Audyt kasowy: procedura i sporządzenie aktu

Pomyślne działanie każdego przedsiębiorstwa zależy głównie od nienagannego stanu kasy i jakości operacji. Obecne ustawodawstwo wyraźnie reguluje ten obszar. Normy przewidują różne rodzaje kontroli obrotów finansowych w przedsiębiorstwach. Jednym z nich jest audyt kasy w przedsiębiorstwie. Rozważmy bardziej szczegółowo, na czym polega ta kontrola.

Informacje ogólne

Audyt gotówki przy kasie to zestaw środków służących do oceny zgodności transakcji z prawem, terminowości i prawidłowości ich realizacji. Taki spis może działać jako niezależna kontrola lub stanowić jeden z etapów kontroli przez upoważnione organy. Audyt kasowy jest uważany za jedno z obowiązkowych i regularnych działań nadzorczych.

Kroki weryfikacji

Audyt kasy obejmuje następujące etapy:

• Przeliczenie środków pieniężnych i porównanie danych uzyskanych z raportowania papierów wartościowych z faktycznymi kwotami.
• Monitorowanie zgodności z dyscypliną finansową.

Audyt kasowy i analiza informacji stanowią rzetelny pomysł na wykorzystanie funduszy w organizacji, a także negatywne i pozytywne kierunki firmy. Znaczenie tych wydarzeń jest trudne do przecenienia. Inwentaryzacja analizuje pozytywne doświadczenia przedsiębiorstwa w dziedzinie zarządzania. Ponadto przeprowadzana jest ocena naruszeń i nadużyć. Jak każda inna operacja kontroli, kasa jest kontrolowana przy użyciu specjalnych metod, które zapewniają jej systematyczne wdrażanie.

Cel procedury

Kontrola kasy i nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny finansowej mają na celu ustalenie wiarygodności informacji zawartych w wyciągach poprzez porównanie danych ze stanem faktycznym. Kolejnym celem procedury jest identyfikacja i eliminacja naruszeń prawa w zakresie obrotu funduszami. Wyniki kontroli kasy pozwalają audytorowi lub inspektorowi na sformułowanie obiektywnej opinii na temat sprawozdań finansowych spółki, obalającej lub wspierającej jej reputację biznesową.

Ramy prawne

Procedura kontroli kasy jest ściśle regulowana. Zgodnie z prawem, upoważniony do wykonania tej procedury:

• Przedstawiciele organów kontroli spółki są kompetentnymi pracownikami firmy.
• Pracownicy Rosfinnadzor.
• Inspektorzy podatkowi.

Audyt kasowy może zostać zainicjowany w przedsiębiorstwie i bezpośrednio przez jego menedżera. W takim przypadku dyrektor spółki zawiera umowę z niezależnym audytorem lub spółką posiadającą odpowiednią akredytację. Do 2012 r. Banki miały uprawnienia do przeprowadzania procedur kontrolnych. Obecnie prawo nie przewiduje takich kontroli.

Specyfika procedury

Procedura kontroli kasy jest opracowywana i zatwierdzana przez lokalne przepisy w ramach prawa. Na przykład rozporządzenie w sprawie wdrożenia wewnętrznej kontroli finansowej stanowi:

• Utworzenie upoważnionej komisji.
• Lista kontrolowanych obiektów.
• Częstotliwość wypłat gotówki.
• Zasady, zgodnie z którymi przeprowadza się wykonanie i audyt kasy.

Inspektorzy Federalnego Inspektoratu Służby Podatkowej przeprowadzający działania nadzorcze oceniają kompletność kapitalizacji i księgowanie przychodów z głównej i dodatkowej działalności spółki. Zgodnie z przepisami administracyjnymi urzędnicy mogą sprawdzić każdą firmę, która produkuje rozliczenie gotówkowe z kasą fiskalną lub bez, ale przy użyciu kart płatniczych z prawem do wydawania dokumentów pokwitowania sporządzonych na ścisłych formularzach księgowych zgodnie z paragonem kasowym.

Tematy

Nagły audyt kasy może być przeprowadzony przez urząd skarbowy w dowolnej firmie, niezależnie od własności. Zgodnie z klauzulą ​​5.14.1 regulaminu nr 278 kontrola sprawowana przez organy Federalnej Służby Nadzoru Federalnej Służby Nadzoru Łączności i Nadzoru Federacji Rosyjskiej jest skierowana głównie do firm, które

1. Otrzymuj środki z funduszy państwowych. Należą do nich pomoc finansowa, gwarancje rządowe, pożyczki budżetowe oraz pożyczki, inwestycje ze źródeł pozabudżetowych i budżet federalny.
2. Korzystają z nieruchomości i aktywów materialnych będących własnością państwa.

Częstotliwość kontroli

Audyt kasowy w ramach audytu wewnętrznego przeprowadzany jest:

• co najmniej 1 raz na pół roku lub kwartał;
• pierwszego dnia roku następującego po roku sprawozdawczym;
• przy przenoszeniu spraw przez kasjera lub specjalistę, zastępując go, innemu pracownikowi;
• w innych przypadkach, według uznania dyrektora spółki, zgodnie z przyjętą polityką finansową spółki.

Przedsiębiorstwa z dużymi obrotami gotówkowymi z reguły sprawdzają czeki co miesiąc lub ostatniego / pierwszego dnia każdego miesiąca.

Nieplanowana kontrola

Kierownictwo ma prawo zainicjować inwentaryzację, jeśli uzna to za konieczne. Taka kontrola jest uważana za nagłą. Różnica w stosunku do planowanej procedury polega jedynie na tym, że nie określono terminu jej wdrożenia. W niektórych przypadkach taka kontrola kasy jest spowodowana czujnością dyrektora lub obecnością bezpośrednich podejrzeń o nadużycie wśród pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie dyscypliny finansowej w firmie. Inspekcje przeprowadzane przez inspektorów Inspekcji Inspekcji Inspektoratów Podatkowych lub Federalnej Służby Nadzoru Inspekcji Federalnej Służby Nadzoru Sytuacji Nadzwyczajnych są zwykle nieplanowane. Dyrektywa regulująca procedurę kontroli nie ustanawia bezpośrednio pojęcia „niespodzianka”. Jednak zapewnienie nieplanowanego i nieujawnienia etapów przygotowania audytu stanowi jeden z obowiązkowych wymogów dla wykwalifikowanych pracowników.

Warunki zapasów

Rejestracja kasy odbywa się przede wszystkim poprzez zamówienie:

• Dyrektor firmy, jeśli jest to audyt wewnętrzny.
• Szef (lub jego zastępca) Federalnej Służby Nadzoru Finansowego lub Federalnego Inspektoratu Służby Podatkowej.

Kolejność wskazuje czas przeprowadzenia procedury i potwierdza autorytet grupy kontrolnej. Ponadto audytor lub komisja potwierdza swoją tożsamość, przedstawiając odpowiednie dokumenty. Dopiero po wykonaniu tych obowiązkowych działań firma może zapewnić niezbędne zabezpieczenia, z których wiele zawiera tajemnice handlowe i gotówkę.

Wymagania recenzenta

Rozpoczynając audyt, inspektor musi kierować się ustalonymi zasadami. W szczególności pracownik musi zapewnić poprzez swoje działania:

• Kompetencje
• Niespodzianka
• Ważność

W praktyce niestety te cechy nie zawsze są manifestowane przez inspektorów. Niemniej jednak audytor musi mieć na uwadze profesjonalizm w każdej sytuacji. Odchylenie prowadzi do konieczności przeprowadzania powtarzających się kontroli, opóźniając proces identyfikowania okoliczności, w których doszło do naruszenia. Kolejnym ważnym czynnikiem jest ciągłość audytu. Podczas auditu inspektor lub inna upoważniona osoba nie powinna rozpraszać uwagi. Wszystkie inicjowane działania muszą zostać wykonane bez zakłóceń.

Ważna uwaga

Nawet wskaźniki pośrednie uzyskane podczas inwentaryzacji powinny być omawiane tylko z kierownictwem firmy. Jest to szczególnie ważne w przypadkach, gdy przeprowadzany jest audyt kasy banku lub innej dużej organizacji finansowej.Taka dyskusja pomaga wyeliminować niedociągnięcia i błędy popełnione podczas audytu, a także znacznie oszczędza czas i prowadzi inspektorów do obiektywności w ocenie sytuacji.

Ogólne zamówienie

Pojawieniu się audytora zewnętrznego lub wewnętrznego, jak wskazano powyżej, koniecznie towarzyszy wydanie odpowiedniego zlecenia. Działa jako podstawa do wdrożenia środków kontroli. Inwentaryzację gotówki powinna przeprowadzić prowizja. Oprócz samego audytora w tym procesie jest kasjer, księgowy, a także osoba niezainteresowana. Nakaz inspekcji obejmuje wszystkie ważne punkty procedury:

• Określa się grono osób będących członkami komisji.
• Termin wydarzeń i dostarczenia wyników.

Te same informacje są zawarte w powiadomieniu przesłanym przez właściwe organy nadzoru.

Przygotowanie

Inwentaryzacja rozpoczyna się od przygotowania. W tym czasie kasjer przekazuje autoryzowanej prowizji najnowszy raport z transakcji, wystawia paragon, który potwierdza brak niepotwierdzonych środków pieniężnych i niezliczonych dokumentów. Przewodniczący grupy kontrolnej zatwierdza i datuje wszystkie otrzymane dokumenty. Jednocześnie są one oznaczone „Przed przeglądem”, ponieważ nie zostały jeszcze zarejestrowane w rejestrach, a operacje na nich zostały już zakończone.

Wypłata gotówki

To kolejny etap audytu. Wypłata pieniędzy odbywa się poprzez konwersję arkusza i porównanie otrzymanych kwot z danymi raportowymi. Ponadto sprawdzany jest przepływ środków i dostępność formularzy księgowych. Odbywa się to poprzez porównanie faktycznych sald z informacjami z dzienników. Pod koniec tych działań informacje są zapisywane w specjalnym audycie kasy. Jest skompilowany w 2 egzemplarzach.

Sprawdź wymagania dotyczące przechowywania gotówki

Podczas audytu ustala się:

• Czy w pokoju znajdują się sejfy z obsługiwanymi zamkami?
• Jak odbywa się transport gotówki i zapewnienie jej bezpieczeństwa podczas transportu.

Ponadto przeprowadzane jest badanie wyników poprzednich kontroli i analiza ich częstotliwości.

Ocena dyscypliny

Podczas audytu sprawdzana jest zgodność projektu dokumentów pierwotnych z wymogami prawa. W szczególności ustalono obecność niezbędnych informacji i podpisów na papierach wartościowych uprawniających do przeprowadzenia operacji. Inspektorzy sprawdzają poprawność kompilacji obliczonych i lista płac obecność w nich terminu płatności, podpisów, poświadczenie otrzymania środków i umożliwienie ich wydania. Należy również przestrzegać wymagań projektowych. książka gotówkowa.

Strony powinny być konsekwentnie numerowane, wpisy powinny być uporządkowane chronologicznie. W przypadku korekt wymagane są uwagi korygujące. Komisja sprawdza również ważność płatności z tytułu niektórych potrzeb gospodarczych, pomocy materialnej, premii i innych rzeczy. W toku działań kontrolnych przeprowadzany jest pełny audyt kompletności i terminowości kapitalizacji środków otrzymanych z banku oraz stwierdzenie rozbieżności w sekwencji zdarzeń przy przekazywaniu środków pieniężnych do organizacji obsługującej rachunek (jeśli taka istnieje). Terminowość zrzeczenia się sald otrzymanych w ramach raportu lub niewykorzystanych podczas podróży służbowych podlega weryfikacji.

Dokumenty kontrolne kasy

Ustawodawstwo ustanawia jednolitą formę formularza, w którym wprowadzane są informacje uzyskane podczas audytu. Rejestracja wyników audytu kasowego odbywa się zgodnie z pkt. Nie. INV-15. W formularzu należy wpisać:

1. Informacje o kwotach środków na potrzeby sprawozdawczości i faktycznej dostępności.
2. Informacje na temat porównania powyższych pozycji.
3. Wynik porównania.

Pozycje do zgłaszania i rzeczywisty stan mogą być takie same. W takim przypadku stan kasy przy kasie jest dobry.Jeśli kwota środków sprawozdawczych jest większa niż faktyczna dostępność, oznacza to niedobór. Jeśli sytuacja jest odwrotna i w kasie jest więcej pieniędzy niż w dokumentach, oznacza to nadwyżkę. Wszystkie te informacje są podsumowane i wprowadzone w formularzu. Świadectwo kontroli kasy jest sporządzane w formie tekstowej. Podsumowując, opowiada się za sekcją dotyczącą wniosków i wniosków. W skrócie, wymienia zidentyfikowane naruszenia i zawiera zalecenia dotyczące ich eliminacji.

Terminy inwentaryzacji

Są one ustanowione przez prawo. Ramy czasowe dla każdego konkretnego przedsiębiorstwa będą zależeć od ilości danych do weryfikacji. W każdym razie nie powinno to być jednak więcej niż 45 dni. Jednak w wyjątkowych przypadkach prawo dopuszcza również jego przedłużenie. W szczególności dzieje się tak w sytuacjach, w których konieczna jest interwencja organów dochodzeniowych. Kontrola kasy dla inspektorów podatkowych jest ograniczona do 20 dni.

Jakie są konsekwencje naruszeń?

Jeżeli w trakcie przeliczania środków pieniężnych inspektorzy wykażą rozbieżność z danymi sprawozdawczymi, kasjer musi przedstawić pisemne wyjaśnienie swoich powodów. Odkryta nadwyżka zostaje przyjęta do rozliczenia tego samego dnia, a niedobór należy odzyskać od osoby odpowiedzialnej. W przypadku poważnego naruszenia prawa biegły rewident ma prawo skierować sprawę do organów dochodzeniowych lub innych organów w celu wszczęcia postępowania administracyjnego. W takich przypadkach do szefa firmy lub osoba odpowiedzialna finansowo może zostać nałożona duża grzywna. Co do zasady taka odpowiedzialność ma miejsce w przypadku rażącego i powtarzającego się naruszenia wymogów prawnych. Negatywny wynik audytu będzie wymagał od dyrektora firmy natychmiastowego podjęcia odpowiednich środków w celu wyeliminowania naruszeń. Niezbędne środki opracowuje się podczas dyskusji na temat danych otrzymanych przez komisję podczas weryfikacji. Środki likwidacyjne są rejestrowane w odpowiednim protokole.

Ocena statusu kontroli

Audyt kasy i weryfikacja zgodności z dyscypliną finansową stanowią skuteczny sposób monitorowania przepływów pieniężnych w przedsiębiorstwie. W większości przypadków użycie tego narzędzia pozwala zatrzymać lub zapobiec naruszeniom w firmie na czas.

Istnieją pewne oznaki, zgodnie z którymi można ocenić niewystarczalność lub całkowity brak wewnętrznego nadzoru nad przepływem finansów w kasie przedsiębiorstwa. Należą do nich w szczególności:

1. Brak jasno określonego systemu przeprowadzania nagłych audytów z pełnym przeliczaniem gotówki w kasie i innych kosztowności do kontrolowania.
2. Formalność takich spisów.
3. Trwa mianowanie tych samych osób do grupy kontrolnej.
4. Przeprowadzanie inwentaryzacji we wcześniej określonym czasie - kiedy kasjer ma możliwość przygotowania się do audytu.
5. Brak odpowiedzialności materialnej osoby w przygotowaniu do audytu. Oznacza to, że takie zdarzenie nie jest dla niego normalne.
6. Brak umowy z kasjerem określającej jego pełną odpowiedzialność. Jeżeli taka umowa nie zostanie zawarta, wówczas stwierdzenie niedoboru nie będzie miało żadnych konsekwencji prawnych.
7. Obecność faktów związanych z podpisaniem warrantów zamiast księgowego i kierownika przez osoby trzecie nieupoważnione na podstawie pisemnego zarządzenia dyrektora podmiotu gospodarczego w tym zakresie.
8. Przypisanie obowiązków kasjera w przypadku jego czasowej nieobecności (z powodu choroby, w związku z urlopem i z innych przyczyn) pracownikowi bez zgody kierownika. W takich sytuacjach należy przyjąć nie tylko pisemne zarządzenie dyrektora, ale także zawrzeć odpowiednią umowę z pracownikiem na jego pełną odpowiedzialność. W przeciwnym razie takie spotkanie będzie nielegalne.