irtisanomisesta henkilöstön vähentämiseksi;
- tarjota avoimia työpaikkoja alennuksen piiriin kuuluville henkilöille;
- tuoda työvoimatoimistojen tietoon työntekijöiden vapauttamista koskevat tiedot.
4. Nimittää henkilöstön vähentämiskomission, joka koostuu:
Komission puheenjohtaja - johtaja A. A. Chugunov
Lautakunnan jäsenet ovat henkilöstöasiantuntija Solovyova L. V., lakiasiainjohtaja Kryuchkova Yu. M., ekonomisti Nezhnaya L. I., pääkirjanpitäjä Popova M. S. "
On huomattava, että henkilöstön vähentämiskomission perustaminen on erittäin tärkeää, sen jäsenet ovat useimmiten läsnä ilmoituksia toimittaessaan työntekijöille ja vastaavat myös vähentämiseen liittyvien asiakirjojen laadinnan oikeellisuudesta.
Palkan muutos tuntihintaan
Joissakin tilanteissa on tarpeen muuttaa tapaa, jolla palkat muodostuvat yhdelle tai useammalle työntekijälle. Toisin sanoen korvata henkilöstötaulukossa palkka tai tariffimäärä tuntihinnan määrällä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi hienosäädön säännöllisen esiintymisen sekä työpäivän pidentymisen vuoksi palkkojen laskemisen ja työtuntien kirjaamisen helpottamiseksi.
Tällaiset muutokset vaativat jälleen perusteltavuuden, ne tehdään vain sopimuksella työntekijän kanssa; niiden ei pitäisi vähentää maksujen määrää. Tässä tapauksessa tilauksen hallinnollinen osa näyttää tältä:
"1. Seuraavat tehtävät olisi poistettava henkilöstöluettelosta 16. elokuuta 2012 alkaen:
1.1. 4. luokan kuljettaja tariffilla 9082,50 ruplaa. - 1 kpl yksikkö.
2. Esitämme 16. elokuuta 2012 alkaen seuraavat tehtävät henkilöstöluettelossa:
2.1. 4. luokan kuljettaja, jonka tuntihinta on 55,04 ruplaa. - 1 kpl yksikkö.
3. Henkilöstöasiantuntija L. Solovjeva ilmoittaa muutoksesta 4. luokan kuljettajalle Ivanov I.I., valmistelee asianmukaiset henkilöstöasiakirjat. "
Tilaa varastointitilaus
Kuten jo mainittiin, henkilöstötaulukon muuttamismääräys viittaa ydintoimintojen tilauksiin, mutta se sallitaan julkaista erityisellä hakemistolla ja säilyttää erillisessä kansiossa työntekijöiden henkilötietojen luottamuksellisuuden varmistamiseksi. On tärkeää, että asiakirjat voidaan toimittaa viipymättä, jos tehdään valtuutettu tarkastus tai johdon pyynnöstä.
Varastointiaika: voimassa olevan lainsäädännön mukaan ydintoimintojen tilaukset säilyvät koko yrityksen olemassaolon ajan.
